Nationaal Congres

Online Verbinding

Teams event op 20 april 2021

Het event is achter de rug.

Deze bijeenkomst is achter de rug. Volgend event van De Walvis is Hét Nationaal Intranetsymposium op 23 november 2021. Op 5 april 2022 vindt de volgende editie van Congres Online Verbinding plaats.

Nationaal Congres Online Verbinding

Vanwege corona werken veel mensen thuis. Communiceren en samenwerken doen we grotendeels online. Dat brengt nieuwe mogelijkheden én uitdagingen met zich mee. Bij dit event op 20 april 2021 krijg je tips & tricks en maak je kennis met inspirerende praktijkvoorbeelden. De keynote presentaties zijn van Achmea en van Marianne Sturman. Marianne is dé thuiswerkspecialist van Nederland. Ze is columniste bij het Financieele Dagblad en o.a. te horen in de podcast van de bekende managementgoeroe Ben Tiggelaar.

Zes redenen om erbij te zijn

Praktijkgericht en actueel

Sprekers gaan in op de praktijk. Thuiswerken en andere gevolgen van de coronacrisis spelen dus een belangrijke rol.

Eerlijke verhalen

In de praktijkcases vertellen organisaties niet alleen wat goed gaat maar ook wat beter kan.

Veel keuzemogelijkheden

Bepaal tijdens de dag welke sessies je wilt bezoeken.

Laatste trends

Maak kennis met de laatste ontwikkelingen op gebied van intranet, tools voor thuiswerken en meer.

Compact programma

Online events vergen meer concentratie dan gewone bijeenkomsten. Daarom duurt het congres 4 uur en niet een hele dag.

Geen doorverkoop van persoonsgegevens

Naderhand word je dus niet ongevraagd gebeld of gemaild door sponsors etc.

Voor wie

Professionals die betrokken zijn bij het intranet, de digitale werkplek of andere vormen van online verbinding. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om communicatieadviseurs, HR-managers en IT’ers.

Sprekers

Klik op de foto voor meer info

Alex van Schooten

organisator en dagvoorzitter >>

Met zijn bedrijf Communicatiebureau De Walvis organiseert Alex events op gebied van intranet en andere vormen van online verbinding. Dit bedrijf is zelfstandig en dus niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft Alex al 30 (!) bijeenkomsten georganiseerd. Een voorbeeld is Hét Nationaal Intranetsymposium. Dit symposium was in 2020 online en trok toen ongeveer 120 deelnemers.

Susan Smulders

partner van Moneypenny Consulting & Training>>

Susan is opgeleid als bedrijfskundige op Nijenrode en in Lausanne . Ze heeft ruime ervaring opgedaan in het bedrijfsleven bij o.a. KPN en Telfort. Susan is de drijvende kracht achter Moneypenny Consulting en Training. Haar kracht ligt in het vertalen van theorie en praktijkervaring naar nieuwe werkbare oplossingen waar organisatie, medewerkers en maatschappij baat bij hebben.

Marianne Sturman

thuiswerkexpert en directeur van Moneypenny>>

Ruim 20 jaar geleden richtte Marianne Sturman haar bedrijf Moneypenny op. Daarmee is ze pionier en expert op gebied van werken op afstand en thuiswerken. Bij Moneypenny werken flexibele arbeidskrachten vanuit hun thuiskantoor voor organisaties die ondersteuning nodig hebben. Marianne is ook columniste bij Het Financieele Dagblad en o.a. te horen in de podcast van de bekende managementgoeroe Ben Tichelaar.

Stephan Bol

marketing en communicatie Lelie zorggroep >>

Lelie zorggroep biedt verpleeghuiszorg, thuiszorg en begeleiding vanuit een christelijke motivatie. De organisatie telt zo’n 3500 vaste medewerkers en 1000 vrijwilligers. Oktober 2020 ging het sociaal intranet live. Het platform wordt o.a. gebruikt voor het verspreiden van updates over corona.

Eva Reinartz

communicatiemedewerker Universiteit Utrecht >>

Met meer dan 30.000 studenten is de Universiteit Utrecht een van de grootste universiteiten van Nederland. Open dagen bij de Universiteit Utrecht waren altijd fysieke bijeenkomsten. Sinds corona worden deze georganiseerd via Webinargeek. Dit is Nederlandstalige webinarsoftware.

Iman Fawzi

communicatieadviseur Ikazia Ziekenhuis >>

Het Ikazia Ziekenhuis is een Protestants Christelijk ziekenhuis in Rotterdam-Zuid. Er werken 2000-2500 medewerkers. Sinds januari 2020 wordt er gewerkt met een sociaal intranet. Dit wordt gebruikt voor het delen van informatie over o.a. corona, maar ook om de betrokkenheid, oprechte interesse en onderlinge verbondenheid te bevorderen.

Frederique Zeelenberg

digitale communicatie & informatie Trivire >>

Woningcorporatie Trivire verhuurt ruim 14.000 woningen in de regio Drechtsteden in Zuid-Holland. Het sociaal intranet werd september vorig jaar gelanceerd - midden in de coronaperiode. Het gros van de ruim 200 medewerkers werkt nu thuis. Het platform is een middel om hen met elkaar te verbinden. Medewerkers plaatsen allerlei berichten en ook worden op het platform online evenementen geïntroduceerd.

Nathalie Baas

communitymanager Stérk.Brabant >>

Stérk.Brabant is een community voor sociaal ondernemers in de provincie Noord-Brabant. De community is zowel online als offline. Vóór corona waren er veel fysieke bijeenkomsten zoals workshops. Inmiddels is het accent verschoven naar de online community.

