Hoe zet je digitale middelen in om medewerkers tijdens hun employee journey te ondersteunen? Denk aan een sociaal intranet, digitale werkplek of online tools voor bijvoorbeeld onboarding. Hierbij draait het niet om de technologie op zich. Het gaat erom dat de technologische mogelijkheden aansluiten bij de medewerkers. We moeten daarom meer aandacht besteden aan de zachte kant en HR. Hoe zorgen we ervoor dat mensen blij zijn in hun werk en bij de organisatie willen blijven? Daar draait het om bij dit congres in Bunnik op 18 april 2023.
Sprekers gaan in op de dagelijkse praktijk anno 2023.
In de praktijkcases vertellen organisaties niet alleen wat goed gaat maar ook wat beter kan.
Veel ruimte om kennis te delen met vakgenoten van andere organisaties
Aan bod komen o.a. de digitale werkplek, sociaal intranet, hybride werken en digital employee experience.
Naderhand word je dus niet ongevraagd gebeld of gemaild door sponsors etc.
Tijdens verschillende interactieve sessies kun je al je vragen en opmerkingen kwijt.
Professionals van o.a. Communicatie, HR en IT die willen weten hoe ze hun collega’s kunnen ondersteunen in het gebruik van digitale middelen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld aan een sociaal intranet of digitale werkplek.
Klik op de foto voor meer info
organisator en dagvoorzitter >>
Met zijn bedrijf Communicatiebureau De Walvis organiseert Alex events op gebied van intranet en andere vormen van online verbinding. Dit bedrijf is zelfstandig en dus niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft Alex al meer dan 30 (!) bijeenkomsten georganiseerd. Een voorbeeld is Hét Nationaal Intranetsymposium dat elk jaar in november plaatsvindt.
algemeen directeur Mixit >>
Mixit is een digital workplace bureau. Het motto: ‘iedereen verdient een altijd passende digitale werkplek’. Het bureau zorgt ervoor dat mensen makkelijk met hun digitale omgeving kunnen werken zodat zij én hun organisatie er beter van worden. Mixit adviseert, ontwerpt en begeleidt de verandering die hierbij komt kijken. Klanten zijn o.a. de Volksbank, gemeente Amsterdam, Vebego en Rivas Zorggroep.
consultant Mixit >>
Mixit is een digital workplace bureau. Het motto: ‘iedereen verdient een altijd passende digitale werkplek’. Het bureau zorgt ervoor dat mensen makkelijk met hun digitale omgeving kunnen werken zodat zij én hun organisatie er beter van worden. Mixit adviseert, ontwerpt en begeleidt de verandering die hierbij komt kijken. Klanten zijn o.a. de Volksbank, gemeente Amsterdam, Vebego en Rivas Zorggroep.
directeur adviesbureau Evolve >>
Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 6 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Peter voerde projecten uit voor o.a. het ministerie van Economische Zaken, de provincie Overijssel, gemeente Rotterdam, BAM, KPN, TNO, SNS REAAL, Philips en Ziggo. Daarnaast geeft hij regelmatig inspiratiesessies voor senior management en directie.
onafhankelijk strateeg digitale werkomgeving >>
Het is Christiaans missie om werken in een ander Licht te stellen. Hij ondersteunt organisaties rond digital employee experience, de digitale werkomgeving en hybride werken. Hij werkt voor opdrachtgevers als Actium, Alliander, Espria, Jessa Ziekenhuis, RIVM en gemeente Rotterdam. Christiaan is medeoprichter van consultancybureau TheDayShift.
directeur/eigenaar Yes! We Connect >>
Yes! We Connect levert programma's voor de introductie van nieuwe medewerkers in organisaties en teams. De programma's zijn inzetbaar voor bijeenkomsten op locatie en online. Klanten zijn onder andere de Rabobank, RVO, het Ministerie van Sociale Zaken, RTL en Zuyderland.
zelfstandig projectmanager >>
Ruim 20 jr ervaring als projectmanager (digitale werkplekken / soc. intranetten / adoptie etc.). Projecten die spelen op het snijvlak van IT, mens en organisatie. 2 werelden waarin ik me makkelijk beweeg en die ik met elkaar weet te verbinden. Met veel oog voor het adoptieproces. Dat leidt tot een beter resultaat én betere digitale ervaring.
