Hét Nationaal Intranetsymposium

Teams live event 23 november 2021

Aanmelden met vroegboekkorting >>

Hét Nationaal Intranetsymposium 2021

Online bijeenkomst op 23 november 2021 over de laatste ontwikkelingen op gebied van intranet, de digitale werkplek en hybride werken. Je kunt een kijkje in de keuken nemen bij inspirerende platforms van organisaties uit allerlei branches.  Ook zijn er interactieve sessies over bijvoorbeeld adoptie en Microsoft 365.

Zes redenen om erbij te zijn

sociaal intranet

Praktijkgericht en actueel

Sprekers gaan in op de dagelijkse praktijk. Dus komen ook de gevolgen van de coronacrisis zoals thuiswerken en hybride werken aan bod.

sociaal intranet

Eerlijke verhalen

Organisaties vertellen wat goed gaat en ook wat beter kan bij hun platform.

socciaal intranet

Veel keuzemogelijkheden

Bepaal tijdens de dag welke sessies je wilt bezoeken.

Laatste trends

Maak kennis met de laatste ontwikkelingen op gebied van de digital workplace en intranet.

sociaal intranet

Compact programma

Online events vergen meer concentratie dan gewone bijeenkomsten. Daarom duurt het symposium vier uur en niet een hele dag.

sociaal intranet

Geen doorverkoop van persoonsgegevens

Naderhand word je dus niet ongevraagd gebeld of gemaild door sponsors etc.

Voor wie

Professionals die betrokken zijn bij het intranet, de digital workplace of andere vormen van online verbinding. Het event richt zich op mensen die zich oriënteren op een nieuw platform én op professionals die op zoek zijn naar tips & tricks om het bestaande platform te verbeteren.

Sprekers

Klik op de foto voor meer info

Alex van Schooten

organisator en dagvoorzitter >>

Met zijn bedrijf Communicatiebureau De Walvis organiseert Alex events op gebied van intranet. Dit bedrijf is zelfstandig en dus niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft Alex ruim dertig (!) bijeenkomsten georganiseerd. Voorbeelden zijn het 'Nationaal Congres Online verbinding' en Hét Nationaal Intranetsymposium. Sinds 2020 zijn de events online. >>

Arjan Nataraj

directeur/eigenaar adviesbureau Mixit >>

Mixit is een digital workplace bureau. Het motto: ‘iedereen verdient een altijd passende digitale werkplek’. Het bureau zorgt ervoor dat mensen makkelijk met hun digitale omgeving kunnen werken zodat zij én hun organisatie er beter van worden. Mixit adviseert, ontwerpt en begeleidt de verandering die hierbij komt kijken. Klanten zijn o.a. de Volksbank, gemeente Amsterdam, Vebego en Rivas Zorggroep.

Joukje Bijlsma

product owner hybride werken Alliander >>

Energienetwerkbedrijf Alliander telt zo’n 6000 medewerkers en is verantwoordelijk voor de energievoorziening van 5,8 miljoen klantaansluitingen in Nederland. Joukje is Product Owner Hybride werken en HR Consultant Ontwikkeling bij Alliander. Zij is samen met een multidisciplinair team verantwoordelijk voor de implementatie van het hybride werkconcept bij Alliander.

Mirjam Engwerda

communicatieadviseur RIBW Overijssel >>

RIBW Overijssel biedt ambulante begeleiding en beschermd wonen aan mensen met psychische kwetsbaarheid. De zorginstelling heeft meer dan zestig locaties in heel Overijssel en telt ongeveer negenhonderd medewerkers, waarvan een groot deel ambulant werkt. Ook zijn er bij RIBW Overijssel 150 vrijwilligers actief.

Tim Mutter

senior specialist ICT/ teamleider RIBW Overijssel >>

RIBW Overijssel biedt ambulante begeleiding en beschermd wonen aan mensen met psychische kwetsbaarheid. De zorginstelling heeft meer dan zestig locaties in heel Overijssel en telt ongeveer negenhonderd medewerkers, waarvan een groot deel ambulant werkt. Ook zijn er bij RIBW Overijssel 150 vrijwilligers actief.

Michel van Leeuwen

teamleider comm.medewerkers VNG >>

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is de koepelorganisatie die de 352 Nederlandse gemeenten verbindt. Doel van de vereniging is onder andere het delen van kennis en het versterken van de lokale overheid. In het hoofdkantoor in Den Haag zijn bijna driehonderd medewerkers actief.

Saskia de Moor

adviseur communicatie Bravis Ziekenhuis>>

Het Bravis ziekenhuis in Bergen op Zoom en Roosendaal telt zo’n 3500 medewerkers. September 2020 ging het sociaal intranet live. Dankzij dit platform kunnen medewerkers nu zelf teksten plaatsen en op elkaar reageren. Medewerkers kunnen ook in groepen samenwerken.

Annemiek van Bers

medewerker digitale media Bravis Ziekenhuis>>

Het Bravis ziekenhuis in Bergen op Zoom en Roosendaal telt zo’n 3500 medewerkers. September 2020 ging het sociaal intranet live. Dankzij dit platform kunnen medewerkers nu zelf teksten plaatsen en op elkaar reageren. Medewerkers kunnen ook in groepen samenwerken.

