Hét Nationaal Intranetsymposium Zomereditie

Teams live event 24 juni 2021

Direct naar het inschrijfformulier >>

Dit event is voorbij. Komende event is Hét Nationaal Intranetsymposium op 23 november 2021.

Hét Nationaal Intranetsymposium Zomereditie 2021

Online bijeenkomst over de laatste ontwikkelingen op gebied van intranet, de digitale werkplek  en hybride werken. Bij dit event kun je een kijkje in de keuken nemen bij inspirerende platforms van organisaties uit allerlei branches.  Ook zijn er interactieve sessies over bijvoorbeeld adoptie en Microsoft 365.

Zes redenen om erbij te zijn

sociaal intranet

Praktijkgericht en actueel

Sprekers gaan in op de dagelijkse praktijk. Dus komen ook de gevolgen van de coronacrisis zoals thuiswerken aan bod.

sociaal intranet

Eerlijke verhalen

Organisaties vertellen wat goed gaat en ook wat beter kan bij hun platform.

socciaal intranet

Veel keuzemogelijkheden

Bepaal tijdens de dag welke sessies je wilt bezoeken.

Laatste trends

Maak kennis met de laatste ontwikkelingen op gebied van intranet en meer.

sociaal intranet

Compact programma

Online events vergen meer concentratie dan gewone bijeenkomsten. Daarom duurt het symposium vier uur en niet een hele dag.

sociaal intranet

Geen doorverkoop van persoonsgegevens

Naderhand word je dus niet ongevraagd gebeld of gemaild door sponsors etc.

Voor wie

Professionals die betrokken zijn bij het intranet, de digital workplace of andere vormen van online verbinding. Het event richt zich op mensen die zich oriënteren op een nieuw platform én op professionals die op zoek zijn naar tips & tricks om het bestaande platform te verbeteren.

Sprekers

Klik op de foto voor meer info

Alex van Schooten

organisator en dagvoorzitter >>

Met zijn bedrijf Communicatiebureau De Walvis organiseert Alex events op gebied van intranet. Dit bedrijf is zelfstandig en dus niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft Alex al 30 bijeenkomsten georganiseerd. Voorbeelden zijn 'Intranet in Zorg en Welzijn', 'Online verbinding' en Hét Nationaal Intranetsymposium. In 2019 trok dit symposium 165 deelnemers.

Xandrina de Kruijff

communitymanager AS Watson >>

De A.S. Watson Group is het bedrijf achter bekende winkelformules zoals Kruidvat, Trekpleister en ICI PARIS XL. A.S. Watson is wereldwijd de grootste retailer op gebied van health & beauty met vestigingen in 27 markten wereldwijd.

Bas van Rens

webmanager gemeente Noordoostpolder >>

Gemeente Noordoostpolder telt bijna vijftigduizend inwoners. Er werken zo'n 315 medewerkers. Het intranet ging in de zomer van 2019 live. Het platform wordt sinds corona intensiever gebruikt dan ooit tevoren. Het intranet is vooral een middel voor onderlinge verbinding.

Dorien de Landtsheer

communicatieadviseur Lokalis >>

Lokalis is de stichting achter de lokale buurt- en wijkteams in Utrecht. De organisatie telt ongeveer 380 medewerkers en biedt ambulante basishulp aan jeugd en gezinnen. Het intranet is een onmisbare tool. Ambulante medewerkers gebruiken hun mobiele telefoon of laptop als ze bij cliënten langs gaan om van daaruit in te loggen op hun platform.

Joke Wijn

Joke Wijn, projectmedewerker intranet De Zorggroep >>

De Zorggroep biedt verpleging en verzorging aan iedereen in Noord- en Midden-Limburg. De organisatie beschikt over diverse woon- en zorgcentra en biedt ook thuiszorg. De Zorgroep telt ruim vijfduizend medewerkers en 2.600 vrijwilligers.

Lisa Houben

online marketeer De Zorggroep >>

De Zorggroep biedt verpleging en verzorging aan iedereen in Noord- en Midden-Limburg. De organisatie beschikt over diverse woon- en zorgcentra en biedt ook thuiszorg. De Zorgroep telt ruim vijfduizend medewerkers en 2.600 vrijwilligers.

Angelique van de Laar

Omgevingsdienst Brabant Noord >>

De Omgevingsdienst Brabant Noord is een samenwerkingsverband van 15 gemeenten en de provincie Noord-Brabant. Vanuit het kantoor in ’s-Hertogenbosch werken bijna 300 medewerkers aan een schone en veilige leefomgeving. De ODBN voert taken uit op het gebied van vergunningen, toezicht en handhaving. Eind 2019, kort voor de uitbraak van het coronavirus, ging het sociaal intranet live

Jaap Linssen

medeoprichter adviesbureau OrangeTrail >>

OrangeTrail begeleidt bedrijven bij de inzet van sociaal intranet en andere tools. Klanten zijn toonaangevende bedrijven zoals Booking.com, Nestlé, Heineken, Bol.com, Ahold en ING. Jaap Linssen, directeur van OrangeTrail, heeft ruime ervaring als spreker in binnen- en buitenland. Hij is gespecialiseerd in adoptie van interne sociale media zoals sociaal intranet en helpt organisaties om deze middelen productief in te zetten.

