Organisaties hebben de laatste jaren vele digitale middelen over hun personeel uitgestort. Dat levert bij medewerkers regelmatig knelpunten op. De oplossing voor de problemen wordt vaak gezocht in een technologiegerichte en generieke aanpak. Dat is een werkwijze die de tool als uitgangpunt heeft en geldt voor alle medewerkers.

Arjan Nataraj, algemeen directeur van adviesbureau Mixit, pleit in deze presentatie voor de omgekeerde weg. Hierbij is niet de techniek, maar de medewerker het uitgangspunt. “Wil je mensen goed ondersteunen bij hun online middelen, dan moet je eerst begrijpen hoe hun dagelijks werk eruit ziet en waar de meeste pijn zit. Dat doe je door je doelgroepen in kaart te brengen en een aantal mensen te vragen wat de grootste knelpunten op de werkdag zijn. Ga vervolgens aan de slag om deze op te lossen. Het resultaat: medewerkers die blijer en meer gemotiveerd zijn.”

In deze sessie geeft Arjan veel praktijkvoorbeelden van deze concrete en pragmatische aanpak. Ook legt hij uit hoe jij hiermee in jouw organisatie aan de slag kunt.

Veel organisaties die een digitale werkplek of sociaal intranet lanceren, kiezen voor een vergelijkbare aanpak bij livegang. De directeur geeft een speech, er verschijnt een artikel op het intranet en de medewerkers krijgen taart. Maar zijn dit soort toeters en bellen wel effectief? Consultant Janine Dumont heeft zo haar twijfels.

Janine legt in deze sessie uit waar het écht om draait. De livegang is een belangrijke stap in het adoptietraject. Je doelgroep gaat vanaf dat moment echt aan de slag met dat nieuwe platform.  De praktijk leert echter dat zonder een goede aanpak hooguit een derde er daadwerkelijk mee gaat werken.  Janine geeft je 5 tips voor een goede aanpak waarmee je al je stakeholders betrekt en de medewerkers echt bereikt. Klinkt ingewikkeld? Nee, hoor. Janine komt met veel praktische voorbeelden die je zo kunt overnemen.

Als het intranet van je organisatie al een tijdje draait, wil je natuurlijk weten hoe je collega’s het platform beoordelen. Kunnen ze bijvoorbeeld makkelijk vinden wat ze zoeken? Voorziet het in hun behoeften? In deze sessie legt consultant Christiaan Lustig uit hoe je gebruikersonderzoek het beste aanpakt. Hij gaat daarbij met name in op hoe je boven tafel krijgt wat je collega’s het belangrijkst vinden (taakidentificatie), hoe je de navigatiestuctuur het beste inricht (cardsorting en treetesting), en hoe je erachter komt of medewerkers hun weg vinden op intranet (usabilitytests). Gebruikersonderzoek kost niet altijd veel tijd en is vaak ook redelijk eenvoudig.

Christiaan heeft veel ervaring op gebied op gebied van gebruikersonderzoek. Hij voerde dergelijke onderzoeken uit bij onder andere energienetwerkbedrijf Alliander, gemeente Rotterdam, zorgorganisatie Lister, en Landal GreenParks.

Zorgverleners krijgen van alles over zich uitgestort op gebied van IT: een nieuw elektronisch patiëntendossier, de vele apps van Microsoft 365 en ga zo maar door. Medewerkers hebben het gevoel dat het meeste daarvan ver afstaat van de dagelijkse praktijk. Pleun Luijkx, consultant bij adviesbureau Mixit: “Zorgmedewerkers moeten zich telkens in nieuwe tools verdiepen en daar hebben ze eigenlijk geen tijd voor. Zo weet ik van een ziekenhuis waar de medewerkers binnen een jaar veertien nieuwe dingen moesten leren.”

Professionals van Communicatie, HR of IT kunnen helpen om deze kloof te overbruggen. Dat kan door de medewerker centraal te zetten en te ondersteunen bij de veranderingen. “Redeneer niet vanuit de tool, maar vanuit de zorgmedewerkers. Ga met hen in gesprek en leg vast wat je weet. Dat kan bijvoorbeeld door het opstellen van persona’s. Dit zijn fictieve personages die model staan voor de doelgroep. Ook kun je use cases opstellen. Hierin beschrijf je wat een medewerker doet met een bepaalde tool. Is de tool eenmaal ingevoerd, ga dan na hoe de medewerkers ermee omgaan. Maak het meetbaar.”