Mieke Bos

webmanager gemeente Gooise Meren >>

In 2016 zijn Bussum, Naarden en Muiden gefuseerd in gemeente Gooise Meren. Een gemeente van krap 58.000 inwoners. Op dat moment had Gooise Meren nog een statisch intranet. Na een voorbereiding van twee jaar ging in 2018 een sociaal intranet live. Het platform wordt veel gebruikt.

Maurice Böhmer

hoofd ICT Achterhoek VO >>

Achterhoek VO is een samenwerkingsstichting met zeventien scholen voor voortgezet onderwijs in de Achterhoek. Bij de organisatie zijn 1700 mensen werkzaam. Het intranet is in de basis voor iedereen gelijk. Toch heeft elke school een aangepaste versie van het platform

Jos Wassink

adviseur bij Mett >>

Mett is een flexibel platform voor sociaal intranet, communities, participatie en online samenwerken.

Yvette Polman

Yvette Polman, zorggroep Maas & Waal >>

Zorggroep Maas & Waal is actief in de gelijknamige regio. De organisatie, die 1250 medewerkers telt, biedt intramurale- en extramurale zorg aan ouderen. Volgens Yvette Polman draagt het intranet bij aan de sociale cohesie binnen de organisatie.

Bram Koster

consultant adviesbureau Evolve >>

Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 10 jaar voor ruim 150 opdrachtgevers. Bram voerde projecten uit voor o.a. De Haagse Hogeschool, BNNVARA, Rabobank, KPMG, Achmea en de ministeries van Buitenlandse Zaken en VWS. Daarnaast geeft hij bij Van der Hilst training in contentstrategie.

Jaap Linssen

medeoprichter adviesbureau OrangeTrail >>

OrangeTrail begeleidt bedrijven bij de inzet van sociaal intranet en andere tools. Klanten zijn toonaangevende bedrijven zoals Booking.com, Nestlé, Heineken, Bol.com, Ahold en ING. Jaap Linssen, directeur van OrangeTrail, heeft ruime ervaring als spreker in binnen- en buitenland. Hij is gespecialiseerd in adoptie van interne sociale media zoals sociaal intranet en helpt organisaties om deze middelen productief in te zetten.

Ellis van den Brand

communitymanager HVO-Querido >>

HVO-Querido ondersteunt kwetsbare mensen in stadsregio Amsterdam zodat ze weer deel kunnen nemen aan de maatschappij. De organisatie, die opereert op het snijvlak van maatschappelijke opvang, begeleidt wonen en dagactiviteiten, telt zo'n vijftienhonderd medewerkers op 55 locaties. Kennis delen staat centraal op het sociaal intranet van HVO-Querido.

Janine Dumont

zelfstandig projectmanager en eigenaar Project Mindz >>

Al twintig jaar is Janine gespecialiseerd in het managen van digitale projecten zoals (social) intranetten en websites. Deze projecten spelen altijd op het snijvlak van IT en marketing; twee aparte werelden die ze met elkaar weet te verbinden. Zo ontstaan er praktische en goedwerkende producten die ook echt gebruikt worden. Opdrachtgevers zijn o.a. Erasmus MC, ING, SCA (Essity) en Stad Antwerpen.

Peter Haan

directeur adviesbureau Evolve >>

Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne digitale media en doet dat al 10 jaar voor ruim 150 opdrachtgevers. Peter voerde projecten uit voor o.a. PostNL, het ministerie van Economische Zaken, gemeente Rotterdam, BAM, KPN, TNO, SNS REAAL, Philips en Ziggo. Daarnaast geeft hij regelmatig inspiratiesessies voor senior management en directie.

Doreen Borneman

medeoprichter en -eigenaar Adoptics >>

Doreen is adviseur en trainer met een focus op interne communicatie en digitaal samenwerken. Bij onderwijsinsteling Rijn IJssel is ze verantwoordelijk voor (de adoptie van) het sociaal intranet. De onderwijsinstelling won 2018 de Intra.NET Reloaded Berlin Award voor de succesvolle manier waarop het sociaal intranet is geïntroduceerd. Vanuit Adoptics ondersteunt ze hierin ook andere organisaties.

Steven van der Bles

Office 365 consultant bij TIMI >>

Steven van der Bles is al 20 jaar gespecialiseerd in Microsoft 365 (voorheen Office 365). Hij is Microsoft Partner en werkt samen met veel opleiders en technische bedrijven. Met zijn bedrijf TIMI 365 begeleidt hij organisaties in het onderwijs, de overheid en bedrijfsleven. Voorbeelden zijn provincie Drenthe, gemeente Haarlemmermeer, BUMA STEMRA, Onderwijsgroep Noord en Zaans Medisch Centrum.

Paul Beelen

global manager science communications DSM >>

Koninklijke DSM N.V. is een wereldwijd bedrijf dat vanuit wetenschappelijke basis actief is op het gebied van gezondheid, voeding en duurzaam leven. DSM is voortgekomen uit de Nederlandse Staatsmijnen en de naam is dan ook een afkorting van Dutch State Mines. Het hoofdkantoor staat in Heerlen.

Guido Verboom

antropoloog & communitymanager >>

Guido is antropoloog en online communitymanager met een passie om mensen in beweging te brengen en te verbinden om zo toegevoegde waarde te creëren voor alle betrokkenen. Sinds 2019 is hij communitymanager bij de community voor mensen met diabetes type 1.