Janine Dumont

zelfstandig projectmanager en eigenaar Project Mindz >>

Al twintig jaar is Janine gespecialiseerd in het managen van digitale projecten zoals (social) intranetten en websites. Deze projecten spelen altijd op het snijvlak van IT en marketing; twee aparte werelden die ze met elkaar weet te verbinden. Zo ontstaan er praktische en goedwerkende producten die ook echt gebruikt worden. Opdrachtgevers zijn o.a. Erasmus MC, ING, SCA (Essity) en Stad Antwerpen.

Peter Haan

directeur adviesbureau Evolve >>

Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 10 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Peter voerde projecten uit voor o.a. het ministerie van Economische Zaken, de provincie Overijssel, gemeente Rotterdam, BAM, KPN, TNO, SNS REAAL, Philips en Ziggo. Daarnaast geeft hij regelmatig inspiratiesessies voor senior management en directie.

Doreen Borneman

medeoprichter en -eigenaar Adoptics >>

Doreen is adviseur, trainer en coach met een focus op interne communicatie en digitaal samenwerken. Bij Rijn IJssel is ze verantwoordelijk voor (de adoptie van) het sociaal intranet. Deze onderwijsinstelling won 2018 de Intra.NET Reloaded Berlin Award voor de succesvolle manier waarop het sociaal intranet is geïntroduceerd. Vanuit Adoptics ondersteunt ze hierin ook andere organisaties met als doel makkelijk (samen)werken in een digitale wereld.

Niels van Buren

directeur/eigenaar Swink >>

Het digitale bureau Swink levert diensten op gebied van digitale toegankelijkheid aan organisaties in de publieke sector en de gezondheidszorg. Bij Swink werken online specialisten met autisme. Niels is een ervaren spreker. Hij is aangesloten bij Speakers Academy, een bureau waar allerlei topsprekers aan verbonden zijn.

Steven van der Bles

Office 365 consultant bij TIMI >>

Steven van der Bles is al 20 jaar gespecialiseerd in Microsoft 365 (voorheen Office 365). Hij is Microsoft Partner en werkt samen met veel opleiders en technische bedrijven. Met zijn bedrijf TIMI 365 begeleidt hij organisaties in het onderwijs, de overheid en bedrijfsleven. Voorbeelden zijn provincie Drenthe, gemeente Haarlemmermeer, BUMA STEMRA, Onderwijsgroep Noord en Zaans Medisch Centrum.

Guido Verboom

antropoloog, procesbegeleider & communitymanager >>

Guido is antropoloog en online communitymanager met een passie om mensen in beweging te brengen en te verbinden om zo toegevoegde waarde te creëren voor alle betrokkenen. Sinds 2019 is hij communitymanager bij de community voor mensen met diabetes type 1.

Durk de Boer

Durk de Boer mede-eigenaar Verandersupporters >>

Adviesbureau De Verandersupporters richt zich op gedragsverandering volgens de methodiek van managementgoeroe Ben Tiggelaar. Verder begeleidt Durk verandertrajecten en leiderschapstrajecten in het onderwijs, zorg, energie, overheid en bedrijfsleven.

Monique Philippi

adviseur interne communicatie Arag >>

ARAG is een rechtsbijstandsverzekeraar. Arag Nederland telt 800 medewerkers en maakt onderdeel uit van de ARAG Groep. Dit is een van oorsprong Duits familiebedrijf dat actief is in 19 landen.

Maartje Koelewijn

communitymanager Arag >>

ARAG is een rechtsbijstandsverzekeraar. ARAG Nederland telt 800 medewerkers en maakt onderdeel uit van de Arag Groep. Dit is een van oorsprong Duits familiebedrijf dat actief is in 19 landen.

Hanneke de Zwart

communicatieadviseur GGZ Rivierduinen >>

GGZ Rivierduinen telt 2400 medewerkers en biedt geestelijke gezondheidszorg aan kinderen en volwassenen in Zuid-Holland. Het sociaal intranet maakt het mogelijk dat medewerkers kennis delen. Daardoor hoeven mensen niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden Tijdens de coronacrisis speelt het intranet een grote rol als middel voor verbinding.

Dick Struys

interim-medew. communicatie GGZ Rivierduinen >>

GGZ Rivierduinen telt 2400 medewerkers en biedt geestelijke gezondheidszorg aan kinderen en volwassenen in Zuid-Holland. Het sociaal intranet maakt het mogelijk dat medewerkers kennis delen. Daardoor hoeven mensen niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden Tijdens de coronacrisis speelt het intranet een grote rol als middel voor verbinding.

Mendy Visser

adviesbureau Lift >>

Mendy is consultant en contentspecialist bij adviesbureau Lift. Met dit bedrijf ondersteunt ze organisaties bij het maken van gebruiksvriendelijke content voor het intranet. Hierbij gaat het met name om kennisbanken. Klanten zijn onder andere ROC Friese Poort, ROC Rijn IJssel, Aeres (onderwijs), energieservicebedrijf Feenstra en verschillende woningcorporaties.

Joost Helbo

eigenaar Interaxy BV >>

Met zijn bedrijf Interaxy verzorgt Joost implementaties van onder andere intranetten bij zorginstellingen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld project- of programmamanagement en adoptie. Opdrachtgevers zijn onder andere AxionContinu en HilverZorg.

Marion Poll

Editor-in-chief Global BAM Intranet >>

Royal BAM Group is een beursgenoteerd Nederlands bouwconcern met vestigingen in Nederland, België, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Ierland. Het bedrijf telt ruim twintigduizend medewerkers en voert projecten uit in meer dan dertig landen. Marion Poll is hoofdredacteur van het intranet. Ze coördineert de wereldwijde redactie en is verantwoordelijk voor het beheer en de ontwikkeling van het intranet.

