Hét Nationaal Intranetsymposium 2023

Sinds 2020 zijn we veel meer gaan Teamsen. Ook heeft Microsoft 365 een hoge vlucht genomen. Mede daardoor staat de rol van het intranet bij sommige organisaties ter discussie.  In deze sessie blikken we terug: wat is er afgelopen jaren veranderd in de online communicatie en samenwerking? Maar we kijken vooral vooruit. Wat zijn de trends?  Waar moet jouw organisatie op inzetten als je mee wilt gaan met de laatste ontwikkelingen?

Volgens Arjan Nataraj, algemeen directeur van adviesbureau Mixit, was de centrale vraag in 2020  hoe we ondanks corona gewoon kunnen doorwerken. Inmiddels zijn we een stap verder. Veel organisaties vragen zich nu af: hoe kunnen we medewerkers het beste ondersteunen in hun werk? Daarbij draait het niet om de technologie op zich. Het gaat erom dat de technologische mogelijkheden goed aansluiten bij de medewerkers. We moeten daarom meer aandacht moeten besteden aan de zachte kant en HR. Hoe zorgen we ervoor dat mensen blij zijn in hun werk en bij de organisatie willen blijven?

Als adoptie van je intranet of digitale werkomgeving moeizaam verloopt, dan heb je het platform niet goed ingericht. Deze knuppel gooit consultant Christiaan Lustig graag in het hoenderhok. In deze sessie legt hij uit hoe je adoptie op een andere manier aanpakt. Niet door het bij medewerkers naar binnen te duwen (push), maar door het platform zo in te richten dat het jouw collega’s aantrekt (pull).

Christiaan vertelt hoe je medewerkers bereikt en betrekt, maar vooral ook bedient. En hoe je dus werkt aan interne digitale dienstverlening – naast communicatie en samenwerking. Hij gebruikt hierbij voorbeelden uit zijn jarenlange ervaring met verschillende organisaties.

Je leert in deze sessie onder meer:
• Waar dient een intranet of digitale werkplek eigenlijk voor?
• Hoe formuleer je een scherp doel voor je platform?
• Wat hebben verschillende groepen medewerkers écht nodig?
• Hoe bepaal je de juiste balans tussen interne digitale communicatie, dienstverlening en samenwerking?
• En hoe maak je adoptie van het platform dus eenvoudiger?

Deze sessie richt zich op communicatieprofessionals die verantwoordelijk zijn voor een intranet dat al minimaal één jaar live is. De sessie is interactief. Jouw vragen en opmerkingen bepalen welke punten vooral aan bod komen.

In aanloop naar de lancering van een nieuw intranet is er veel geld en tijd beschikbaar om medewerkers te activeren. Na livegang is de situatie helaas vaak anders. Communicatieprofessionals moeten het intranet er vaak, naast hun andere werkzaamheden, bij doen. Ze hebben hierdoor dus nauwelijks tijd om ervoor te zorgen dat het blijft inspelen op de behoefte van de medewerkers. Gevolg: het gebruik neemt af. Hoe pak je adoptie aan bij een platform dat al enige tijd draait? Dat hoor je van adviseur Doreen Borneman van adviesbureau Adoptics.

Doreen legt uit hoe je het platform kan doorontwikkelen op basis van de behoeftes van medewerkers en de organisatiedoelstellingen. Hiermee blijf je leven in het intranet houden. Statistieken en het meten van gebruikerservaringen spelen hierin een belangrijke rol. Ook gaat ze in op het belang van betrouwbare content en het beheer hiervan. Bij al deze punten verliest Doreen één ding niet uit het oog: je hebt maar beperkt tijd voor het intranet. Verbeteracties moeten dus snel en simpel kunnen worden uitgevoerd.

“Medewerkers worden beoordeeld op wat ze presteren. Op basis van persoonlijk leiderschap kunnen ze keuzes maken waar en hoe ze het werk uitvoeren. Als het maar op tijd gebeurt en van goede kwaliteit is.” Dat is het uitgangspunt bij het hybride werken in gemeente Katwijk, aldus Andrea Guijt. Ze is procesbegeleider hybride werken bij deze Zuid-Hollandse gemeente.

Er zijn wel enkele kaders. Zo zijn er activiteiten die beter digitaal kunnen worden gedaan en activiteiten waarvoor juist fysieke ontmoeting gewenst is. Andrea geeft een voorbeeld: “Overleggen met als doel beslissingen nemen? Dat kan digitaal. Ga je samen op zoek naar oplossingen? Dan is fysiek afspreken beter”.