Marcel Hoogland

projectmanager communicatie HagaZiekenhuis >>

Marcel is sinds 2017 werkzaam bij het HagaZiekenhuis, een algemeen ziekenhuis op twee locaties in Den Haag. Er werken ruim 3600 mensen. Tot en met 2016 was was Marcel manager communicatie en pr bij het Reinier de Graaf Ziekenhuis.

Carolien Huisstede

gemeente Hof van Twente >>

Carolien is adviseur digitale communicatie bij Hof van Twente, een gemeente met 250 medewerkers. Ze adviseert over de gemeentelijke website, sociale media, participatieplatformen en andere digitale toepassingen.

Programma

Je kunt op de middag zelf beslissen welke sessies je wilt bezoeken. Bevalt een parallelsessie niet? Dan zit je met één muisklik in een andere.

12.30

Inloggen door sprekers en deelnemers

13.00

Welkom door dagvoorzitter Alex van Schooten

13.10

Breakout ronde 

De digitale werkplek is de verzameling van applicaties die medewerkers helpen om hun werk te doen. Denk aan de producten van Microsoft 365 zoals Teams, het intranet en de koppelingen binnen het intranet met bijvoorbeeld de module voor de salarisadministratie.

Steeds meer organisaties hebben zo’n digitale werkplek of digital workplace. De gebruiksvriendelijkheid is echter niet altijd optimaal. Dat komt volgens Arjan Nataraj, directeur/eigenaar van adviesbureau Mixit, omdat gebruiksgemak voor de afdeling IT vaak niet de eerste prioriteit is. Men zorgt ervoor dat het werkt en daarmee is het klaar. En dat is gek, zegt Arjan. “De apps die consumenten gebruiken, zijn super geavanceerd. Het is heel eenvoudig om online een fiets te bestellen of boodschappen te doen.”

Arjan vindt dat medewerkers blij moeten worden van hun apps. “De vraag van IT moet zijn: hoe kan ik je helpen om er maximaal profijt uit te halen? Dat vergt een benadering waarbij IT zich echt verdiept in het personeel. Dit leidt ertoe dat mensen niet alleen makkelijker kunnen werken, maar ook een betere bijdrage leveren aan de organisatiedoelen. En daar profiteren uiteindelijk ook de klanten van.”

In deze sessie geeft Arjan niet alleen zijn visie, ook laat hij verschillende inspirerende voorbeelden van digitale werkplekken de revue passeren.

Het is dé modeterm van het afgelopen jaar: hybride werken. Veel organisaties willen ermee aan de slag, maar slechts weinig hebben serieus stappen gezet. Eén van de voorlopers is Alliander. Dit energienetwerkbedrijf telt zo’n 6000 medewerkers.

“We halen het beste uit twee werelden”, zegt Joukje Bijlsma, HR Consultant Ontwikkeling en Product Owner Hybride werken. “De positieve ervaringen uit de periode dat mensen thuis moesten werken, nemen we mee naar de nieuwe situatie. Want mensen hebben ontdekt dat veel dingen best online kunnen. Ook is gebleken dat we de informele contacten hebben gemist. Het is dus belangrijk dat mensen elkaar fysiek kunnen ontmoeten.”

Een digitale toolkit ondersteunt medewerkers bij de stap naar hybride werken. Deze is inmiddels door ruim 340 teams gevraagd – meer dan de helft van het aantal medewerkers. In deze toolkit zit onder andere een mural board (digitaal whiteboard). “Het is een hulpmiddel om een gesprek te voeren over zaken zoals: Hoe gaan we samenwerken? Wanneer moeten we online of fysiek samenkomen?”

Naast de toolkit worden andere online middelen ingezet. Zo is er op het intranet een pagina over hybride werken met onder andere webinars, Q&A-videos, animaties, blogs en interviews. En er is zogeheten ‘gamification’: teams kunnen tegen elkaar strijden om te bepalen wie het handigste is met digitale tools. Zij vergroten zo hun kennis rondom hybride werken.

Joukje geeft bij het intranetsymposium niet alleen een presentatie, ze wil ook graag met jou het gesprek aangaan. Tijdens deze sessie krijg je alle ruimte om vragen te stellen.

13.40

Breakout ronde

Het sociaal intranet van zorginstelling RIBW Overijssel is in november live gegaan. Volgens Tim Mutter, senior specialist ICT, een duidelijke verbetering ten opzichte van het oude platform. “Dat bevatte vooral statische informatie en was niet echt gebruiksvriendelijk. Op het nieuwe intranet delen collega’s berichten met elkaar in de tijdlijn. Anderen reageren daar weer op.”

Zo zorgt het platform voor verbinding tussen medewerkers van de tientallen locaties. Communicatieadviseur Mirjam Engwerda geeft een voorbeeld: “Werkcoaches zijn een nieuwe functie binnen de organisatie. Daar wordt veel over gedeeld. Ook is nu beter zichtbaar wat in de organisatie gebeurt. Laatst sprak ik iemand die aangaf dat ze nu kan zien wat collega’s van andere locaties doen en waar ze tegenaan lopen.”

Het intranet bevat verschillende features die het werk eenvoudiger maken. Zo is er een integratie met Zenya, software voor kwaliteits- en risicomanagement, en een koppelingen met TOPdesk. Hierdoor kunnen medewerkers bijvoorbeeld eenvoudig een werkplek reserveren en zien of hun melding bij de servicedesk over computerproblemen of andere zaken al is afgehandeld.