Wat is verder de rol van Communicatie? Pleun: “Communicatie speelt een belangrijke rol bij het bereiken van de medewerkers. Dat er een nieuwe tool is moet iedereen op zijn minst natuurlijk weten. Maar ook moet duidelijk zijn wat je eraan hebt. Hiervoor gaan we vanuit Mixit altijd in gesprek met Communicatie. We hebben een scala aan middelen die alle stadia van de verandering ondersteunen. Zoals een bewustwordingscampagne via het intranet, een poster voor tijdens een stand-up of een e-mailbericht voor een leidinggevende.”

Heeft Pleun nog een tip voor HR? “HR kan op strategisch niveau invloed uitoefenen om de kloof te dichten. Het gaat immers om de employee journey en om het behoud van je mensen.”

Het huidige intranet is verouderd. Of misschien wil jouw organisatie een ander digitaal platform invoeren. Waar moet je dan allemaal aan denken? Welke collega’s kunnen je hierbij helpen? Hoe zet je de ideeën op papier en selecteer je een leverancier? Dat hoor je in deze sessie van Peter Haan, directeur van Evolve. Dit adviesbureau heeft al meer dan honderd organisaties begeleid bij de leveranciersselectie. De sessie is interactief. Je kunt dus met al je vragen en opmerkingen bij Peter terecht.

Nederland telt meer dan honderd leveranciers van sociaal intranet en andere digitale platformen. Het is dus niet eenvoudig om daaruit dé leverancier te kiezen die het beste bij de wensen van jouw organisatie aansluit. Peter legt uit welke vragen je moet stellen en hoe je bijvoorbeeld een businesscase en requirements (vereisten voor het platform) opstelt. Peter heeft veel ervaring in het leiden van interactieve sessies en weet zaken altijd in heldere taal uit te leggen.

Rob van der Vloed is projectmanager eHealth bij Lentis, een instelling voor GGZ en ouderenzorg. Zeven jaar geleden was hij verantwoordelijk voor de invoering van het intranet. In deze presentatie vertelt hij een eerlijk verhaal over zijn ervaringen. Rob zet je aan het denken en gaat niet alleen in op de dingen die goed gaan, maar ook op de dingen die niet goed gaan. Ook geeft hij aan hoe jij valkuilen kunt vermijden.

In zijn sessie draait het onder andere om hybride werken en het samenwerken in groepen. Ook komen bijvoorbeeld de rol van het management, de waardering van het intranet (kan beter) en de invoering van Teams aan bod. Rob geeft aan dat veel managers onvoldoende actief zijn op het platform. “Ze vinden dat het intranet er vooral is voor de medewerkers. Dat is een gemiste kans. Ze zouden het kunnen gebruiken als instrument om dilemma’s te delen. De kracht van kwetsbaarheid.”

Rob vraagt zich dan ook geregeld af hoe je de meerwaarde van het intranet kunt aantonen “Veel mensen zien de relevantie niet van het intranet. Waarom staat op het platform dat iemand z’n huis te koop aanbiedt?” Daar komt bij dat het intranet tegenwoordig de concurrentiestrijd met Teams moet aangaan. “In de coronaperiode is Teams over de schutting gegooid. Het wordt nu veel gebruikt voor vergaderingen. Maar ik vind Teams niet handig voor samenwerken. Het leidt tot kleine eilandjes.”

Rob heeft al vaker presentaties gegeven bij bijeenkomsten van de Walvis. Hij scoort altijd goed in de deelnemersenquête. Dat is geen wonder. Rob vertelt een verhaal dat herkenbaar is voor deelnemers. Ook kan hij abstraheren en overziet het grote geheel.

Intranet is de centrale plek voor nieuws, naslagwerk, interne dienstverlening en sociale content. Ook dient het vaak als toegangspoort tot de rest van de digitale werkplek, waartoe bijvoorbeeld e-mail en Teams behoren. Maar hoe verhouden al die applicaties zich tot elkaar? Hoe ervaren medewerkers het gebruik? En op welke wijze zorg je ervoor dat de apps blijven inspelen op wat de medewerkers nodig hebben?