Wendy Meijer-de Korte

channel manager bij Achmea >>

Achmea is een van de grootste financiële dienstverleners van Nederland. Het bedrijf is ook de grootste verzekeraar. Wendy is channel manager bij achmeanet, het intranet van deze onderneming. Dit platform speelt een belangrijke rol bij het verbinden van medewerkers nu veel mensen thuiswerken.

Ilonka Ouwendijk

marketing, pr & communication Pieter van Foreest >>

Pieter van Foreest is een zorgorganisatie in Zuid-Holland met ruim 3400 medewerkers. Zij bieden zorg en ondersteuning aan senioren in 25 locaties en bij mensen thuis. December 2020 is het sociaal intranet gelanceerd. Het platform speelt een belangrijke rol in de informatievoorziening over corona.

Peter Haan

directeur adviesbureau Evolve >>

Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 6 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Peter voerde projecten uit voor o.a. het ministerie van Economische Zaken, de provincie Overijssel, gemeente Rotterdam, BAM, KPN, TNO, SNS REAAL, Philips en Ziggo. Daarnaast geeft hij regelmatig inspiratiesessies voor senior management en directie.

Bas van Glabbeek

communicatie & change consultant Involve >>

Involve is gespecialiseerd in communicatie en change. Al meer dan 25 jaar helpt Involve organisaties vernieuwen met expertise en ervaring op het gebied van interne communicatie, change en leiderschap. Bas voerde opdrachten uit voor onder andere C1000, EMTÉ, De Haagse Hogeschool, Fource, Havenbedrijf Rotterdam, Jumbo, Janssen Pharmaceutica, Pro Persona en UMC Utrecht. Daarnaast is hij co-auteur van 2 boeken.

Christiaan Lustig

digitaal strateeg bij TrueLime>>

TrueLime is gespecialiseerd in het ontwerpen, ontwikkelen en bouwen van slimme software oplossingen en digitale transformaties. Van websites, webapplicaties en zaaksystemen, tot portalen en social intranetten. Kenmerkend is een gebruiksvriendelijke userinterface in combinatie met een flexibele, betrouwbare beheeromgeving. Tot de klanten behoren o.a. Radboud Universitair Medisch Centrum en Vilans.

Arjan Nataraj

directeur/eigenaar adviesbureau Mixit >>

Mixit is een digital workplace design bureau. Het motto: 'slimmer werken gewoon maken'. Het bureau zorgt ervoor dat mensen makkelijk met hun digitale omgeving kunnen werken zodat zij én hun organisatie er beter van worden. Mixit adviseert, ontwerpt en begeleidt de verandering die hierbij komt kijken. Voorbeelden van oplossingen zijn dashboards en digitale werkplekken voor De Nederlandse Loterijen, UMCU, rederij Anthony Veder en Hogeschool Inholland.

René Jansen

directeur Winkwaves >>

Winkwaves maakt Harmonics: het flexibel meegroeiende communicatieplatform voor sociaal intranet, kenniscommunities en als strategisch instrument voor organisatieontwikkeling. Het motto: it's more than a tool, it's a mindset. Daarom maakt Winkwaves evenveel werk van een goede begeleidingsaanpak om meer mensen meer mee te laten doen. Dit doen zij in cocreatie met klanten. Sinds 2006.

Hellas Schelleman

management consultant APPM >>

Hellas is de afgelopen 24 jaar vooral actief geweest als consultant. Zij heeft zich onder andere beziggehouden met vraagstukken op gebied van infrastructuur en ruimtelijke ordening. Op dit moment is ze betrokken bij Samen ’s-Hertogenbosch, een project voor online burgerparticipatie over de gebiedsontwikkeling rond het station.

Doreen Borneman

medeoprichter en -eigenaar Adoptics >>

Doreen is adviseur, trainer en coach met een focus op interne communicatie en digitaal samenwerken. Bij Rijn IJssel is ze verantwoordelijk voor (de adoptie van) het sociaal intranet. Deze onderwijsinstelling won 2018 de Intra.NET Award voor de succesvolle manier waarop het sociaal intranet is geïntroduceerd. Vanuit Adoptics ondersteunt ze hierin nu ook andere organisaties met als doel makkelijk (samen)werken in een digitale wereld.

Janine Dumont

zelfstandig projectmanager Project Mindz >>

Al 20 jaar is Janine gespecialiseerd in het managen van digitale projecten zoals (social) intranetten en websites. Deze projecten spelen altijd op het snijvlak van IT en Marketing/Communicatie; twee aparte werelden die ze met elkaar weet te verbinden. Zo ontstaan er praktische en goedwerkende producten die ook echt gebruikt worden. Opdrachtgevers zijn o.a. Erasmus MC, ING, multinational SCA en Stad Antwerpen.

Maria Farag

consultant interne sociale media bij Evolve >>

Vanuit adviesbureau Evolve vertaalt Maria strategie naar praktijk door mensen (online) te verbinden. Voor verschillende opdrachtgevers ondersteunt ze de online dialoog met communitymanagement, trainingen of strategietrajecten. Zodat organisaties hun doelen behalen, en het eigen (dagelijkse) werk makkelijker, beter, leuker wordt.

Guido Verboom

antropoloog, procesbegeleider & communitymanager >>

Guido is antropoloog en online communitymanager met een passie om mensen in beweging te brengen en te verbinden om zo toegevoegde waarde te creëren voor alle betrokkenen. Sinds 2019 is hij communitymanager bij de community voor mensen met diabetes type 1.