Programma

Je kunt op de middag zelf beslissen welke sessies je wilt bezoeken. Bevalt een parallelsessie niet? Dan zit je met één muisklik in een andere.

12.30

Inloggen door sprekers en deelnemers

13.00

Welkom door dagvoorzitter Alex van Schooten

13.10

Breakout ronde 

Veel mensen die op dit moment thuiswerken, blijven dat ook in de toekomst (deels) doen. Hybride werken wordt waarschijnlijk de norm. Tools voor online verbinding zoals Zoom en Teams zullen daarom ook na corona een grote rol spelen. Hetzelfde geldt voor het intranet omdat je hiermee de medewerkers vanuit een centraal punt kunt informeren. Ook is het een middel voor verbinding – een thema dat nóg belangrijker wordt als mensen niet meer centraal op één plek werken.

Hoe pakken organisaties dit concreet aan? Wat wordt de toekomst? Waar moet je als organisaties op inzetten als je toekomstbestendig wilt zijn? Drie experts geven hun visie. Dit zijn consultant Arjan Nataraj van adviesbureau Mixit, Tasso Heijnen, online strateeg bij Jeugdformaat (jeugdzorg), en consultant Peter Haan van adviesbureau Evolve.

Hoe bereik je met het intranet alle doelgroepen in je organisatie? En hoe zorg je dat de content aansluit bij de behoefte? Veel organisaties worstelen met dit soort vragen. In deze sessie vertelt Xandrina de Kruijff, community manager A.S. Watson (Health & Beauty Continental Europe) BV, hoe zij dit aanpakt. Ook legt ze uit welke rol het sociaal intranet heeft gespeeld tijdens de coronacrisis.

De A.S. Watson Group is wereldwijd de grootste retailer op gebied van health & beauty. In Nederland is de organisatie bekend van bijvoorbeeld de drogisterijketens Kruidvat en Trekpleister. Er is een enorme diversiteit in personeel. Het varieert van tieners die vakken vullen in de winkels tot aan collega’s die werken bij het logistieke centrum.Om hier op in te kunnen spelen, zijn klankbordgroepen in het leven geroepen. Ook gaat Xandrina regelmatig naar de werkvloer om met mensen te praten.

Een van de hulpmiddelen om het sociaal intranet te vullen is een zogeheten ‘contentkalender’. Hierin staat wanneer, wat en in welke vorm iets gepubliceerd wordt. Ook is vastgelegd dat er regelmatig een poll is over een dilemma dat speelt in de organisatie.

Het intranet sluit aan bij de kernwaarden van de organisatie: samenwerken, verbeteren en ondernemen. Dat bleek ook toen de coronacrisis vorig jaar begon. “Onze drogisterijen bleven open”, zegt Xandrina. “Er stonden rijen dik met klanten voor de deuren. Op het sociaal intranet kwamen vragen voorbij zoals: Moeten we geen desinfectiemiddelen bij de ingang neerzetten? Daar hebben we meteen iets mee gedaan. Zo werk je van de vloer tot aan het kantoor samen.”

13.40

Breakout ronde

Bij de Omgevingsdienst Brabant Noord was men jarenlang aangewezen op een intranet met weinig functionaliteiten en interactiemogelijkheden. Eind 2019, kort voor de uitbraak van het coronavirus, ging het sociaal intranet live. In het begin moesten de medewerkers wennen aan het nieuwe platform, zegt Angelique van de Laar, adviseur communicatie. “Er was aanvankelijk weinig interactie. Maar na een tijdje begon het echt te lopen. Mensen delen nu veel teksten en foto’s op de tijdlijn en in de groepen.”

De Omgevingsdienst Brabant Noord is een samenwerkingsverband van 15 gemeenten en de Provincie Noord-Brabant. Bijna 300 medewerkers werken aan een schone en veilige leefomgeving. Vrijwel iedereen werkt vanwege corona thuis. Volgens Angelique zorgt het intranet voor verbinding. Ze noemt als voorbeeld een fotowedstrijd voor medewerkers. De foto’s zijn op het platform geplaatst en middels een poll konden mensen stemmen. Ook zetten ze een aantal keer per maand een collega in de spotlight om zo de verbinding met elkaar te blijven houden.

Het platform wordt ook veel gebruikt om zakelijke informatie uit te wisselen. Zo worden er tips gedeeld over Microsoft Teams, het intranet en handige functies in Word en Excel. Ook is in de groepen de laatste stand van zaken te vinden over bijvoorbeeld de nieuwe omgevingswet, de stikstofproblematiek en info over hoe om te gaan met bodemverontreiniging.

Bijzonder handig zijn volgens Angelique de links naar verschillende apps. Er zijn bijvoorbeeld apps naar het selfservice portal en voor de urenregistratie.

Lokalis is de stichting achter de lokale buurt- en wijkteams in Utrecht. De organisatie biedt ambulante basishulp aan jeugd en gezinnen. Het merendeel van de medewerkers is dagelijks op pad om bij cliënten thuis langs te gaan. Zonder het intranet kunnen ze hun werk niet doen. Ze gebruiken hun mobiele telefoon of laptop om in te loggen op hun platform. Zo hebben ze toegang tot het klantregistratiesysteem waar ze een verslag van elk bezoek maken. Ook kunnen ze bijvoorbeeld collega’s vinden of vrije dagen aanvragen via het personeelsdossier.