Binnenkort wordt het platform gekoppeld aan Microsoft 365 en biedt het nóg meer mogelijkheden. Alle documenten kunnen dan centraal worden opgeslagen en ook wordt het heel eenvoudig om van Teams over te schakelen op het intranet.

“Ons oude intranet was een zendmedium”, zegt Michel van Leeuwen, teamleider communicatiemedewerkers bij de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten). “Het was het uithangbord van sommige afdelingen en werd weinig bezocht.” Met de introductie van het sociaal intranet vorig jaar is de situatie duidelijk veranderd. Waar mensen vroeger de afdeling Communicatie moesten benaderen om een bericht te plaatsen, zetten ze het nu gewoon zelf op de tijdlijn. Mede daardoor is het platform aantrekkelijker geworden en het gebruik gestegen.

Het intranet heeft verschillende groepen die veel gebruikt worden. Als voorbeeld noemt Michel de groepen op gebied van communicatie. “Daar vind je bijvoorbeeld formulieren, een newsroom met omgevingsanalyses en wekelijkse communicatiememo’s.” Een ander voordeel van het nieuwe platform: het is veel eenvoudiger om personen te vinden op basis van hun kennis. “Mensen vullen nu zelf bij het profiel zaken als expertise en ervaring in. Stel dat ik iemand zoek die verstand heeft van jeugdzorg dan is dat heel makkelijk.”

Tot slot, zo geeft Michel aan, zorgt het platform voor ondersteuning bij het hybride werken. “Dankzij de app is het intranet overal en altijd beschikbaar. Die app werkt echt fantastisch.”

“Dankzij ons sociaal intranet gaan medewerkers zelf communiceren”, zegt adviseur communicatie Saskia de Moor– Menkel. “In het verleden kwam veel terecht op het bordje van Communicatie. Als een afdeling een uitje had, moesten wij dat op het intranet zetten. Nu kunnen mensen dit zelf. En er is interactie: mensen reageren op elkaar op de tijdlijn.”

Het platform zorgt voor verbinding en draagt bij aan afdelingsoverstijgende samenwerking. Dat gebeurt met name in de groepen. Annemiek van Bers, medewerker digitale media: “Zo is er een groep over duurzaamheid. Daar vind je bijvoorbeeld artikelen over recyclen. Mensen die de groep volgen kunnen die lezen en erop reageren.”

Saskia en Annemieke vinden het intranet zeer gebruiksvriendelijk. Saskia geeft als voorbeeld de individuele homepage: “Iedere medewerker kan z’n eigen dashboard samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld snellinks naar bepaalde websites aanmaken.” Annemiek: “Of je maakt je eigen evenementenkalender aan. Via die kalender kun je je ook aanmelden voor evenementen.”

Hoe kun je jouw collega’s binden, boeien en blij maken? Waar loop je tegenaan of wat heeft juist geholpen? Deze vragen hebben we het afgelopen jaar via intervisiesessies voorgelegd aan onze beheerderscommunity. In deze break-outronde delen we de 6 beste tips. Ideaal als je zelf bezig bent het nieuwe Intranet te implementeren of juist het bestaande intranet een boost wilt geven. In de sessie is ook ruimte voor jullie input of aanvullende tips.

De sessie wordt geleid door Jos Wassink, adviseur van Mett, een flexibel platform voor sociaal intranet, communities, participatie en online samenwerken.

14.10

Open inloop

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

14.25

Korte pauze

14.40

Breakout ronde

In deze interactieve sessie schetst Mieke Bos van gemeente Gooise Meren een helder model dat jou helpt bij het voortraject en de implementatie van een sociaal intranet. Mieke: “April 2018 ging ons intranet live. We plukken nog steeds de vruchten van onze aanpak. Het aantal groepen blijft groeien; het zijn er inmiddels 440.”

Eerste stap is het voortraject waarbij je beseft dat het huidige intranet niet meer voldoet aan de wensen van de medewerkers. Je creëert vervolgens draagvlak voor een nieuw intranet. Verder vorm je een projectteam met mensen van verschillende disciplines. De projectleider is standvastig en heeft voldoende mandaat en steun van het management. Daarna komt de oriëntatiefase: je oriënteert je op de markt van aanbieders van sociaal intranet en kijkt bij andere organisaties.

Vervolgens is er de onderzoeksfase. Je gaat met het projectteam op onderzoek uit binnen de organisatie. Zo leer je de gebruikers kennen en peil je hun behoeften. Dit leidt tot een aanbesteding. Het is vervolgens zaak om mensen warm te maken voor het nieuwe intranet; hiervoor zet je ambassadeurs in. Dan komt de lancering. In het half jaar na lancering begeleid je medewerkers bij het nieuwe intranet en monitor je de gang van zaken.

Mieke gaf al eens een presentatie bij Hét Nationaal Intranetsymposium. Alle respondenten in de enquête reageerden positief. Enkele opmerkingen: “leuk, interactief”, “goed, herkenbaar”, “heel interessant, “heel leuk, enthousiaste vrouw”, goede tips”, “top, nuttig”.