Hier kan digital employee experience (DEX) jou bij helpen. Het staat voor het totaal aan digitale interacties in de werkomgeving. Tegelijk is het een manier van kijken naar digitaal (samen)werken en de impact daarvan op mensen en organisaties.

Het begrip digital employee experience werd in 2018 geïntroduceerd en krijgt in Nederland en andere landen steeds meer voet aan de grond. In deze presentatie geeft consultant Christiaan Lustig aan hoe DEX je helpt om interne digitale communicatie, dienstverlening en samenwerking beter te maken. Met gelukkiger medewerkers als resultaat.

Christiaan is specialist op gebied van DEX. Samen met Tabhita Minten schreef hij ‘s werelds eerste boek over dit thema. Het boek is in het Engels vertaald en werd lovend besproken door deskundigen.

Het aanschaffen en inrichten van een goed systeem voor interne communicatie en samenwerking is één. Maar ervoor zorgen dat medewerkers of andere gebruikers er goed en met een glimlach mee willen werken is een tweede. Doreen Borneman, eigenaar van adviesbureau Adoptics, heeft al meerdere organisaties succesvol geholpen bij de adoptie van een social intranet. In deze sessie deelt ze de drie grootste valkuilen die ze in de praktijk tegenkomt en geeft tips om ze te voorkomen.

Een op de vijf werknemers is vorig jaar van baan veranderd. Volgens Frank Philips, directeur/eigenaar Yes! We Connect, een bedrijf dat is gespecialiseerd in onboarding, is vooral in de zorgsector het verloop erg groot. Hij stelt dat ruim één op de vijf nieuwe medewerkers in deze sector al binnen een half jaar vertrekt. Een goed traject voor onboarding is daarom belangrijker dan ooit. In deze sessie geeft Frank praktische tips aan Communicatie- en HR-professionals.

Het eerste advies van Frank: bepaal heldere doelen op zowel het niveau van de organisatie, de afdeling als het team. Want als je niet weet wat je wilt, kun je ook niet bepalen wat aan bod moet komen bij de introductie. Tweede advies: bedenk hoe de medewerkersreis eruit ziet. Dat is een stappenplan dat wordt opgesteld door met name HR en Communicatie. Hierin komen alle relevante zaken aan bod zoals het tekenen van het contract, de eerste werkdag en de eerste werkweek. Bij elk van de stappen moet de organisatie proberen in te spelen op behoeften van medewerkers. Dat betekent dat er ruimte moet zijn voor interactie en dat je medewerkers niet moet overvoeren met informatie.

En hoe pak je onboarding online aan? Volgens Frank werken veel zaken online niet of anders. En bovendien vraagt een online sessie meer energie van de deelnemers. Je moet dus een herontwerp maken van het onboardingtraject. “Maak de sessie korter en bied minder informatie aan. Gebruik bijvoorbeeld korte filmpjes om informatie to the point over te brengen.”

Online tools zoals een sociaal intranet zijn een middel om verbinding ter bevorderen. Maar wil je écht zorgen voor meer verbondenheid binnen je organisatie dan zul je volgens Elsa Schaddelee ook offline middelen moeten inzetten. In deze sessie gaat Elsa in op hoe de kern- of merkwaarden van jullie organisatie hierbij een goede rol kunnen spelen. Dit zijn de eigenschappen of drijfveren die aangeven waar de organisatie voor staat. Helaas ligt het document waar ze beschreven staan, vaak te verstoffen in een bureaula.

In deze sessie legt Elsa Schaddelee uit waarom dit een gemiste kans is en je deze kernwaarden direct uit de la moet halen. Elsa, zelfstandig ondernemer en betrokken bij TheDayShift, legt uit hoe je er met de medewerkers op een simpele manier mee aan de slag kunt. “Organiseer bijeenkomsten waarin je de collega’s vraagt om de kernwaarden als het ware in te kleuren. Wat betekenen de kernwaarden voor jou? Wat zijn je associaties?”, legt Elsa uit. “Vervolgens vraag je of mensen de uitleg van elkaar herkennen. Zo ontstaat een gesprek. Daarna leg je vast wat de kernwaarden concreet betekenen en maak je afspraken met elkaar. Bijvoorbeeld over de omgangsregels bij vergaderingen of over de manier waarop je met klanten omgaat.”