Een ander belangrijke onderdeel van het platform is het documentbeheersysteem of documentmanagementsysteem. Hier vind je het meest actuele en volledige overzicht van werkprocessen, afspraken et cetera. Ook de kennisbank biedt essentiële info. Deze kennisbank is geen statisch naslagwerk; je kunt er vragen stellen en tips geven.

Het gebruik van het intranet was bij Lokalis al zeer hoog vóór corona en is sindsdien alleen maar gestegen, aldus communicatieadviseur Dorien de Landtsheer. “We hebben het platform gebruikt voor alle communicatie over corona. Mails hebben we nauwelijks gestuurd. Elke week was er een update op het intranet waar alles in stond wat je nodig had. Dat werd enorm gewaardeerd. Tachtig procent van de medewerkers las de berichten binnen een week.”

We gebruiken in ons werk steeds meer ict-systemen. Neem alleen de apps van Microsoft 365 zoals Teams die sinds corona een hoge vlucht hebben genomen. Hoe zorg je ervoor dat de gemiddelde gebruiker het overzicht behoudt? In deze sessie ontvang je praktische handvaten waarbij het intranet het startpunt is. Je hoort hoe je verschillende systemen kunt integreren in je eigen werkplek. In de sessie komt ook een groeimodel aan bod dat ervoor zorgt dat adoptie en acceptatie van de systemen soepel verlopen.

Met meer dan een jaar thuiswerkervaring zoekt iedereen naar nieuwe manieren om betrokkenheid online te vergroten, te verbinden en je online ‘thuis te voelen’. Dit jaar zijn razendsnel nieuwe manieren van samenwerken gestart, zoals online vergaderen en online workshops met collega’s en externen. Welke toegevoegde waarde heeft een Intranet voor kleine en middelgrote organisaties? Hoe kan het intranet bijdragen aan een community-gevoel voor collega’s? In deze break-outronde kijken we naar oplossingen en ideeën hoe het Intranet voor klein en middelgrote organisaties een plek kan zijn waar jouw medewerkers zich verbonden voelen met de organisatie.

14.10

Open inloop

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

14.25

Korte pauze

14.40

Breakout ronde

Alsof de stoomtrein is ingewisseld voor het nieuwste model hogesnelheidstrein. Zo was het ongeveer toen bij De Zorggroep het oude intranet in 2019 werd vervangen door een nieuw platform. De Zorggroep biedt verpleging en verzorging aan iedereen in Noord- en Midden-Limburg. Joke Wijn, informatiemakelaar en projectmedewerker van het intranet: “Vroeger konden we alleen met een desktopcomputer inloggen via Citrix – een tool om software beschikbaar te stellen die wordt beheerd op afstand. Het was een statisch platform waar je alleen maar informatie kon halen. Informatievoorziening was éénrichtingsverkeer.”

Nu is er een sociaal intranet dat interactief is. Medewerkers kunnen vanaf elke plek inloggen. Het intranet is single sign on en geïntegreerd met Microsoft 365 zodat medewerkers vanaf de homepage toegang hebben tot allerlei systemen. Ook kunnen ze nu met anderen samenwerken aan één document waarbij automatisch de laatste versie wordt opgeslagen.

Nieuws kunnen mensen lezen in de tijdlijn en ze kunnen samenwerken in groepen. Lisa Houben, online marketeer : “Onze collega’s zijn heel enthousiast met het aanmaken van groepen over bijvoorbeeld projecten. Hier delen ze bestanden en reageren op elkaar.” Het nieuwe platform komt ook goed van pas tijdens de coronaperiode. “We hebben een speciale pagina over corona die regelmatig wordt geüpdatet. De pagina wordt heel goed gelezen.”

Gemeente Noordoostpolder telt zo’n 315 medewerkers. Het sociaal intranet ging in de zomer van 2019 live. Begin 2021 werd het mogelijk om gericht zaken op het intranet te meten. Zoektermen, berichten in de tijdlijn en meest actieve collega’s werden hiermee inzichtelijk. De gemeente heeft deze statistieken gebruikt om het intranet te optimaliseren.

Sinds het begin van de coronacrisis werkt ongeveer 90 procent van de medewerkers thuis. Het intranet is vooral een middel voor onderlinge verbinding. Webmanager Bas van Rens: “Het platform wordt intensiever gebruikt dan ooit tevoren. Men deelt vooral berichten over privézaken. Een voorbeeld. Alle medewerkers hebben cakemeel gekregen. Spontaan zijn mensen berichten gaan delen over dingen die ze hebben gebakken. Dat is bijzonder, want we zijn best een gesloten organisatie.”

Bas verwacht dat het platform in de toekomst een grote rol zal blijven spelen. “Waarschijnlijk zullen de meeste mensen na corona enkele dagen per week thuiswerken. Beeldbellen via Teams is handig voor vergaderingen en individueel overleg. Maar intranet heeft een heel andere waarde. Het zorgt voor binding met elkaar.”

Waarschijnlijk hebben jij en je collega’s het afgelopen jaar intensief gebruik gemaakt van Teams om werken op afstand te vergemakkelijken. Nadeel is dat de gebruikers telkens Teams moeten verlaten als ze andere applicaties en het intranet willen gebruiken. Het gevolg is vaak dat het intranet een stuk minder gebruikt wordt.