Achterhoek VO is een samenwerkingsstichting van zeventien scholen voor voortgezet onderwijs in de Achterhoek. Bij de organisatie werken 1700 mensen. De startpagina van het sociaal intranet is voor iedereen gelijk. Klikt een medewerker op ‘mijn school’ dan komt hij of zij op het platform van de eigen school. Dit platform heeft een eigen kleurstelling, een eigen jaaragenda, nieuwsvoorziening en documenten zoals het fietsplan.

Het voordeel van één intranet met verschillende ‘smaken’ is dat scholen nu bijvoorbeeld kunnen kiezen of ze nieuws alleen willen delen met de eigen medewerkers of met iedereen binnen Achterhoek VO. Ook is deze opzet van het platform heel overzichtelijk, geeft hoofd ICT Maurice Böhmer aan.

Op dit moment wordt hard gewerkt aan een koppeling met Microsoft Teams. Maurice: “In Teams komt een button. Je hebt dan met één muisklik toegang tot het intranet. De medewerkers hebben dan alles wat ze nodig hebben bij elkaar staan.”

Een sociaal intranet is net een tuin. Als je hem aangelegd hebt, komt-ie pas echt tot leven. Planten groeien en bloeien, of de slakken eten alles op en de tuin sterft af. Zo is het ook met een sociaal intranet. Als het goed is, groeit het met de organisatie mee. Een intranet is daarom nooit af.

Aan jou de taak om medewerkers actief te begeleiden en stimuleren in het gebruik van het platform. Hoe pak je dat aan? Wat levert het op? Hoe speel je in op ontwikkelingen zoals thuiswerken en hybride werken? Dat hoor je van René Jansen, directeur en oprichter van Winkwaves. Dit bedrijf levert al sinds vijftien (!) jaar het platform Harmonics voor o.a. sociaal intranet en kenniscommunities.

De presentaties van René zijn praktijkgericht en worden altijd goed gewaardeerd. Enkele reacties op zijn presentatie bij Hét Nationaal Intranetsymposium 2020: “Voor mij de beste!”, “Top, waardevolle tips en duidelijke presentatie. Ruimte voor vragen en gesprek!”, “Inspirerend!” en “Veel van opgestoken!”

Vervolgsessie: Hoe start je met een sociaal intranet?
Direct na deze sessie is er de open inloop waar René Jansen een sessie geeft met het thema Hoe start je met een sociaal intranet? René geeft op basis van zijn ervaring met ruim honderd sociaal intranetten tips uit de praktijk. Hoe kun je het beste starten? Waar moet bij de keuze voor een sociaal intranet op letten? En hoe je zorg je dat het intranet niet alleen van jou maar van de hele organisatie wordt?

Waarschijnlijk hebben jij en je collega’s het afgelopen jaar intensief gebruik gemaakt van Microsoft Teams. Jullie zijn niet de enigen, want in veel organisaties wordt deze samenwerkingstool nu intensiever gebruikt dan het sociaal intranet.

Maar waar sla je de bestanden op zoals notulen en de documenten waar je samen in Teams aan hebt gewerkt? Doe je dat in OneDrive (clouddienst van Microsoft)? Doe je dat op het intranet? Of ergens anders? Marcel Croonen, managing consultant van c)solutions, legt uit wat de beste oplossing is.

Belangrijkste tip van Marcel: maak heldere keuzes en leg die vast in de afspraken die je met elkaar maakt. Leidraad daarbij: “Het intranet gebruik je voor bestanden die af zijn zoals een declaratieformulier. Maar zolang mensen van HRM nog samenwerken aan een nieuwe versie van dit document, dan sla je dit op in Teams.”

Tijdens deze sessie krijg je veel handige tips en tricks. Ook geeft Marcel inspirerende best practices.

15.10

Open inloop

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

15.25

Breakout ronde

Het intranet van zorggroep Maas & Waal draagt bij aan de sociale cohesie binnen de organisatie. Yvette Polman, communicatieadviseur: “Op de tijdlijn delen medewerkers regelmatig berichten. Bijvoorbeeld als ze met pensioen gaan en afscheid nemen van hun collega’s. Ook plaatsen mensen foto’s van activiteiten die ze binnen de zorggroep hebben georganiseerd.”

De groepen op het intranet zorgen eveneens voor verbinding. “Iedereen kan zelf groepen aanmaken. Zo is er een groep voor alle ergotherapeuten. Hiermee kunnen mensen over hun eigen vakgroep en de locaties en heen nieuws uitwisselen.”

Een handig onderdeel van het intranet is de Wegwijzer. Daarin vinden medewerkers alle informatie die zij nodig hebben in en rondom hun werk, zoals werkafspraken, regelingen zoals het fietsbudget, beleid, handleidingen en instructies. “Het was een behoorlijk klus om tot een overzichtelijke indeling van al deze informatie te komen, maar deze Wegwijzer vormt een belangrijke reden voor medewerkers om naar ons intranet te gaan.”

Veel organisaties zijn de afgelopen jaren overgestapt op Microsoft 365. Apps als Teams, Outlook en SharePoint zijn – mede door corona – snel ingeburgerd geraakt. Dan is het ook wel zo logisch om SharePoint als basis te nemen voor je intranet, toch? En al helemaal omdat de afdeling ICT dat wel ziet zitten.

Maar wanneer is SharePoint geschikt als basis voor je sociaal intranet? En wanneer loont het om ook andere opties te overwegen? Dat zijn de centrale vragen in deze interactieve sessie.