Elk team heeft hier afspraken over gemaakt. “In mijn team hebben we afgesproken welke kantoormiddagen we hebben. Maar niet alle teams zijn even goed in het maken van zulke afspraken. Sommige hebben hier nog geen nadere invulling aan gegeven. “

De mogelijkheden op gebied van ICT spelen een belangrijke rol in de gemeente. Alle medewerkers hebben een laptop van de zaak en veel vergaderingen gebeuren via Teams. Ook bellen veel mensen via deze app. Daarnaast  is er een Teamskanaal voor alle medewerkers. Daar heeft de directie een maandstart. Ook het managementteam vergadert via dit kanaal en de terugkoppeling van de collegebesluiten vindt eveneens via dit kanaal plaats.

Verder gebruiken medewerkers het SharePoint-intranet. Bijvoorbeeld voor het delen van bestanden. “Superfijn”, zegt Andrea, “als je dezelfde bestanden hebt en kunt werken in dezelfde versie. Dat is een stuk beter dan mailen.” Daarnaast worden belangrijke documenten in de diverse teams-mappen opgeslagen zodat ze voor alle leden van dat team op elk moment beschikbaar zijn.

Hoe handig deze middelen ook zijn; het gaat allemaal niet vanzelf. “De digitale vaardigheid is niet bij iedereen even hoog. Daarom zou er meer geïnvesteerd moeten worden in het vaardiger maken van onze medewerkers.”

Kennis delen, samenwerken of meer verbinding. Dat zijn vaak de doelen van een community op een sociaal intranet of ander online platform. In de praktijk blijkt nogal eens dat deze doelen maar ten dele worden gerealiseerd. Dat komt omdat er vaak weinig werk wordt gemaakt van community-management.

In deze sessie krijg je tips en tricks die je direct in de praktijk kunt toepassen. Je leert hoe je waardevolle groepen creëert en medewerkers stimuleert om goede berichten te plaatsen. Doel hierbij is het opbouwen van een succesvolle community die werkelijk waarde toevoegt aan de organisatie. De sessie wordt verzorgd door zelfstandig consultant Guido Verboom.

Of het nu gaat om verpleegkundigen, medewerkers in de buitendienst of monteurs. Medewerkers op de werkvloer zijn vaak moeilijk te bereiken met een intranet of digitale werkplek. Is dat een probleem? Moet dat anders? En zo ja, hoe krijg je dat voor elkaar? Dat hoor je in deze sessie.  Met  Evert Janssen van zorginstelling Pameijer en zelfstandig consultant Christiaan Lustig. Ook Marion Poll van het internationale bouwbedrijf BAM deelt  haar ervaringen. Gespreksleider is Ans Roest.

In deze presentatie leer je waar je de focus op moet leggen bij content. Je hoort ook hoe je verschillende vormen – interview, foto’s, video’s etc. – het beste kunt inzetten. Daarnaast krijg je tips hoe je anderen in de organisatie kunt stimuleren om goede content aan te leveren. Zodat jij het iets minder druk krijgt. De sessie wordt verzorgd door Kim van der Wegen van adviesbureau Evolve.

Consultant Guido Verboom leidt een gesprek tussen ongeveer acht deelnemers. Onderwerp van het gesprek is een door een van de deelnemers ingebrachte casus. Dat kan bijvoorbeeld een vraag zijn of iets  waar je tegenaan loopt.  De anderen reageren daarop. Zo help je elkaar vooruit.

In meer en meer organisaties wordt Microsoft 365 in gebruik genomen. Een grabbelton van meer dan twintig (!) tools. De afdeling IT maakt bij de implementatie een keuze uit alle tools die meestal gebaseerd is op wat technisch wenselijk is. Pas dan komt de afdeling Communicatie in beeld. Zij mag aan de organisatie vertellen wat IT allemaal heeft gedaan en hoe mooi de nieuwe software wel niet is. Medewerkers hebben dan het nakijken, want aan hen is niets gevraagd. De vraag wat zij nodig hebben om hun werk goed te doen, is niet gesteld. Dat kan anders!

Chris Couenberg, medeoprichter en -eigenaar van adviesbureau Adoptics: “De eerste stap is een onderzoek naar de vraag: wat hebben medewerkers nodig zodat ze hun werk makkelijker kunnen uitvoeren? Op basis daarvan maak je keuzes over de inrichting van de software. Maatwerk in plaats van one size fits all. Stap twee is het aanbieden van de juiste informatie en trainingen. De invoering van Microsoft 365 betekent dat mensen hun manier van werken moeten aanpassen. Door mensen te informeren, verander je geen gedrag. Je moet mensen betrokken maken.”