Maar wist je dat je het intranet en alle apps onder kunt brengen onder één Teams-paraplu? In deze sessie hoor je hoe je een naadloze persoonlijke gebruikerservaring kunt creëren tussen Teams en je intranet. Daarbij maakt het niet uit wie de leverancier van jouw platform is.

Waar lopen medewerkers in hun dagelijks werk tegenaan en hoe kan het intranet helpen om dit op te lossen? Welke online tools hebben ze nodig om nu en in de toekomst hun werk te doen? Wat is hierbij het plan van aanpak? Deze vragen staan centraal in de online strategie van elke organisatie.

In deze workshop leer je hoe je zo’n strategie in hoofdlijnen kunt opstellen. Hiermee help je je eigen organisatie verder. Ook sta je steviger in je schoenen als gesprekspartner van bijvoorbeeld directie en andere afdelingen zoals ICT en HRM. Deelnemers aan deze workshop ontvangen een whitepaper vol praktische tips die ze direct kunnen toepassen.

15.10

Open inloop

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

15.25

Breakout ronde

Yammer is in opkomst. Het is een sociaal netwerk waarmee medewerkers binnen een organisatie met elkaar verbinding kunnen maken. Ze kunnen berichten plaatsen en hierop reageren. Deze tool, onderdeel van Microsoft 365, biedt dus deels de mogelijkheden van een sociaal intranet.

In deze sessie legt Jaap Linssen uit wat Yammer precies is en hoe je de app effectief kunt inzetten. “Je kunt het gebruiken om foto’s te delen over privézaken of voor andere zaken die weinig waarde toevoegen. Dan heeft het weinig nut. Ik pleit ervoor om het strategisch te gebruiken. Bijvoorbeeld om thema’s zoals ‘klantgerichtheid’ onder de aandacht te brengen.”

Jaap geeft in deze sessie praktische tips en benoemt de valkuilen. Daarnaast geeft hij voorbeelden uit de praktijk van verschillende grote bedrijven zoals internationale zuivelcorporatie FrieslandCampina. Je ziet onder andere screenshots die meteen duidelijk maken hoe Yammer werkt.

Met zijn bedrijf OrangeTrail begeleidt Jaap bedrijven bij de inzet van Yammer, sociaal intranet en andere tools. Klanten zijn toonaangevende bedrijven zoals Booking.com, Nestlé, Heineken, Bol.com, Ahold en ING.

Hoe zorgen we ervoor dat méér medewerkers gebruik maken van het intranet? Dat is een vraag die speelt bij veel communicatieprofessionals. Adoptie is dan ook een hot item in organisaties. Maar welke methode werkt wél en welke juist niet? In deze interactieve sessie gaat Doreen Borneman van adviesbureau Adoptics in op drie valkuilen bij adoptie van een intranet en tips hoe je ze kunt voorkomen.

Doreen heeft veel ervaring op gebied van adoptie. Zij ondersteunde hierin organisaties zoals Vektis (informatieservices in de zorg), Aeres Hogeschool en JP van den Bent (ambulante ondersteuning). Doreen staat garant voor een levendige, interactieve sessie. De adviezen van Doreen zijn praktijkgericht. Wat je in deze sessies leert, kun je morgen direct toepassen.

Bij een event vorig jaar leidde Doreen al eens een sessie over adoptie. Deelnemers reageerden positief. Een deelnemer gaf in de enquête aan: “Interessant en ook een paar fijne schemaatjes erin verwerkt met duidelijke uitleg erbij.” Een ander schreef: “Dit werd erg kundig uitgelegd. Ik vond de interactie via Mentimeter ook een leuke afwisseling.”

Microsoft 365 is een verzameling online diensten zoals Teams, SharePoint en Outlook. Als jouw organisatie deze software nog niet gebruikt dan wordt er vast gewerkt aan de invoering hiervan. Want Microsoft 365 – voorheen Office 365 – heeft een hoge vlucht genomen.

Veel organisaties die werken met Microsoft 365 gebruiken slechts een deel van dit pakket. Dat is omdat men veel mogelijkheden niet kent. Zo kun je eenvoudig vragenlijsten maken en verwerken. Een ander voornbeeld is het maken van notulen bij een Teams-vergadering. Dankzij versiebeheer zorg je ervoor dat iedereen altijd de laatste versie heeft. Zo biedt Office 365 nog meer veel meer toepassingen die handig zijn en tijd besparen.

In deze sessie legt Steven van der Bles van TIMI uit hoe je meer uit Microsoft 365 kunt halen. Hij geeft ook tips die je morgen direct kunt toepassen. Steven weet waar hij het over heeft. Hij is al 20 jaar gespecialiseerd in dit softwarepakket. Steven voerde opdrachten uit voor organisaties zoals provincie Drenthe, gemeente Haarlemmermeer, BUMA STEMRA, Onderwijsgroep Noord en Zaans Medisch Centrum.

Op elk intranet vind je een pagina met algemene informatie die voor alle medewerkers relevant is. Bij de ene organisatie heet dit ‘kennisbank’, bij de andere ‘weten en regelen’ en bij een derde ‘serviceplein’. Op deze pagina vind je bijvoorbeeld info over alles wat met HR te maken heeft. Denk aan de regels voor verlof of ziekmelding, vakantiedagen, of re-integratie.

Bij veel intranetten wordt deze informatie niet gebruiksvriendelijk gepresenteerd. Dat komt omdat vaak niet vanuit de gebruiker is gedacht, maar vanuit de afdelingen die de informatie levert. Heb je een bepaalde vraag dan moet je eerst weten bij welke afdeling deze hoort. Voor medewerkers is dat een onhandige ordening.