Wanda Catsman

communitystrateeg en manager >>

Wanda heeft jarenlang ervaring opgedaan als communitymanager bij verschillende organisaties. Ze stond aan de basis van de online community voor mensen met diabetes type 1 en heeft nu een eigen wandelcommunity. Als freelance communitystrateeg helpt ze organisaties met het opzetten van succesvolle communities.

Evelyn Visschedijk

communitycoach sociaal intranet bij Levvel >>

Levvel biedt jeugdzorg en jeugd-ggz in Amsterdam en omgeving. De organisatie telt zo’n 2000 medewerkers. Het sociaal intranet speelt een belangrijke rol bij het thuiswerken en verbinden van medewerkers. Het gebruik is sinds corona vrijwel verdubbeld.

Jaap Linssen

medeoprichter adviesbureau OrangeTrail >>

OrangeTrail begeleidt bedrijven bij de inzet van sociaal intranet en andere tools. Klanten zijn toonaangevende bedrijven zoals Booking.com, Nestlé, Heineken, Bol.com, Ahold en ING. Jaap Linssen, CEO van OrangeTrail, heeft ruime ervaring als spreker in binnen- en buitenland. Hij is gespecialiseerd in adoptie van interne sociale media zoals sociaal intranet en helpt organisaties om deze middelen productief in te zetten.

Samuel Driessen

director external digital channels bij Teva >>

Samuel heeft jarenlange ervaring op gebied van digitale transformatie, digitale strategie, digital workplace, intranet en innovatie. Na werkzaamheden als o.a. consultant is hij nu werkzaam bij Teva, een van de grootste farmaceutische bedrijven ter wereld.

Jacoline van Rijn

adviseur interne communicatie gemeente Gouda >>

Gemeente Gouda telt ruim 70.000 inwoners en zo’n 600 medewerkers. De gemeente maakt intensief gebruik van Zoom om medewerkers te betrekken bij de organisatie. Dat gebeurt bijvoorbeeld één keer per twee weken via het Gouda Journaal. Dit is een online event met de laatste updates voor het personeel. Ook zijn er online bijeenkomsten waar collega’s elkaar informeel kunnen ontmoeten.

Mirjam de Kruif

Communicatie gemeente Moerdijk >>

Gemeente Moerdijk in Noord-Brabant telt krap 40.000 inwoners. De gemeente zet een podcast in om medewerkers te informeren nu bijna alle ambtenaren thuiswerken.

Maria Stokvis

communicatieadviseur gemeente Lansingerland >>

Lansingerland is een gemeente in de provincie Zuid-Holland. De gemeente, die ruim 62.000 inwoners telt, organiseert sinds corona regelmatig personeelsbijeenkomsten met de tool WebinarGeek. Doel hierbij: verbinden van medewerkers.

Hanneke de Zwart

communicatieadviseur GGZ Rivierduinen >>

GGZ Rivierduinen is een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg in het noorden en midden van de provincie Zuid-Holland. De organisatie telt ruim 1500 medewerkers.

Programma


Je kunt op de middag zelf beslissen welke sessies je wilt bezoeken. Bevalt een parallelsessie niet? Dan zit je met één muisklik in een andere.

12.30

Inloggen door sprekers en deelnemers

13.00

Welkom door dagvoorzitter Alex van Schooten

13.10

Eerste keynote presentatie

Op Linkedin vind je talloze lijstjes met do’s en don’ts over thuiswerken. Voor het merendeel obligate tips over het nemen van pauzes en het belang van een goede bureaustoel. Maar er spelen veel belangrijker vragen. Hoe zorg je dat medewerkers zich verbonden voelen met de organisatie? Is het mogelijk om online de informele gesprekken op de wandelgang te creëren? En hoe houden we straks de goede dingen vast die we hebben geleerd?

In deze sessie gaan Susan Smulders en Marianne Sturman van Moneypenny in op deze vragen en nog veel meer. Ook vertellen ze hoe jij daar als communicatie- of hr-professional je organisatie bij kunt ondersteunen. Marianne is columniste bij Het Financieele Dagblad en o.a. te horen in de podcast van de bekende managementgoeroe Ben Tiggelaar. Ruim twintig jaar geleden richtte ze Moneypenny op, een bedrijf waar flexibele arbeidskrachten vanuit hun thuiskantoor organisaties ondersteunen. Daarmee is Marianne pionier en expert op gebied van werken op afstand en thuiswerken.

13.40

Tweede keynote presentatie

Op het moment dat corona Nederland in z’n greep kreeg, werd het intranet bij Achmea meteen zeer relevant in de informatievoorziening. Naast achmeanet, het intranet op basis van SharePoint, speelt ook Microsoft Teams hierin een belangrijke rol. In Teams worden verschillende kanalen ingezet en bijvoorbeeld ook stukken gedeeld.

Het statisch (en dus niet sociaal) intranet speelt niet alleen een rol bij het informeren van medewerkers, ook kunnen medewerkers hun verhaal kwijt. channel manager achmeanet Wendy Meijer-de Korte “We zijn gestart met de rubriek ‘Hoe zit jij erbij?’. Dat waren interviews die gerelateerd zijn aan thuiswerken en corona.”

Het sociale aspect van het intranet is door het thuiswerken veel belangrijker geworden. “We hadden al plannen om Yammer (een tool voor het delen van berichten) te integreren in het intranet en het platform zo socialer te maken. Door corona is dit in een stroomversnelling geraakt en is het plan voor een sociaal intranet naar voren gehaald.”