Deze aanpak zorgt er niet alleen voor dat de kernwaarden meer gaan leven. Ook leidt het ertoe dat medewerkers zich meer verbonden voelen bij hun collega’s en bij de organisatie.

Gaat een nieuw intranet live dan is er vaak veel geld en tijd om medewerkers enthousiast te maken voor het platform. Na de livegang is de situatie helaas vaak anders. Communicatieprofessionals hebben nauwelijks tijd om ervoor te zorgen dat het intranet inspeelt op de behoefte van de medewerkers. Gevolg: het gebruik neemt af. Hoe pak je adoptie aan bij een platform dat al enige tijd draait? Dat hoor je van adviseur Kim van der Aa van adviesbureau Evolve. Ze geeft praktijkgerichte tips die je op een eenvoudige manier kunt toepassen en die weinig tijd kosten. Ook geeft ze voorbeelden van organisaties waar ze zelf bij betrokken was, zoals Unigarant.

Intranet, Teams, Zoom, e-mail, WhatsApp, elektronische nieuwsbrieven en ga zo maar door. Anno 2023 worden in organisaties tal van online communicatiemiddelen ingezet. Wat gebruik je voor welk doel? En is het een beter dan het ander? Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve, zet het voor jou op een rij. Met soms verrassende resultaten. Zo kan e-mail een prima communicatiemiddel zijn en is WhatsApp niet zo onveilig als vaak wordt beweerd.

Meten is weten. In deze sessie leer je hoe je statistieken kunt inzetten om een volgende stap met je intranet te zetten. Daarbij kijken we eerst naar de doelstellingen van je organisatie en je platform. Vervolgens legt Nina Brugman, commercieel directeur van internetbureau Swink, uit hoe je kunt meten of deze doelen daadwerkelijk behaald worden. Ze geeft aan welke data hierbij wél en niet relevant zijn. Zo blijken bezoekersaantallen minder belangrijk dan veel mensen denken. Tijdens deze workshop word je echt aan het werk gezet. Aan het eind van de sessie heb je de eerste aanzet voor een document dat jou kan helpen bij de doorontwikkeling van je platform.

Het sociaal intranet van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zorgt voor verbinding. Dat zegt Karel Urbach, functioneel beheerder van vier communityplatforms. “Onze organisatie telt ruim zesduizend medewerkers verspreid over vijf vestigingen in heel Nederland. We hebben veel overleg met elkaar. Als we bijvoorbeeld een nieuw regelingsproces moeten inrichten, dan gebruiken we daar ook het intranet voor. Vroeger mailden we of we zagen elkaar in levenden lijve. Er waren mensen die bijna dagelijks van Assen naar Den Haag reden. Dat doen ze nu nog hooguit één keer per week.”

November 2021 lanceerde Warande een digitale werkplek waar het sociaal intranet in is geïntegreerd. De digitale werkplek biedt talloze mogelijkheden. Van een persoonlijke tijdlijn tot een kennisbibliotheek en allerlei applicaties zoals het elektronisch cliëntendossier.

Kennis delen speelt volgens communicatieadviseur en digicoach Willemieke Jungheim een belangrijke rol. Dat komt vooral naar voren in de tijdlijn, waar veel wordt gedeeld door medewerkers. Verder kunnen medewerkers in de tijdlijn zien wat er wordt gepost in de groepen waar ze lid van zijn. “Mensen van verschillende locaties en vakgebieden kunnen in de groep op een makkelijke manier met elkaar contact hebben en documenten delen. Dat is heel handig.”

Het delen van kennis gebeurt niet alleen intern. Willemieke was ook een paar maanden gedetacheerd bij zorgorganisatie De Rijnhoven om te helpen bij de implementatie van het nieuwe sociaal intranet. Ook daar kwam de vraag naar voren: hoe richt je een portaal optimaal in voor je medewerkers en de organisatie?