Bram Koster, consultant bij adviesbureau Evolve, geeft je handvaten om weloverwogen de keuze te maken tussen de verschillende typen platformen op basis van zaken als kosten, gebruiksgemak en (vooral) de doelen die je hebt met je intranet. Gewapend met deze kennis kun jij als communicatie- of HRM-professional het gesprek aangaan met de leiding van de organisatie en de collega’s van ICT. In deze sessie krijg je bovendien alle ruimte om vragen stellen – aan Bram én aan andere aanwezigen.

In april vorig jaar, kort na de lockdown, is de CEO van FrieslandCampina een online dialoog aangegaan met de ruim twintigduizend medewerkers. De topman van het internationale zuivelconcern wilde op deze manier zijn betrokkenheid tonen en met het personeel in de toekomst kijken. Hulpmiddel hierbij was Yammer, een intern sociaal netwerk dat je ook kunt gebruiken als een sociaal intranet.

“We hebben duizenden mensen uitgenodigd voor een sessie van een uur”, aldus Jaap Linssen, medeoprichter van adviesbureau OrangeTrail. “De eerste vragen van de bestuursvoorzitter: ‘Hoe is het met jullie? Hoe gaan jullie om met de lockdown?’ Daar kwamen al snel honderden reacties op. Vervolgens vroeg hij wat men van de lockdown heeft geleerd en wat we moeten meenemen naar de toekomst. Ook hier kwamen honderden antwoorden op. Zoiets krijg je in een traditionele communicatiecampagne in zes maanden nog niet voor elkaar.”

Jaap geeft niet alleen uitleg over zijn aanpak bij Campina. Ook geeft hij aan hoe jij in jouw organisatie met sociaal intranet of Yammer een online dialoog kunt opzetten. Jaap gaf al vaker presentaties bij bijeenkomsten van De Walvis. Hij scoort altijd goed in de deelnemersenquête. Reacties bij zijn laatste sessie: “Heel leuke en nuttige sessie”, “Interessant!”, “9”, “8”.

Hoe zorgen we dat méér medewerkers gebruik maken van het intranet? Dat is een vraag die speelt bij veel communicatieprofessionals. Adoptie is dan ook een hot item in organisaties. Maar welke methode werkt wél en welke juist niet? In deze interactieve sessie gaat Doreen Borneman van adviesbureau Adoptics in op drie valkuilen bij adoptie van een intranet en tips hoe je ze kunt voorkomen.

Doreen heeft veel ervaring op gebied van adoptie. Zij ondersteunde hierin organisaties zoals Vektis (informatieservices in de zorg), Aeres Hogeschool en JP van den Bent (ambulante ondersteuning). Doreen staat garant voor een levendige, interactieve sessie. De adviezen van Doreen zijn praktijkgericht. Wat je in deze sessies leert, kun je morgen direct toepassen.

Bij een event vorig jaar leidde Doreen al eens een sessie over adoptie. Deelnemers reageerden positief. Een deelnemer gaf in de enquête aan: “Interessant en ook een paar fijne schemaatjes erin verwerkt met duidelijke uitleg erbij.” Een ander schreef: “Dit werd erg kundig uitgelegd. Ik vond de interactie via Mentimeter ook een leuke afwisseling.”

15.55

Korte pauze

16.10

Breakout ronde

HVO-Querido neemt kennis delen serieus. Dat blijkt wel uit het feit dat Ellis van den Brand vier dagen per week is aangesteld als community manager. Terwijl daar in veel organisaties een halve dag voor staat. Ellis’ taak: het begeleiden van medewerkers op het sociaal platform en het bevorderen van kennisdeling en -ontwikkeling.

Kennis delen gebeurt vooral in de 205 (!) groepen over thema’s zoals beschermd wonen, sekswerk of mensenhandel. Ook hebben de stafafdelingen eigen groepen. Ellis: “Medewerkers kunnen vragen stellen en dan komen er antwoorden. Ook worden de laatste inzichten gedeeld. De mensen zijn hier heel positief over.”

HVO-Querido ondersteunt kwetsbare mensen in stadsregio Amsterdam zodat ze weer deel kunnen nemen aan de maatschappij. De organisatie, die opereert op het snijvlak van maatschappelijke opvang, begeleid wonen en dagactiviteiten, telt zo’n vijtienhonderd medewerkers op 55 locaties en is actief voor 4.500 cliënten.

Waar is Ellis het meest tevreden over bij het platform? “Dat we er kennisdeling en -ontwikkeling mee bereiken. Voorwaarde daarvoor is dat we het beheer goed hebben ingericht. Ik hoef niet te duwen en te trekken om ervoor te zorgen dat bepaalde afdelingen informatie plaatsen. De beheerders hebben de intrinsieke motivatie om het goed bij te houden.” Ook is Ellis tevreden over de inzet van de directie. “Er is regelmatig overleg met de regiegroep waar drie directeuren in zitten. Zij vinden het ontwikkelen van medewerkers belangrijk en zijn daarom echt bij het platform betrokken.”

Paul Beelen, global manager science communications van DSM, organiseerde in december 2020 een digitaal event dat maar liefst een week duurde. De online bijeenkomst van dit bedrijf, dat internationaal actief is, trok zo’n 1200 deelnemers vanuit de hele wereld. Zij konden via Microsoft Teams deelnemen aan een zeer uitgebreid en gevarieerd programma. Zo was er een sessie waar mensen voedsel konden proeven dat naar hen was opgestuurd, een pubquiz en er werd een award uitgereikt.