Thuiswerken is een blijvertje, zo verwacht Wendy. En daarom zal de behoefte bij medewerkers aan online verbinding in de toekomst alleen maar toenemen. “De richtlijn is dat we straks individuele werkzaamheden vanuit huis doen wanneer dit kan. En dat we alleen naar kantoor komen voor zaken zoals samenwerken, inspiratie, klantontvangst en binding met de organisatie en merken. Het grootste deel van je werk doe je straks dus thuis, in het café of ergens anders.”

14.10

Breakout-ronde

Het sociaal intranet van woningcorporatie Trivire is september vorig jaar gelanceerd – midden in de coronaperiode. Het gros van de ruim 200 medewerkers werkt inmiddels een jaar thuis. Het platform wordt ingezet als online kantoor waar collega’s kunnen samenwerken en met elkaar verbinding leggen. “We hebben medewerkers gestimuleerd om persoonlijke en werkgerelateerde berichten te plaatsen”, zegt Frederique Zeelenberg, medewerker digitale communicatie en informatie. “Een collega deelde bijvoorbeeld een mooie ervaring met een huurder. Een andere collega vertelde dat ze een kindje heeft gekregen. Daarop kwamen veel felicitaties. We proberen met de tijdlijn op ons intranet een online wandelganggesprek te creëren.”

Frederique heeft samen met collega’s verschillende online evenementen opgezet zoals een pubquiz en een bingo. Ook heeft ze ‘game of homes’ georganiseerd. “Collega’s hebben teams gevormd en konden gedurende 2 maanden opdrachten doen waarmee ze punten verzamelen. Zoals boodschappen doen voor een oudere of een online challenge voltooien. De resultaten moesten ze steeds met een foto of filmpje delen op het intranet. Zo konden de medewerkers meteen oefenen met de intranet-app.”

Hoe gaan we straks – na de corona periode – communiceren en samen werken? Dat is een vraag die velen bezighoudt. Veel mensen willen niet terug naar het oude normaal van werken. Zij worden blij van de gedachte van hybride samenwerken; werken zonder vaste uren en muren. Zoals kantoormedewerkers die een deel van de werkweek lekker vanuit een caravan werken. Of ouders die de ruimte nemen om overdag meer tijd aan de kinderen te geven en hun werk daaromheen plooien.

Dat vraagt een andere kijk op – verbonden – samenwerken. In deze presentatie schetst René Jansen, gebaseerd op zijn rijke praktijkervaring als oprichter van Winkwaves (sponsor van dit congres) een toekomstbeeld van hybride werken. Hij legt uit hoe we met elkaar verbonden blijven, communiceren en samen werken. René geeft aan hoe verschillende tools zoals MS Teams, sociaal intranet en live bijeenkomsten elkaar versterken. Ook geeft hij praktische tips hoe je middels principes als Working out Loud effectiever én energieker samen kunt werken in een hybride werkende organisatie.

De presentaties van René worden altijd goed gewaardeerd bij de events van De Walvis. Enkele reacties op zijn presentatie bij Hét Nationaal Intranetsymposium in november 2020: “Voor mij de beste!”, “Top, waardevolle tips en duidelijke presentatie. Ruimte voor vragen en gesprek!”, “Inspirerend!” en “Veel van opgestoken!”

December 2020 – midden in de coronaperiode – ging het sociaal intranet van de zorgorganisatie live. Het platform speelt een belangrijke rol in de informatievoorziening over het virus. Ilonka Ouwendijk, manager marketing & communicatie: “Op het platform hebben we verschillende groepen waar mensen lid van kunnen worden. Zo is er een coronagroep die veel bezocht wordt. Hier vind je dagelijkse updates, kennisdocumenten, informatie over vaccinatielocaties et cetera. Dat is heel handig.”

Ook wordt via het intranet informatie over besmettingen op de locaties gedeeld. “Is er quarantaine op een afdeling in verband met besmetting, dan is dit direct zichtbaar voor alle collega’s en weten zij vooraf wat wel en niet kan. Medewerkers kunnen inloggen via een app en ontvangen hierover pushberichten op hun smartphone. Dat was op ons oude intranet niet mogelijk.”

De app biedt ook voor de thuiszorgmedewerkers duidelijke voordelen. Bij het oude intranet moesten mensen inloggen via Citrix – een systeem dat niet bepaald gebruiksvriendelijk is. Tegenwoordig is inloggen een fluitje van een cent. Medewerkers hebben zo ook direct toegang tot allerlei handige systemen zoals de behandelprotocollen.

Niet iedereen bij het Ikazia Ziekenhuis werkt op een kantoor of zit achter een computer. Hoe bereik je dan toch alle medewerkers? En welke rol speelt het sociaal intranet hierbij? Communicatieadviseur Iman Fawzi legt het uit.

14.40

Open inloop

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

14.55

Breakout-ronde

Lelie zorggroep biedt verpleeghuiszorg, thuiszorg en begeleiding vanuit een christelijke motivatie. De organisatie werkt vanuit bijna 60 plaatsen in heel Nederland. Lelie zorggroep heeft zo’n 3500 vaste medewerkers en 1000 vrijwilligers.

Oktober vorig jaar ging het sociaal intranet live. Volgens Stephan Bol, manager marketing en communicatie, is het een grote vooruitgang ten opzichte van het oude platform. “Vroeger kon niet iedereen vanuit huis inloggen. Dat was met name voor medewerkers in de thuiszorg lastig. Wilden ze bijvoorbeeld rapporteren dan moesten ze naar een van onze kantoorruimtes. Nu kan iedereen makkelijker op het intranet komen. Dankzij de app kun je vanaf de bank thuis inloggen.”