Door af te kijken bij andere zorgorganisaties zoals Warande wist De Rijnhoven wat wel en niet bij de organisatie paste. Zo spelen thema’s een belangrijke rol binnen hun organisatie. Medewerkers zien zo waar ze met elkaar aan werken en kunnen gericht informatie over diverse onderwerpen lezen. Niet alleen worden medewerkers via thema’s geïnformeerd, maar ze kunnen ook makkelijk eigen ideeën en reacties plaatsen.  Tijdens de presentatie zie je aan de hand van voorbeelden hoe de indeling van beide platforms heeft bijgedragen aan het succes. Daarnaast delen de sprekers tips hoe je zo’n groot project (samen) aanvliegt.

Bijna driekwart van alle werknemers wil graag meer thuiswerken. Zo bleek onlangs uit onderzoek van Microsoft. Tegelijkertijd geeft twee derde aan meer behoefte te hebben aan binding met collega’s. Hoe haak je daarop in vanuit Communicatie en HR? In deze presentatie geven René van der Vlugt en Evelien Vredeveld voorbeelden en praktische tips. René is Chief Marketing Officer bij Adoptify, een Microsoft Gold Partner. Evelien is Communications Lead Brand, Culture & Employee Engagement Lead bij Microsoft Nederland.

Hoe breng je alle wensen en behoeften van verschillende doelgroepen samen in één digitale werkplek? In deze sessie gaan Jacco Timmer (Customer Success Manager bij Workspace 365) en Silvan van Hierden (Partner Account Executive bij Workspace 365) in gesprek over hoe het Christelijk College Groevenbeek is overgestapt naar een adaptieve digitale werkplek. Dit is een omgeving die zich aanpast aan de behoeften en voorkeuren van de gebruiker. Het betekent dat de digitale werkplek automatisch de meest relevante informatie toont op basis van wat de gebruiker nodig heeft.

SKBNM is, met 320 medewerkers verspreid over 35 locaties, de grootse kinderopvangorganisatie van gemeente Gooise Meren. In oktober 2021 werd het nieuwe intranet, Kaat genaamd, ingevoerd. Doel van het platform: het verbinden van de medewerkers die op de verschillende locaties werken. Lotte Gommers, medewerker marketing en communicatie:“We zagen dat medewerkers organisatienieuws met de collega’s op de locatie bespraken. Dat gaf verschillende interpretaties. Met de komst van het nieuwe intranet werd dit gesprek naar het intranet gehaald.”

Working Out Loud (WOL) creëert de grootste waarde voor een sociaal intranet. Dit blijkt uit het Praktijkonderzoek Sociaal intranet 2022 dat Winkwaves heeft uitgevoerd. Bij deze manier van werken, wordt het intranet ingezet als verbindend instrument. Deelnemers delen hun werk en ideeën online om elkaar verder te helpen, onder het motto ‘waardeer wat er is en voeg toe’. Zo draagt WOL ertoe bij dat organisaties communicatiever worden en zich verder ontwikkelen.

De sprekers die in de twee breakout-rondes hiervoor een presentatie gaven over hun intranet of digitale werkplek  laten live of via screenshots hun platform zien. Ze doen dit bij de stands van de leveranciers die het event sponsoren. Je kunt ook alle vragen kwijt bij deze sprekers en de leveranciers.

Deelnemers aan dit panelgesprek zijn Gonny Vink, Har Tegelaers en Pleun Luijkx. Gonny is directeur van adviesbureau work21 en auteur van het boek Leidinggeven op afstand – Over het managen van mobiele medewerkers en thuiswerkers.  Har is P&O-beleidsmedewerker van gemeente Landgraaf. Pleun is consultant bij adviesbureau Mixit. 

Van je fouten leer je het meest. Daarom komen in deze sessie communicatieprofessionals en een consultant een het woord die vertellen over de valkuilen waar zij zijn ingetrapt. Ook geven ze aan wat ze ervan hebben geleerd. Pannelleden zijn Chris Couenberg, Christa Gravemaker en Rob van de Vloed. Chris is directeur van adviesbureau Adoptics. Christa is webredacteur bij de VvAA, een vereniging die o.a. medici bijstaat op allerlei gebied. Rob is adviseur zorg-ict bij ggz-instelling Lentis.