In deze sessie hoor je van Mendy Visser hoe het beter kan. Zij geeft aan hoe je een kennisbank kunt opzetten die uitgaat van de gebruiker. Het voordeel: medewerkers helpen zichzelf en gaan niet meer bellen met allerlei afdelingen. Dit bespaart tijd en geld voor de organisatie.

Mendy is consultant en contentspecialist bij adviesbureau Lift.

Wat komt er allemaal kijken bij de implementatie van een nieuw intranet in de zorg? In deze sessie geeft consultant Joost Helbo je handvaten waar je echt iets aan hebt. Hij gaat met name in op de randvoorwaarden bij een implementatie. Een voorbeeld is het inrichten van de governance. Dit betekent dat je een duidelijke structuur moet hebben voor het nemen van beslissingen. Ook zijn bijvoorbeeld een heldere visie, een duidelijke koers en voldoende middelen van belang. Joost, directeur van adviesbureau Interaxy, vertaalt deze abstracte begrippen naar voorbeelden uit de praktijk. Hij gaat met name in op de succesvolle implementatie van een nieuw intranet bij ouderenzorginstelling AxionContinu.

15.55

Korte pauze

16.10

Breakout ronde

Sinds corona zijn in organisaties allerlei nieuwe ict-systemen zoals de apps van Microsoft 365 ingevoerd. Nu we steeds minder op kantoor komen is het nog belangrijker geworden dat medewerkers hun digitale weg weten te vinden. Helaas pakt het vaak anders uit en worden goedbedoelde systemen nauwelijks gebruikt. Ook weten medewerkers niet meer wat ze waar kunnen vinden. Hoe dat komt? Omdat in veel organisaties niet vanuit de medewerker wordt gedacht maar vanuit het aanbod aan software.

In deze sessie vertelt Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve, hoe je met de ogen van de gebruiker kunt kijken naar het intranet en apps. Hij geeft aan welke stappen je moet zetten om erachter te komen wat hij of zij écht nodig heeft in het werk en hoe medewerkers software echt gebruiken. Peter geeft in deze sessie ook inspirerende praktijkvoorbeelden van de diverse klanten waar hij voor werkt.

Wil je dat meer collega’s het intranet gebruiken? Dan is deze sessie voor jou interessant. Guido Verboom en Durk de Boer leggen uit hoe je dit met ‘de ladder’, een aanpak van de bekende managementgoeroe Ben Tiggelaar, voor elkaar krijgt.

Stel je een ladder voor met drie treden. De bovenste trede is het doel dat je wilt bereiken. De middelste trede is het gedrag dat nodig is om dit doel te bereiken. De onderste trede is de support, de ondersteuning die nodig is om te komen tot ander gedrag. Het formuleren van een doel is ingewikkelder dan het lijkt. Bij de meeste organisaties blijft het hangen in vage begrippen zoals ‘kennisdelen’. Maar een goed doel is specifiek, meetbaar en gekoppeld aan bedrijfsdoelstellingen.

Guido, antropoloog, procesbegeleider en communitymanager, pleit ervoor om ook het gedrag helder te formuleren. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat medewerkers regelmatig een blog schrijven of een reactie geven op een post van anderen. De laatste trede, support, kan bijvoorbeeld zijn dat het intranet automatisch opstart als je de computer aanzet.

“Het belangrijkste is dat het bevorderen van het gebruik van het intranet géén communicatievraagstuk is”, zegt adviseur Durk, “maar gaat over gedragsverandering. En dat krijg je niet zomaar voor elkaar.”

Digitale toegankelijkheid betekent bij een intranet dat alle medewerkers – ook mensen met een beperking – hier gebruik van kunnen maken. Het gaat hierbij niet alleen om mensen die blind of doof zijn. Het zijn bijvoorbeeld ook mensen die kleurenblind zijn of een motorische beperking hebben waardoor ze geen muis kunnen gebruiken.

We hebben het dan een grote groep; er zijn 4,5 miljoen Nederlanders met een functiebeperking die invloed heeft op hun internetgebruik. De kans is dus groot dat ook in jouw organisatie mensen zijn met een functiebeperking. Voor overheden is het wettelijk verplicht om content toegankelijk aan te bieden. Dat geldt niet alleen voor websites maar ook voor intranetten.

In deze sessie geeft Niels van Buuren aan hoe je ervoor kunt zorgen dat het intranet van jouw organisatie digitaal toegankelijk is. Hij geeft praktische tips die je direct kunt toepassen. Niels is directeur/eigenaar van Swink. Dit digitale bureau levert diensten op gebied van contentmanagement, digitale toegankelijkheid en data-analyse. Niels is een ervaren spreker. Hij is aangesloten bij Speakers Academy, een bureau waar allerlei topsprekers aan verbonden zijn.

Wat wil je met het intranet bereiken? Hoe vertaal je organisatiedoelstellingen naar de doelen van je platform? Over dit soort zaken wordt bij veel organisaties nauwelijks nagedacht. Bij rechtsbijstandsverzekeraar ARAG gebeurt dat wél. Het intranet wordt ingezet om medewerkers mee te nemen met de strategie van het bedrijf en om verbinding te creëren tussen collega’s en afdelingen. Communitymanager Maartje Koelewijn: “Als we projecten starten, willen mensen weten waarom we dat doen, waar we met het bedrijf heen willen en wat hun rol daarin wordt.”