Ook voor het verspreiden van nieuws over corona levert het platform voordelen op. Voorheen werden de updates over het virus verzonden via e-mail. “Het nieuws kwam als het ware in een zwart gat terecht”, zegt Stephan. “Nu kunnen we targeten; we verspreiden via het intranet berichten op maat naar bepaalde groepen. Mensen reageren hier positief op omdat ze minder worden lastiggevallen met nieuws dat niet voor hen bedoeld is. Voordeel voor ons is dat we kunnen zien door hoeveel mensen de berichten worden gelezen.”

Uit veel onderzoeken komt naar voren dat mensen ook na COVID-19 willen blijven thuiswerken – in elk geval deels. Wat betekent dit voor het werk en voor samenwerken? En als het werk op afstand bestaat uit alleen videobellen en documenten delen, worden mensen daar dan gelukkig van?

In deze sessie geeft Christiaan Lustig van sponsor TrueLime aan dat thuiswerken meer is dan alleen beeldbellen. Hij gaat in op onderwerpen zoals:

+ Effectief en efficiënt je tijd en werk plannen.
+ Overzicht houden over projecten, taken en acties.
+ Inkomende berichten (e-mail, Teams, WhatsApp etc.) stroomlijnen.
+ Samenwerken in andere vormen dan vergaderen of videobellen.
+ En als je wel een meeting plant: goede voorbereiding en afwikkeling.
+ Actief delen wat je doet op het (social) intranet (Working Out Loud).

Christiaan heeft de afgelopen jaren al vaak presentaties gegeven bij de evenementen van De Walvis. In deze sessie geeft hij praktische tips en trucs op basis van zijn jarenlange ervaring met digitaal (samen)werken, intranet en de digital workplace. Daarbij gebruikt hij praktijkvoorbeelden van onder meer Radboud Universitair Medisch Centrum, Universiteit Utrecht, gemeente De Fryske Marren en Slachtofferhulp Nederland.

Open dagen bij de Universiteit Utrecht waren altijd fysieke bijeenkomsten. Sinds corona worden deze succesvol georganiseerd via Webinargeek. Dit is Nederlandstalige webinarsoftware. De presentatie wordt verzorgd door Eva Reinartz, projectleider voor de Bachelor Open Dagen van Universiteit Utrecht, en Jaimy Roeleveld, Customer Success Manager van Webinargeek (sponsor van dit congres).

Gemeente ’s-Hertogenbosch staat voor een woningbouwopgave en wil het gebied ten oosten van het station herontwikkelen. Daarom is in maart 2020 een project voor burgerparticipatie gestart: Samen ’s-Hertogenbosch. Aanvankelijk werden vooral offline middelen ingezet zoals de traditionele bijeenkomsten in zaaltjes. Toen de regio getroffen werd door corona is de besloten om volledig over te gaan op online participatiemiddelen.

Daarbij ging het bijvoorbeeld om een website met berichten over de laatste ontwikkelingen en vragen en stellingen waar burgers op konden reageren. Ook waren er virtuele informatieavonden via Zoom. Burgers konden hierbij onder andere in gesprek met de wethouder en in kleine groepen uiteen om te discussiëren over onderwerpen. Het project werd afgesloten met een livestream op YouTube.

Mede door de inzet van Instagram en Facebook zijn de virtuele avonden goed bezocht. “Bij een bijeenkomst over burgerparticipatie in een zaal ben je blij als er 70 mensen komen. Nu hebben 170 mensen de livestream live bekeken. Het event is daarna nog 700 keer teruggekeken”, zegt adviseur participatie Hellas Schelleman. “Daarnaast was het publiek online breder. Meestal zie je vooral mannen van boven de 50. Nu hadden we ook veel vrouwen en mensen in de leeftijd van 25 tot 45. Die bereik je niet met een traditioneler aanpak van burgerparticipatie.”

15.25

Open inloop

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

15.40

Korte pauze

15.50

Breakout ronde

Wil je als organisatie een belangrijke verandering of nieuwe strategie doorvoeren, dan moet het personeel hier natuurlijk bij worden betrokken. Vaak denkt men dat ‘zenden’ dan voldoende is: er verschijnen teksten in nieuwsbrieven en managers gaan op de spreekwoordelijke zeepkist staan om het allemaal uit te leggen.

Dit is zelden effectief. Veel beter is het als je medewerkers meeneemt en persoonlijk betrekt bij de communicatie over grote veranderingen. Dat kun je bijvoorbeeld doen door het personeel te vragen om online mee te denken en input te leveren. Consultant Jaap Linsen van adviesbureau Orange Trail noemt dit ‘grote dialogen’. Maar hoe pak je zoiets concreet aan? Dat hoor je als je deelneemt aan de sessie van Jaap. Hij gebruikt daarbij veel voorbeelden van aansprekende organisaties zoals Ahold en ING.

Jaap gaf vaak presentaties bij events van De Walvis. In de meeste gevallen reageerden deelnemers positief. Enkele opmerkingen uit een deelnemersenquête over het laatste event: ‘Echte expert’, ‘Inspirerend!’, ‘9 meest interessante sessie met een duidelijke boodschap/mening’.