Deze interactieve sessie richt zich op HR- en Communicatie professionals. Chris legt uit hoe ze een belangrijke proactieve rol kunnen spelen bij de ingebruikname van Microsoft 365.

Veel organisaties zien intranet vooral als communicatiemiddel of als instrument voor het delen van kennis. Daarmee laten ze echter kansen liggen. Want het platform kan ook worden ingezet voor het verbeteren van de bedrijfsprestaties. Denk aan teams die beter samenwerken, het stimuleren van innovaties of hogere klanttevredenheid. Uiteindelijk kan een intranet zelfs een bijdrage leveren aan een hogere omzet.

In deze sessie legt Jaap Linssen van het bureau Orange Trail uit hoe je meer resultaat kunt halen uit je platform. Hij begint met een korte inleiding over aansprekende praktijkvoorbeelden waar hij als adviseur nauw bij betrokken was. Zoals Booking.com, ING en Heineken. Daarna gaat hij in op de vragen en opmerkingen die jij hebt over het platform van jouw organisatie.

Veel organisaties zijn de afgelopen jaren overgestapt op Microsoft 365. Apps als Teams, Outlook en SharePoint zijn – mede door corona – snel ingeburgerd geraakt. Dan lijkt het logisch om SharePoint als basis te nemen voor je intranet. Maar wanneer is SharePoint geschikt als basis voor je sociaal intranet? En wanneer loont het om ook andere opties te overwegen? Dat zijn de centrale vragen in deze interactieve sessie.

In deze sessie krijg je handvaten om weloverwogen de keuze te maken tussen de verschillende typen platformen op basis van zaken als kosten, gebruiksgemak en de doelen die je hebt met je intranet. De sessie wordt verzorgd door Peter Haan van adviesbureau Evolve. Deze sessie is interactief; je kunt er dus al je vragen in kwijt.

Consultant Guido Verboom leidt een gesprek tussen ongeveer acht deelnemers. Onderwerp van het gesprek is een door een van de deelnemers ingebrachte casus. Dat kan bijvoorbeeld een vraag zijn of iets  waar je tegenaan loopt.  De anderen reageren daarop. Zo help je elkaar vooruit.

Vaak bepaalt de afdeling ICT hoe de digitale werkplek eruit komt te zien. Medewerkers hebben over het algemeen weinig inspraak. Gevolg is dat de behoefte van het personeel en het online aanbod in de regel slecht op elkaar aansluiten. In deze sessie hoor je van Evert Janssen, manager informatisering & automatisering bij zorginstelling Pameijer, hoe het anders kan. Hij legt uit hoe hij in een traject van maar liefst vier jaar een digitale werkplek heeft ingevoerd.

Het project begon in 2017 met een reeks interne bijeenkomsten waarbij medewerkers konden aangeven hoe de digitale werkplek er volgens hen uit moet zien. Vervolgens werd gevraagd wie opdrachtgever wilde worden. Hieruit zijn vijf personeelsleden geselecteerd. Daarnaast zijn vijftien mensen aangesteld als klantbordmedewerker en zijn consultants van een adviesbureau aan boord gekomen.

Toen de digitale werkplek technisch was gerealiseerd, werd deze langzaam uitgerold in de organisatie. Evert: “Er is bijna geen zorgverlener die ict leuk vindt. De migratie hebben we daarom stap voor stap aangepakt. We hebben de teams uitgenodigd en groepen gemaakt van verschillend niveau: sprinters, joggers en lopers. Waarbij de lopers vragen konden stellen aan de joggers en sprinters. Dat heeft goed uitgepakt.”

Sinds 2021 is de digitale werkplek voor iedereen toegankelijk. Veel medewerkers maken er gebruik van. “Het is een platform met weinig toeters en bellen geworden. Mijn collega’s van ICT vinden dat jammer. Zij zeggen: ‘Er kan veel meer’. Maar de medewerkers zijn tevreden. Zij geven aan dat ze niet meer zonder willen.”

Intranet is binnen jouw organisatie natuurlijk niet het enige communicatiemiddel. Als het goed is, zorg je ervoor dat de middelen elkaar versterken. Communitymanager Lesley van der Klaauw houdt zich hier bij onderzoeksfinancier ZonMw dagelijks mee bezig. “Ik ga achterover leunen en bedenken waar ik collega’s tegenkom. Dan inventariseer ik welke middelen geschikt zijn.”

Dat is heel breed. Zo zet Lesley vaak liftposters in en is ze bezig met een pilot voor een screensaver. Ook via webinars trekt ze mensen naar het intranet. “Een keer in de twee à drie weken is er een webinar voor de hele organisatie. Daarin vertellen medewerkers bijvoorbeeld over hun project. We gebruiken webinarsoftware waarbij je een pagina kunt toevoegen met hyperlinks. Zodra de presentatie stopt, verschijnt die webpagina met ankeilers en intranetlinks naar de onderwerpen waarover gepresenteerd is. Zo kunnen collega’s bijvoorbeeld direct een groep volgen.”