Door te werken met een plan en een contentkalender wordt er gericht gecommuniceerd. Zo min mogelijk losse flodders, maar rubrieken en terugkerende items. Eén doel hierbij is collega’s meenemen met de strategie en alle projecten die daaronder vallen. Een ander doel is het creëren van verbondenheid tussen collega’s en afdelingen door het plaatsen van human interest verhalen.

“60 procent van de medewerkers is jurist of advocaat”, zegt Monique Philippi, adviseur interne communicatie. “Het oplossen van juridische problemen is mensenwerk. De manier waarop zij dat doen, is ons best bewaarde geheim. Daar lopen collega’s niet mee te koop. Door in een vast ritme hun verhalen te delen, laten zij zien hoe wij mensen écht helpen.”

In oktober 2019 ging het sociaal intranet van GGZ Rivierduinen live. “Het oude intranet was vooral zenden”, legt communicatieadviseur Hanneke de Zwart uit. “Dankzij het nieuwe platform kunnen mensen kennis delen. Daardoor hoeven mensen niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden.”

GGZ Rivierduinen telt 2400 medewerkers en biedt geestelijke gezondheidszorg aan kinderen en volwassenen in het noorden en midden van Zuid-Holland. Sinds de coronacrisis speelt het intranet een grote rol als middel voor verbinding. Veel mensen delen nu berichten over hun persoonlijk wel en wee. Een ander voorbeeld is het Nieuwe Duinen Festival begin dit jaar. “Dit festival werd uitgezonden vanuit een studio; medewerkers konden dit volgen via het intranet. Er werden allerlei positieve initiatieven vertoond die medewerkers eerder hadden ingezonden. Het was zo’n succes dat we het waarschijnlijk nog een keer gaan organiseren.”

Na corona zal het belang van het intranet verder toenemen, verwacht Hanneke. Omdat veel medewerkers een deel van de week thuis gaat werken, wordt online verbinding via het platform nóg belangrijker. Dick Struys, pr-coördinator en tekstredacteur: “De vraag is hoe we de mooie dingen van deze tijd, de saamhorigheid, kunnen vasthouden.”

Tijdens deze sessie zullen Hanneke en Dick elkaar aanvullen. Hanneke vertelt vanuit het perspectief van het kantoor terwijl Dick, die lange tijd heeft gewerkt als hulpverlener, vertelt vanuit het perspectief van de werkvloer. Anders gezegd: hoe verhouden de wensen zich tegenover de dagelijkse werkelijkheid?

16.40

Breakout ronde

Geen intranet zonder content. Geen content zonder vaste redacteuren of medewerkers die zelf bijdragen plaatsen. Maar hoe stimuleer je collega’s om dit te doen? Hoe voorkóm je dat het meeste werk op jouw schouders terecht komt? De antwoorden op deze vragen hoor je van Marion Poll, editor-in-chief Global BAM Intranet.

Marion stuurt wereldwijd tientallen redacteuren aan die content leveren. Ze coacht deze mensen en helpt ze met het optimaliseren van informatie en het creëren van aantrekkelijke content. “Door met hen in verbinding te staan en vertrouwen te geven dat ze het kunnen, heb ik zelf minder werk en vult het platform zich steeds meer.”

In deze sessie geef Marion tips hoe ook jij ervoor kunt zorgen dat medewerkers zelf content aanleveren. Ook geeft ze aan hoe je kunt voorkómen dat jij de vraagbaak binnen de organisatie wordt voor alles wat met intranet te maken heeft. Marion geeft hierbij veel praktijkvoorbeelden van het intranet van de Royal BAM Group, het grootste Nederlandse bouwbedrijf. Dit beursgenoteerde concern voert projecten uit in ruim dertig landen.

Natuurlijk is ons platform op de medewerkers gericht! Dat is wat communicatieprofessionals vaak zeggen. In de praktijk valt het nogal eens tegen. Want meestal richt het intranet zich vooral op de kantoormedewerkers. Het is dan slechts van beperkte waarde voor mensen die uitvoerend werk doen – zoals docenten, verpleegkundigen of monteurs.

In deze sessie vertellen Doreen Borneman van onderwijsinstelling Rijn IJssel en Janine Dumont van Erasmus MC (ziekenhuis in Rotterdam) hoe je ervoor kunt zorgen dat het intranet zich écht op de medewerkers richt. Ze geven aan hoe ze door hun persoonlijke benadering en intensieve samenwerking met onder andere een klankbordgroep het project hebben aangepakt.

De aanpak van Doreen en Janine is een voorbeeld voor andere organisaties. Dat blijkt uit het feit dat beiden de Intra.NET Reloaded Berlin Award hebben gewonnen. Dit is een belangrijke Europese award voor intranetten. Vorig jaar won Janine de prijs en in 2018 mocht Doreen deze award al in ontvangst nemen.

Doreen en Janine staan garant voor een interactieve en energieke presentatie met veel voorbeelden uit de praktijk. Bij het vorige online event van De Walvis schreef een deelnemer over de presentatie van Janine in de enquête: “Interessant! Ga haar zeker op LinkedIn volgen met haar vlogs.” Bij Doreen gaf een respondent aan: “Heel tof: hier hadden de overige workshophouders bijna allemaal van kunnen leren” Een ander noteerde: “Beste spreker van de dag en een erg leuk onderwerp!”