Stérk.Brabant is een community voor sociaal ondernemers in de provincie Noord-Brabant. Bij deze ondernemers staat winst maken niet op de eerste plaats; zij willen vooral meehelpen om een sociaal en maatschappelijk vraagstuk op te lossen. Bijvoorbeeld op het gebied van energie of jeugdzorg. Doel van de community is het delen van kennis over zaken zoals financiering, ondernemerschap en het creëren van impact en het verbinden van de betrokken ondernemers.

De community is zowel online als offline. Vóór corona waren er veel fysieke bijeenkomsten zoals workshops. Inmiddels is het accent verschoven naar de online community. Communitymanager Nathalie Baas: “De online community is het afgelopen jaar duidelijk gegroeid en kwalitatief verbeterd. Er worden steeds meer verbindingen gelegd tussen communityleden, kennis gedeeld op het platform en de informatie is beter te vinden.”

Kennisdelen, samenwerken en meer verbinding. Dat zijn vaak de doelen van een community op een sociaal intranet of ander online platform. In de praktijk blijkt nogal eens dat deze doelen slechts deels worden gerealiseerd. De reden is vaak dat er weinig werk wordt gemaakt van communitymanagement.

In deze sessie krijg je tips en tricks die je direct in de praktijk kunt toepassen. Je leert hoe je waardevolle groepen creëert en medewerkers stimuleert om goede berichten te plaatsen. Doel hierbij is het opbouwen van een succesvolle community die werkelijk waarde toevoegt aan de organisatie.

De sessie wordt verzorgd door Maria Farag van adviesbureau Evolve.

Communicatie en IT zijn twee verschillende werelden. Ze kijken met een eigen blik naar de organisatie en spreken een andere taal. Voor IT’ers draait het vooral om de techniek. Terwijl professionals van Communicatie meer oog hebben voor de  mensen, de organisatie en de gebruiksvriendelijkheid van de software.

Bij de implementatie van nieuwe software, zoals een sociaal intranet, bereik je alleen een optimaal resultaat als beide afdelingen met elkaar optrekken. Dat geldt ook bij andere software zoals het digitale patiëntendossier. Maar hoe zorg je ervoor dat Communicatie en IT goed samenwerken? En wat kan deze samenwerking opleveren? Dat vertelt Janine Dumont, zelfstandig projectmanager bij Project Mindz. Ze gebruikt hierbij voorbeelden uit de praktijk zoals het Erasmus Medisch Centrum, multinational SCA en ING. Ook geeft Janine tips en trucs die je direct kunt toepassen.

Doreen Borneman van adviesbureau Adoptics is nooit bang om nieuwe dingen uit te proberen. Het afgelopen jaar heeft ze in haar projecten veel ervaring opgedaan met allerlei online werkvormen. Doel hierbij was om iedereen te betrekken en te verbinden aan het project. In deze sessie geeft ze inspirerende voorbeelden van online werkvormen die ze zelf al meerdere keren met succes heeft ingezet. Zoals een quiz, fotokaarten en een wandelopdracht. Deze werkvormen zorgen voor verbinding, interactie, variatie en meestal ook voor meer plezier tijdens het online (samen)werken.

16.15

Breakout ronde

In deze sessie legt Doreen Borneman van adviesbureau Adoptics uit hoe je met uitsluitend online middelen de implementatie en adoptie van Office 365 en een nieuwe intranet aanpakt. Ze vertelt dit aan de hand van een praktijkvoorbeeld waar ze intensief bij betrokken was: Vektis, een bedrijf dat informatie levert over gedeclareerde zorg.

In maart 2020 stonden ze in de startblokken. De kick-off en eerste tekentafelbijeenkomsten waren al gepland. En toen… corona. Vektis kon er nog voor kiezen om het project uit te stellen, maar koos ervoor om juist dit moment aan te grijpen en samen met Adoptics het traject online te starten. Doreen: “Dat we tot op de dag van vandaag niet bij elkaar zijn geweest kon niemand voorzien en was op voorhand ook ondenkbaar. Toch is het gelukt om volledig online samen te bouwen aan de het nieuwe intranet en Office 365 bij Vektis. Het resultaat is dat deze in november 2020 live zijn gegaan.”

Tijdens deze sessie neemt Doreen je, samen met Joyce Wagter van Vektis, mee in de aanpak en lessons learned.

Levvel biedt jeugdzorg en jeugd-ggz in Amsterdam en omgeving. De organisatie telt zo’n 2000 medewerkers. Vóór corona gebeurde thuiswerken slechts bij hoge uitzondering. Dat is in maart 2020 – toen de meeste medewerkers niet meer naar kantoor konden – duidelijk veranderd.

“We hebben snel groepen opgericht waar we alle kennis en kunde bij elkaar hebben gebracht”, aldus community-coach van het sociaal intranet Evelyn Visschedijk. “Daarin hebben we onder andere aangegeven wat de coronamaatregelen bij Levvel inhouden. We zijn vooral ingegaan op vragen zoals: Kun je nog op huisbezoek? Ook hebben afdelingen zoals P&O tips gegeven over arbo en de thuisplek.” Op het intranet is er veel ruimte voor interactie. Evelyn noemt als voorbeeld de ‘zandbak’. “Dat is een groep waar mensen elkaar vragen kunnen stellen over alles wat te maken heeft met thuiswerk en corona. Ook kunnen mensen hier hun geluksmoment met een foto delen.”

Naast het intranet zijn andere online middelen ingezet. Zo zijn er bingo’s georganiseerd en is er een ‘borreleiland’: een virtueel eiland collega’s elkaar kunnen ontmoeten en met elkaar kletsen. Evelyn: “Via het sociaal intranet zijn medewerkers elkaar ook gaan helpen en inspireren om deze periode van corona vorm te geven. Elke dag kunnen medewerkers bijvoorbeeld online een sportles volgen die wordt gegeven door een collega. Dit zorgt voor de verbinding waar veel organisaties naar op zoek zijn.”