Het motto bij deze sessie van Lesley: beter goed gejat dan slecht bedacht. Ze geeft dan ook veel praktische voorbeelden die je zo kunt overnemen. Na afloop deelt ze met de deelnemers de belangrijkste tips.

Duo+ is de uitvoeringsorganisatie van de gemeenten Ouder-Amstel, Diemen en Uithoorn. Het sociaal intranet telt ruim negenhonderd gebruikers. Doel van het platform is onder andere kennis delen tussen medewerkers die deels op verschillende locaties werken.

Het sociaal intranet biedt veel mogelijkheden door integraties met andere programma’s, analytics en functionaliteiten. Een handige module is de zogeheten kennisconnector. Communicatieadviseur Nicole Heij: “Deze module is onderdeel van je persoonlijke profiel. Je kunt aangeven waar je vaardigheden en kennis liggen. Je kunt ook – net als bij Linkedin – refereren. Dat betekent dat anderen kunnen aangeven waar jij goed in bent. Verder kan het de verbinding tussen collega’s versterken doordat zij elkaar nu makkelijker kunnen vinden.”

Daarnaast biedt het platform een integratie met TOPdesk, een handige tool voor het regelen van facilitaire zaken zoals catering, reserveringen en ICT. Wat ook handig is: de app voor de smartphone. Hiermee kun je bijvoorbeeld collega’s opzoeken en berichten in de tijdlijn lezen.

De komende tijd gaat Duo+ met aanbevelingen van leverancier Embrace een optimalisatieslag maken bij het platform. Bijvoorbeeld door meer werk te maken van adoptie. De organisatie hoopt dat het intranet zal uitgroeien tot een interactiever sociaal intranet waar kennis delen, verbinden en samenwerken voorop staan.

Medewerkers van iHUB hebben via het intranet (portaal) toegang tot hun digitale werkplek. Beide zijn volledig geïntegreerd. De homepage is zo vormgegeven dat er voor de leek geen verschil te zien is tussen het sociaal intranet en de digitale werkplek. Op het intranet staan onder een andere een kennisbank, smoelenboek en een tijdlijn waar iedereen berichten kan plaatsen.

Medewerkers kunnen samenwerken in de Microsoft 365-omgeving. Documenten worden altijd opgeslagen in SharePoint. Dat is bijzonder, want bij veel organisaties moeten mensen kiezen voor een locatie – bijvoorbeeld Teams of een groep op het intranet. Het voordeel, zo geeft ict-architect Hans Knibbe aan: “Je kunt alles direct vinden en er zweven niet allerlei versies rond.”

De digitale werkplek biedt veel functionaliteiten. Er is directe toegang tot cloudapplicaties zoals AFAS, Exact en TOPdesk voor onder andere het melden van incidenten. Vanuit de homepage hebben medewerkers ook toegang tot het elektronisch cliëntendossier. Dit gebeurt – vanwege privacy – met tweestapsverificatie via de smartphone. Contentmanager en eindredacteur Tamara van der Wind: “Natuurlijk is dat een beetje irritant. Maar het moet, omdat we werken met privacygevoelige gegevens. Het is belangrijk om dat steeds goed uit te leggen zodat er begrip ontstaat.”

Tamara en Hans verzorgen samen de presentatie. Waar ICT en Communicatie in veel organisaties een andere taal spreken, verloopt de samenwerking in hun organisatie heel goed. Hans: “We gooien bij ICT geen dingen over de schutting. Ik heb een nauwe band met de organisatie en met Tamara.” Tamara: “We gaan hier op een leuke en losse manier met elkaar om. Dan krijg je samen veel meer gedaan.”

Begin dit jaar heeft Winkwaves, leverancier van het intranetcommunicatieplatform Harmonics, het Intranet Praktijkonderzoek 2022 opgezet. Het doel: meer inzicht krijgen in de inzet en waarde van een sociaal intranet. Inmiddels zijn de inzichten bekend. Tijdens de presentatie neemt René Jansen, oprichter en directeur van Winkwaves, je mee in de uitkomsten.

Je krijgt antwoorden op vragen als: wat zijn de grootste uitdagingen voor een intranetmanager? Wat is de invloed van corona op het gebruik van intranet? En welke resultaten halen organisaties met dit zo’n platform? De uitkomsten zijn terug te lezen in de nieuwste whitepaper van Winkwaves.