Paul wordt in deze sessie van het intranetsymposium geïnterviewd door organisator Alex van Schooten. Hij gaat niet alleen in op het event van DSM, maar geeft ook tips hoe jij een online event voor je collega’s kunt opzetten. Daarbij maakt het niet uit of je werkt bij een organisatie met vijftig mensen of een multinational. Je krijgt alle ruimte om vragen te stellen.

Wil je dat meer collega’s het intranet gebruiken? Dan is deze sessie voor jou interessant. Guido Verboom en een medewerker van adviesbureau de Verandersupporters leggen uit hoe je dit met ‘de ladder’, een aanpak van de bekende managementgoeroe Ben Tiggelaar, voor elkaar krijgt.

Stel je een ladder voor met drie treden. De bovenste trede is het doel dat je wilt bereiken. De middelste trede is het gedrag dat nodig is om dit doel te bereiken. De onderste trede is de support, de ondersteuning die nodig is om te komen tot ander gedrag. Het formuleren van een doel is ingewikkelder dan het lijkt. Bij de meeste organisaties blijft het hangen in vage begrippen zoals ‘kennis delen’. Maar een goed doel is specifiek, meetbaar en gekoppeld aan bedrijfsdoelstellingen.

Guido, antropoloog, procesbegeleider en communitymanager, pleit ervoor om ook het gedrag helder te formuleren. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat medewerkers regelmatig een blog schrijven of een reactie geven op een post van anderen. De laatste trede, support, kan bijvoorbeeld zijn dat het intranet automatisch opstart als je de computer aanzet.

“Het belangrijkste is dat het bevorderen van het gebruik van het intranet géén communicatievraagstuk is”, zegt Guido, “maar gaat over gedragsverandering. En dat krijg je niet zomaar voor elkaar.”

Sinds corona werken we bijna allemaal met Microsoft Teams. Het is een handige tool voor bijvoorbeeld beeldbellen en vergaderen. Maar wist je dat Teams nog veel meer mogelijkheden biedt? In deze sessie legt Steven van der Bles van TIMI 365 uit hoe je meer uit Teams kunt halen. Hij geeft ook tips die je morgen direct kunt toepassen. Steven weet waar hij het over heeft. Hij is al twintig jaar actief om mensen beter te leren werken met Microsft Office, Microsoft 365 en Teams.

16.40

Breakout ronde

Sinds corona zijn veel dingen veranderd in de interne communicatie. Organisaties hebben geïnvesteerd in allerlei digitale media en en we maken nu meer gebruik van videobellen via tools als Teams en Zoom. Het intranet speelt in sommige organisaties een veel kleinere rol dan vroeger en ook gebruiken medewerkers het intranet lang niet altijd zoals gehoopt. Verder blijkt de oude vertrouwde nieuwsbrief nog steeds van waarde.

Maar welk medium kun je nu het beste inzetten als je een bepaald doel wilt bereiken? Het antwoord hoor je van Peter Haan, directeur van Evolve. Dit adviesbureau doet regelmatig onderzoek naar de stand van zaken van interne digitale media in Nederland. Peter neemt je mee naar zijn meest recente onderzoek onder bijna honderd organisaties over de inzet van interne digitale media en dan specifiek intranet. Daarbij komen enkele verrassende resultaten naar voren.

Natuurlijk is ons platform op de medewerkers gericht! Dat is wat communicatieprofessionals vaak zeggen. In de praktijk valt het nogal eens tegen. Want meestal richt het intranet zich vooral op de kantoormedewerkers. Het is dan slechts van beperkte waarde voor mensen die uitvoerend werk doen – zoals docenten, verpleegkundigen of monteurs.

In deze sessie vertellen Doreen Borneman van onderwijsinstelling Rijn IJssel en Janine Dumont van Erasmus MC (ziekenhuis in Rotterdam) hoe je ervoor kunt zorgen dat het intranet zich écht op de medewerkers richt. Ze geven aan hoe ze door hun persoonlijke benadering en intensieve samenwerking met onder andere een klankbordgroep het project hebben aangepakt.

De aanpak van Doreen en Janine is een voorbeeld voor andere organisaties. Dat blijkt uit het feit dat beiden de Intra.NET Reloaded Berlin Award hebben gewonnen. Dit is een belangrijke Europese award voor intranetten. Vorig jaar won Janine de prijs en in 2018 mocht Doreen deze award al in ontvangst nemen.

Doreen en Janine staan garant voor een interactieve en energieke presentatie met veel voorbeelden uit de praktijk. Bij het vorige online event van De Walvis schreef een deelnemer over de presentatie van Janine in de enquête: “Interessant! Ga haar zeker op LinkedIn volgen met haar vlogs.” Bij Doreen gaf een respondent aan: “Heel tof: hier hadden de overige workshophouders bijna allemaal van kunnen leren” Een ander noteerde: “Beste spreker van de dag en een erg leuk onderwerp!”