Eén keer per twee weken organiseert de gemeente via Zoom het Gouda Journaal. Collega’s vertellen hierbij onder andere over hun projecten. Ook geven medewerkers aan waar ze trots op zijn, zoals een stuk in de krant over de gemeente. Daarnaast zijn er luchtige items. “Het vond altijd plaats in ons Huis van de Stad”, zegt Jacoline van Rijn, senior adviseur interne communicatie. “Sinds de zomer van 2020 doen we het online. We hebben nu veel meer deelnemers.”

Een ander voorbeeld van een Zoom-event is de afscheidsreceptie voor de gemeentesecretaris met breakout rooms, toespraken en gelegenheid om onderling gesprekken te voeren. Ook is er een online ‘Open Pantry’ en zijn er ‘Groei & Groet’-bijeenkomsten. Bij de Open Pantry kunnen collega’s met elkaar kletsen – net als bij het koffieapparaat. Tijdens de Groei & Groet-bijeenkomsten kunnen medewerkers onder andere workshops van collega’s volgen en hier met elkaar over doorpraten.

De belangrijkste les? Jacoline: “Je moet een Zoom-bijeenkomst goed voorbereiden en nadenken over de juiste structuur. Zo hebben we de afscheidsreceptie tot in de puntjes voorbesproken.”

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat het gros van de medewerkers helemaal klaar is met thuiswerken. Ze ervaren minder plezier in hun baan en de binding met zowel collega’s als de organisatie zijn verminderd. Organisaties zullen dus moeten nadenken over de manier waarop ze het werk nu en in de toekomst – als hybride werken waarschijnlijk de norm wordt – gaan inrichten. In deze sessie vertelt Peter Haan hoe organisaties ervoor kunnen zorgen dat dat mensen gelukkig blijven in hun werk en de binding met de organisatie blijven ervaren.

Peter geeft aan hoe we hierbij digitale middelen kunnen inzetten. Ook legt hij uit hoe je medewerkers kunt uitdagen om achter hun beeldscherm vandaan te komen. Hij geeft hierbij verschillende praktische voorbeelden zoals zogeheten ‘challenges’ waarbij medewerkers met elkaar opdrachten uitvoeren. Peter Haan is directeur van adviesbureau Evolve en heeft de afgelopen jaren vaak presentaties gegeven bij events van De Walvis.

16.40

Breakout ronde

Bij deze sessie hoor je van professionals uit verschillende organisaties hoe zij online verbinding aanpakken nu veel mensen thuiswerken. Mirjam de Kruif gaat in op de podcast van gemeente Moerdijk. Hanneke de Zwart vertelt over de inzet van een sociaal intranet bij ggz-instelling Rivierduinen. Samuel Driessen van multinational Teva legt uit hoe hij onder andere virtuele koffiesessies organiseert. Ook komt Maria Stokvis van gemeente Lansingland aan het woord. Haar thema: online personeelsbijeenkomsten bij haar gemeente.
Deze sessie wordt geleid door dagvoorzitter Alex van Schooten.

Microsoft Teams is een handige app die samenwerking makkelijker maakt en al je Microsoft-applicaties samenbrengt. Teams is geheel naar wens in te richten. Maar hoe pak je dat aan? Uitgangspunt moet zijn dat je knelpunten van de medewerkkers vertaalt naar de mogelijkheden van Teams. Je moet dus de vertaalslag maken van de wensen van je collega’s naar de tools. Maar met het aanbieden van de juiste tools ben je er nog niet. Je moet mensen ook helpen om deze zo te gebruiken dat ze aansluiten op het dagelijks werk. In deze sessie legt Arjan Nataraj, directeur/eigenaar van adviesbureau Mixit, uit hoe je dat aanpakt. De sessie richt zich niet alleen op professionals van IT, maar ook op mensen van de afdelingen Communicatie en HR.

Heb je te maken met klanten, patiënten of een andere doelgroep dan kan een online community zinvol zijn. Maar hoe zet je zoiets op? En hoe houd je een community levend? Dat hoor je in deze sessie. Wanda Catsman en Guido Verboom geven tips en tricks en maken daarbij onder andere gebruik van hun ervaringen bij de community voor mensen met diabetes type 1.

Wanda en Guido onderscheiden 3 fases: de voorfase, de opstartfase en de transformatiefase. In de voorfase bepaal je onder andere wat precies de doelgroep is en waar ze behoefte aan heeft. Tijdens de opstartfase, die minimaal een jaar duurt, zorg je ervoor dat mensen zich welkom voelen en creëer je de basis waarop je later verder kan groeien. De transformatiefase is vooral gericht op groei. Niet alleen qua aantal deelnemers, maar ook qua inhoud van de community.

“Bij de community voor mensen met diabetes type 1 ging het aanvankelijk vooral over praktische zaken”, legt Wanda uit. “Toen de sfeer vertrouwelijker werd, gingen mensen ook heel persoonlijke vragen delen.” Guido vult aan: “Je kunt niet alles van tevoren precies uittekenen. Een community is een levend organisme.”

17.05

Afsluiting door dagvoorzitter Alex van Schooten

Wie zijn de deelnemers aan dit event?