Kom je kennismaken? Naast de whitepaper met uitkomsten van het praktijkonderzoek hebben we een boekje over de ROI van een sociaal intranet, een whitepaper over verbonden samenwerking met Working Out Loud, een gratis ticket voor een masterclass Sociaal intranet. Of een leuk houten gezelschapsspel. Omdat verbinden ook gewoon leuk mag zijn.

Het blijft een uitdaging om alle medewerkers goed te bereiken – zelfs met een digitale werkplek. De oplossing: maak je digitale werkplek een onmisbaar element voor je medewerkers. Hoe voeg je waarde toe, zodat zij het platform daadwerkelijk gaan gebruiken? Wij geven je praktische tips hoe je medewerkers centraal stelt in je digitale werkplek.

De sessie wordt geleid door Mark Godthelp, Integration Partner Manager bij Workspace 365.

Meten is weten. In deze sessie leer je hoe je statistieken kunt inzetten om een volgende stap met je intranet te zetten.  Daarbij kijken we eerst naar de doelstellingen van je organisatie en je platform. Vervolgens legt Nina Brugman, commercieel directeur van internetbureau Swink , uit hoe je kunt meten of deze doelen daadwerkelijk behaald worden. Ze geeft aan welke data hierbij wél en niet relevant zijn. Zo blijken bezoekersaantallen minder belangrijk dan veel mensen denken. Tijdens deze workshop word je echt aan het werk gezet. Aan het eind van de sessie heb je de eerste aanzet voor een document dat jou kan helpen bij de doorontwikkeling van je platform.

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek is een van de belangrijkste nationale wetenschapsfinanciers. Er werken ruim 650 mensen (buiten de regieorganen en instituten gerekend). Het intranet ondersteunt hen bij het dagelijks werk. Communitymanager Julien Larroque: “Je vindt er bijvoorbeeld allerlei dossiers en handleidingen. Daarin staan onder andere de werkprocessen voor beleidsmedewerkers en informatie van HRM. Ook zijn er koppelingen naar handige apps. Voor ons speelt vooral de koppeling met Isaac een belangrijke rol. Dat is een aanvraag- en rapportagesysteem voor wetenschappers . Ook de correspondentie die er met hen is geweest wordt hier bijgehouden.”

Het sociaal intranet is niet alleen van belang voor de dagelijkse werkzaamheden, het speelt ook een rol bij het verbinden van medewerkers. Julien: “Dat gebeurt bijvoorbeeld doordat nieuwe medewerkers zichzelf voorstellen in de tijdlijn. Daar komen altijd veel leuke reacties op.”

Volgens Julien zijn medewerkers positief over het nieuwe intranet. En ook hijzelf is tevreden: “Het is een stuk overzichtelijker dan het vorige platform. Het ziet er mooier uit en is levendig. De interactie neemt duidelijk toe.”

De sprekers die in de twee breakout rondes hiervoor een presentatie gaven over hun intranet of digitale werkplek  laten live of (via screenshots) hun platform zien. Ze doen dit bij de stands van de leveranciers die het event sponsoren. Je kunt ook alle vragen kwijt bij deze sprekers en de leveranciers.

Alliander is verantwoordelijk voor de energievoorziening van bijna zes miljoen klantaansluitingen in Nederland. Het bedrijf won dit jaar de internationale Step Two Intranet & Digital Workplace award in de categorie ‘intranet essentials’. Dit is de belangrijkste intranet-award wereldwijd.  In het juryrapport valt onder andere te lezen dat de gebruiker centraal staat bij het intranet van Alliander  en dat er continu verbeteringen worden doorgevoerd op basis van gebruikersfeedback.

De sessie wordt verzorgd door Natasja Lenferink en Christiaan Lustig. Natasja is product owner intranet en manager online kanalen bij Alliander. Christiaan is zelfstandig consultant. In deze sessie leggen Natasja en Christaan uit hoe ook jij feedback van gebruikers kunt inzetten om het intranet van je organisatie te verbeteren. Ook als je weinig tijd en geld hebt, zijn de tips eenvoudig toe te passen.

Van je fouten leer je het meest. Daarom komen in deze sessie communicatieprofessionals en consultants een het woord die vertellen over de valkuilen waar zij zijn ingetrapt. Ook geven ze aan wat ze ervan hebben geleerd. Met Peter Haan, Esther van Zoen en Frans Hoevers. Peter is  directeur van adviesbureau Evolve. Frans is community-manager bij het ministerie van VWS. En Esther is hoofdredacteur van het intranet van Universiteit Utrecht. De sessie wordt geleid door dagvoorzitter Alex van Schooten.