Belangrijkste doelstelling van een sociaal intranet is in de meeste gevallen kennis delen. Maar hoe krijg je dit voor elkaar? Welke aanpak werkt wél en welke werkt niet? In deze sessie vertellen communicatieprofessionals van verschillende organisaties over hun aanpak. Geen abstracte verhandelingen, maar ervaringen uit de praktijk. De sessie wordt geleid door organisator Alex van Schooten. Marcel van Hoogland, projectmanager communicatie Haga Ziekenhuis, maakt deel uit van het panel. Ook Carolien Huisstede, adviseur digitale communicatie van gemeente Hof van Twente, is panellid. De naam van het derde lid van het panel wordt binnenkort bekendgemaakt.

17.10

Afsluiting door dagvoorzitter Alex van Schooten

Wie nemen deel aan het intranetsymposium?

43 mensen hebben zich al aangemeld. Zij zijn werkzaam bij onder andere de volgende organisaties:

  • Eurotransplant
  • Vereniging Ons Middelbaar Onderwijs
  • Veiligheidsregio Limburg-Noord
  • HZ University of Applied Sciences (hogeschool)
  • Rijkswaterstaat
  • Omrin Afvalsturing Friesland NV
  • A.S. Watson (internationale drogisterijketen)
  • Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden
  • Yorneo (jeugdzorg)
  • Wilhelmina Ziekenhuis Assen
  • gemeente Oosterhout
  • Moore Belgium (accounting en consulting)
  • Ministerie van Economische Zaken en Klimaat
  • Pink Elephant (IT)
  • Zorgverlening Het Baken
  • Christelijke Hogeschool Ede
  • Albert Schweizer Ziekenhuis
  • gemeente Texel
  • Radboud Universiteit
  • Viecuri Medisch Centrum
  • Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak
  • GGZ Rivierduinen
  • Royal BAM Group (bouw)
  • Katholiek Onderwijs Enschede

“Goed verzorgd en inspirerend”

Alex van Schooten van Communicatiebureau De Walvis heeft sinds 2020 al vijf online events georganiseerd. Wat vonden de deelnemers?

Rutger Leijenaar, communicatieadviseur Thuiszorg Het Friese Land: “Goed verzorgd en inspirerend. Bovendien is het natuurlijk super laagdrempelig, zo vanachter de eigen computer thuis!”

Bart Meuffels, community coach Raad voor de Kinderbescherming: “Jouw enthousiasme en initiatief is wederom toe te juichen Alex: bij deze! Chapeau. De techniek liet ons niet in de steek en het schakelen tussen de breakouts ging goed.”

Nienke Hubers, communicatieadviseur zorginstelling Marga Klompé: “Ik vind dat je het super knap hebt georganiseerd. Het ene sloot inhoudelijk meer bij mijn interesses aan dan het andere. Maar, dat houd je toch altijd.”

Hermien Levels, communicatiemedewerker Ambulancezorg Limburg-Noord: “Super initiatief! Hopelijk volgen er meer…”

Peter Heuseveldt, klantcommunicatieadviseur UWV: “Onder de indruk dat het zo goed lukte om sessie bij te wonen, te wisselen etc. De haperende techniek die sommige deelnemers meldden lag vlgs mij aan de thuissituatie en niet bij jullie. Chapeau.”

“Veel inspiratie opgedaan”

Hét Nationaal Intranetsymposium vond zes keer eerder plaats. Tot en met 2019 was was dat op locatie bij het NBC Congrescentrum in Nieuwegein. Hieronder tweets die toen verstuurd zijn.

Feedback op jouw intranet?

Als je dat wilt – dit is niet verplicht – kun je tijdens het onderdeel ‘Intranet Informatiemarkt’ het platform van je organisatie via je laptop aan deelnemers tonen. Da’s interessant voor hen en jij krijgt feedback van vakgenoten. Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen, geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier. Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.

De Walvis organiseert dit event en meer

Hét Nationaal Intranetsymposium wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Dit bureau is onafhankelijk en niet gelieerd aan een softwareleverancier. De Walvis heeft al ruim dertig bijeenkomsten georganiseerd. Voorbeelden zijn het Nationaal Congres Online Verbinding en de zomereditie van het Nationaal Intranetsymposium. Wil je op de hoogte blijven van deze en andere events? Meld je dan via een e-mail aan voor de mailinglist.

Microsoft Teams

We gebruiken bij dit event Microsoft Teams. Dit communicatieplatform is onderdeel van Microsoft Office en wordt veel gebruikt door allerlei soorten organisaties. Je ontvangt van ons een link waarmee je kunt inloggen.
Privacy en veiligheid zijn voor ons belangrijk. Daarom gebruiken we bijvoorbeeld geen Zoom of Grip. Dit laatste platform voor virtuele bijeenkomsten wordt vaak gekoppeld aan Zoom.

Aanmelden met vroegboekkorting

Profiteer tot en met 9 november van vroegboekkorting. Je betaalt dan slechts 79 euro (ex. btw) per persoon. Daarna wordt het bedrag 100 euro (ex. btw per persoon). Goed om te weten: de gegevens van je aanmelding worden niet doorgespeeld aan sponsors of andere partijen. Deze organisaties gaan je dus niet ongevraagd mailen of bellen.

Tweede deelnemer gratis

Kom je met meerdere personen van één organisatie dan is elke tweede deelnemer gratis.  Als je met twee mensen komt, betaal je dus slechts voor één persoon. Kom je met z’n vieren dan betaal je voor twee personen. Et cetera.

Aanmelden »

Sponsors