114 deelnemers hebben zich aangemeld. Zij zijn werkzaam bij onder andere:

  • De Zorgcirkel
  • gemeente IJsselstein
  • gemeente Altena
  • Ministerie van Verkeer en Waterstaat
  • Openbaar Onderwijs Groningen
  • Friesland College (onderwijs)
  • Zadkine (onderwijs)
  • Royal BAM Group (bouwconcern)
  • GGz Centraal
  • Friesland College
  • Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • iv-infra (ingenieursbureau)
  • Previder (IT)
  • Graydon Holding (kredietinformatie)
  • ROC Nijmegen
  • Raad voor de Kinderbescherming
  • Rijkswaterstaat
  • gemeente Leiden
  • provincie Drenthe
  • Ipse de Bruggen (gehandicaptenzorg)
  • Bizob (inkoopbureau gemeenten)
  • Groninger Museum
  • Fivoor (psychiatrische zorg)
  • VISTA College
  • Veiligheidsregio Limburg-Noord
  • gemeente Delft
  • Accare (zorg en welzijn)
  • gemeente Texel
  • gemeente Bronckhorst
  • Mondriaan (GGZ)
  • WijZijn Traversegroep (maatschappelijk werk)
  • Zuyd Hogeschool
  • Havenbedrijf Rotterdam
  • Dichterbij (zorg)
  • SintLucas (kunstschool)
  • gemeente Olst-Wijhe
  • Dierenbescherming
  • HVO-Querido (zorg)
  • Radboud Universiteit
  • Achmea
  • KNMG
  • Kadaster
  • De Onderwijsspecialisten (speciaal onderwijs)
  • Ncrease
  • De Twentse Zorgcentra
  • gemeente Leeuwarden
  • Lentis GGZ
  • Gas Terra (groothandelaar in aardgas en groen gas)
  • Dokterszorg Friesland
  • DCMR Milieudienst Rijnmond
  • Ziekenhuis Gelderse Vallei
  • geeente Nunspeet
  • ZonMW (stimuleert gezondheidsonderzoek en zorginnovatie)
  • Zicht, risico- en verzekeringsadviseurs

“Goed verzorgd en inspirerend”

Alex van Schooten van Communicatiebureau De Walvis heeft in 2020 al vier online events georganiseerd over intranet en andere vormen van online verbinding. Wat vonden de deelnemers?

 

Rutger Leijenaar, communicatieadviseur Thuiszorg Het Friese Land: “Goed verzorgd en inspirerend. Bovendien is het natuurlijk super laagdrempelig, zo vanachter de eigen computer thuis!”
Bart Meuffels, community coach Raad voor de Kinderbescherming: “Jouw enthousiasme en initiatief is wederom toe te juichen Alex: bij deze! Chapeau. De techniek liet ons niet in de steek en het schakelen tussen de breakouts ging goed.”
Nienke Hubers, communicatieadviseur zorginstelling Marga Klompé: “Ik vind dat je het super knap hebt georganiseerd. Het ene sloot inhoudelijk meer bij mijn interesses aan dan het andere. Maar, dat houd je toch altijd.”
Hermien Levels, communicatiemedewerker Ambulancezorg Limburg-Noord: “Super initiatief! Hopelijk volgen er meer…”
Peter Heuseveldt, klantcommunicatieadviseur UWV: “Onder de indruk dat het zo goed lukte om sessie bij te wonen, te wisselen etc. De haperende techniek die sommige deelnemers meldden lag vlgs mij aan de thuissituatie en niet bij jullie. Chapeau.”

Feedback op jouw intranet?

Als je dat wilt – dit is niet verplicht – kun je tijdens het onderdeel ‘Intranet Informatiemarkt’ het platform van je organisatie via je laptop aan deelnemers tonen. Da’s interessant voor hen en jij krijgt feedback van vakgenoten. Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen, geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier. Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.

De Walvis organiseert dit event en meer

Het Nationaal Congres Online verbinding wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Sinds 2013 heeft dit bureau al 30 bijeenkomsten georganiseerd over intranet en de digital workplace. Sinds 2020 zijn alle events online. Een voorbeeld is Hét Nationaal Intranetsymposium dat zo’n 120 deelnemers trok. De Walvis is onafhankelijk en niet gelieerd aan een softwareleverancier. Wil je op de hoogte blijven van de komende events? Meld je dan via een e-mail aan voor de mailinglist.

Microsoft Teams

We gebruiken bij dit event Microsoft Teams. Dit communicatieplatform is onderdeel van Microsoft Office en wordt veel gebruikt door allerlei organisaties. Je ontvangt van ons een link waarmee je kunt inloggen. Bij onze eerdere events bleek dat Teams een prima en gebruiksvriendelijk platform is. Loop je desondanks tegen technische problemen op? Schakel dan de mensen van onze helpdesk in. Dat kan de dag van tevoren of tijdens het event. Zij helpen je graag en snel.
Privacy en veiligheid zijn voor ons belangrijk. Daarom gebruiken we bijvoorbeeld geen Zoom of ander platform dat gekoppeld wordt aan Zoom. Vanwege veiligheid mogen vele organisaties overigens geen Zoom gebruiken.

Aanmelden

Deelnemen kost 109 euro (ex. btw) per persoon. Goed om te weten: je gegevens worden niet doorgespeeld aan sponsors of andere partijen. Deze organisaties gaan je dus niet ongevraagd mailen of bellen.

Extra korting bij meerdere deelnemers

Kom je met meerdere personen van één organisatie?
Dan betalen de derde, vierde en vijfde persoon 89 euro (ex. btw).

Aanmelden »

Sponsors