17.10

Afsluiting door dagvoorzitter Alex van Schooten

Wie nemen deel aan het intranetsymposium zomereditie?

95 mensen hebben zich al aangemeld. Zij zijn werkzaam bij onder andere:

  • Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland
  • Jeugdbescherming Gelderland
  • Tintengroep (sociaal werk)
  • Centraal Bureau voor de Statistiek
  • gemeente Arnhem
  • Adrz (Admiraal de Ruyter Ziekenhuis)
  • KLM Catering Services Schiphol bv
  • SKBNM Kinderopvang
  • HAS Hogeschool
  • Vidomes (woningcorporatie)
  • ziekenhuis Nij Smellinghe
  • De Schoor (welzijn)
  • Federale Overheidsdienst Justitie (België)
  • De Posten (zorg)
  • gemeente Leiden
  • Medisch Centrum Leeuwarden
  • Gasunie
  • Dokterszorg Friesland
  • Mondriaan (ggz)
  • gemeente Moerdijk
  • Raad voor de Kinderbescherming
  • Accare (zorg)
  • Teva Pharmaceuticals (chemisch bedrijf)
  • gemeente Bronckhorst
  • ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Bravis ziekenhuis
  • Stichting PK (bedrijfsbureau in het sociaal domein)
  • Iv- Infra (ingenieursbureau)
  • Kadaster
  • Zicht, risico- en verzekeringsadviseurs
  • Dokterszorg Friesland
  • Ikazia Ziekenhuis
  • Zuidwest Radiotherapeutisch Instituut
  • Certe (medisch onderzoek en laboratoriumonderzoek )
  • gemeente Delft
  • stad Genk (Vlaanderen)
  • Sakura Finetek (medische hulpmiddelen)
  • Kooi Trading (beveiliging)
  • AxionContinu (zorg)
  • ASR Nederland (verzekeraar)
  • AZ Sint-Blasius - O.L.Vrouw van Troost vzw (Vlaams ziekenhuis)
  • Nationaal Coördinator Groningen (versterking gebouwen aardbevingsgebied Groningen)

“Goed verzorgd en inspirerend”

Alex van Schooten van Communicatiebureau De Walvis heeft sinds 2020 al vijf online events georganiseerd. Wat vonden de deelnemers?

Rutger Leijenaar, communicatieadviseur Thuiszorg Het Friese Land: “Goed verzorgd en inspirerend. Bovendien is het natuurlijk super laagdrempelig, zo vanachter de eigen computer thuis!”

Bart Meuffels, community coach Raad voor de Kinderbescherming: “Jouw enthousiasme en initiatief is wederom toe te juichen Alex: bij deze! Chapeau. De techniek liet ons niet in de steek en het schakelen tussen de breakouts ging goed.”

Nienke Hubers, communicatieadviseur zorginstelling Marga Klompé: “Ik vind dat je het super knap hebt georganiseerd. Het ene sloot inhoudelijk meer bij mijn interesses aan dan het andere. Maar, dat houd je toch altijd.”

Hermien Levels, communicatiemedewerker Ambulancezorg Limburg-Noord: “Super initiatief! Hopelijk volgen er meer…”

Peter Heuseveldt, klantcommunicatieadviseur UWV: “Onder de indruk dat het zo goed lukte om sessie bij te wonen, te wisselen etc. De haperende techniek die sommige deelnemers meldden lag vlgs mij aan de thuissituatie en niet bij jullie. Chapeau.”

“Veel inspiratie opgedaan”

Hét Nationaal Intranetsymposium vond zes keer eerder plaats. Tot en met 2019 was was dat op locatie bij het NBC Congrescentrum in Nieuwegein. Hieronder tweets die toen verstuurd zijn.

Feedback op jouw intranet?

Als je dat wilt – dit is niet verplicht – kun je tijdens het onderdeel ‘Intranet Informatiemarkt’ het platform van je organisatie via je laptop aan deelnemers tonen. Da’s interessant voor hen en jij krijgt feedback van vakgenoten. Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen, geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier. Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.

De Walvis organiseert dit event en meer

Hét Nationaal Intranetsymposium wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Dit bureau is onafhankelijk en niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft De Walvis al 30 bijeenkomsten georganiseerd. Voorbeelden zijn Intranet in Zorg en Welzijn en Meer resultaat met intranet en de digital workplace. Wil je op de hoogte blijven van deze en andere events? Meld je dan via een e-mail aan voor de mailinglist.

Microsoft Teams

We gebruiken bij dit event Microsoft Teams. Dit communicatieplatform is onderdeel van Microsoft Office en wordt veel gebruikt door allerlei soorten organisaties. Je ontvangt van ons een link waarmee je kunt inloggen.
Privacy en veiligheid zijn voor ons belangrijk. Daarom gebruiken we bijvoorbeeld geen Zoom of Grip. Dit laatste platform voor virtuele bijeenkomsten wordt vaak gekoppeld aan Zoom.

Aanmelden

Deelnemen kost 100 euro (ex. btw) per persoon. Goed om te weten: de gegevens van je aanmelding worden niet doorgespeeld aan sponsors of andere partijen. Deze organisaties gaan je dus niet ongevraagd mailen of bellen.

Zomeractie: neem gratis een collega mee

Kom je met meerdere personen van één organisatie? Dan kan elke tweede persoon gratis deelnemen. Als je met twee mensen komt dan betaal je dus voor één persoon. Als je met met z’n vieren komt dan betaal je voor twee. Et cetera.

Aanmelden »

Sponsors