directeur organisatieadviesbureau work21 >>
work21 begeleidt organisaties wendbaar te worden in een digitale tijd. We adviseren organisaties op het snijvlak van mens, organisatie en technologie, waarbij de mens altijd centraal staat. Gonny is oprichter van work21 en auteur van het boek Leidinggeven op afstand (2019) en co-auteur van Samen werken op afstand (2022). Voorbeelden van klanten: TenneT, UMC Utrecht, TU Delft en gemeente Leiden.
consultant digital media bij adviesbureau Evolve >>
Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media. Kim voerde opdrachten uit op gebied van adoptie en contentcreatie. Zo was ze bij Zorggroep Charim verantwoordelijk voor het adoptietraject van hun nieuwe sociale intranet en digitale werkplek. Bij opdrachtgevers zoals Unigarant houdt Kim zich bezig met contentstrategieën en informatiearchitectuur.
directeur adviesbureau Adoptics >>
Doreen is adviseur en trainer met een focus op interne communicatie en digitaal samenwerken. Met haar ruime ervaring op het gebied van interne communicatie bij veranderingen - o.a. bij Rijn IJssel, een onderwijsinstelling die in 2018 de Intra.NET Reloaded Berlin Award won - ondersteunt ze vanuit Adoptics organisaties om te komen tot een communicatie- en samenwerkportal waar medewerkers blij van worden.
adviseur zorg-ICT bij ggz-instelling Lentis
Lentis is een instelling voor GGZ en ouderenzorg met zo’n honderd vestigingen in de provincie Groningen en daarbuiten. De organisatie telt ruim 3900 medewerkers.
directeur Winkwaves >>
Winkwaves maakt Harmonics: het flexibel meegroeiende communicatieplatform voor sociaal intranet, kenniscommunities en als strategisch instrument voor organisatieontwikkeling. Het motto: it's more than a tool, it's a mindset. Daarom maakt Winkwaves veel werk van een goede begeleidingsaanpak om meer mensen meer mee te laten doen. Dit doen zij in cocreatie met klanten. Sinds 2006.
commercieel directeur Swink >>
Het digitale bureau Swink levert diensten op gebied van digitale toegankelijkheid aan organisaties in de publieke sector en gezondheidszorg. Het werk wordt uitgevoerd door buitengewone medewerkers; zij hebben bijna allemaal en vorm van autisme. Hun autisme wordt gezien als een kwaliteit die matcht met de dienstverlening.
marketing en communicatie SKBNM >>
SKBNM is, met 320 medewerkers verspreid over 35 locaties, de grootse kinderopvangorganisatie van gemeente Gooise meren. In oktober 2021 werd het nieuwe intranet, Kaat genaamd, ingevoerd. Lotte Gommers verbind collega’s op Kaat met speelse tekeningen en een eigen versie van The Masked Singer.
Chief Marketing Officer Adoptify >>
Adoptify is het adviesbureau gespecialiseerd in “New Way of Work” met Microsoft 365. Adoptify zorgt voor meetbare productiviteitswinst en leuker werken door het slim inzetten en omarmen van nieuwe mogelijkheden. Klanten zijn onder andere gemeente Heemskerk, woningcorporatie Woonzorg en de gemeente Breda
Communications Lead Microsoft Nederland >>
Microsoft’s (Nasdaq "MSFT" @microsoft) missie is om elke persoon en elke organisatie op de planeet in staat te stellen meer te bereiken. In Nederland is Microsoft al meer dan 36 jaar actief. Microsoft werkt nauw samen met grote en kleine bedrijven, de publieke sector en consumenten om hen te helpen de Microsoft-technologie in dit digitale tijdperk te implementeren.
P&O beleidsmedewerker gemeente Landgraaf >>
Gemeente Landgraaf in Zuid-Limburg telt ongeveer 350 medewerkers. De organisatie is zeer actief op gebied van het hybride werken. Zo'n 60 procent van de ambtenaren werkt deels thuis.
Adviseur en digicoach Warande >>
Warande biedt ouderen in Bilthoven, Houten en Zeist zorg, wonen, behandeling en begeleiding. De organisatie telt bijna 900 cliënten en er werken ruim 1100 mensen verspreid over zeven locaties en een hoofdkantoor. In november 2021 werd het statische (traditionele) intranet vervangen door een digitale werkplek waar het sociaal intranet in is geïntegreerd.
zelfstandig adviseur >>
Elsa is zelfstandig ondernemer en betrokken bij TheDayShift. Ze helpt visiegedreven organisaties met een groot hart voor mensen met klantgericht en medewerkergericht werken. Ze heeft brede kennis van marketing, branding, en customer experience, een combinatie die maakt dat ze scherp ziet waar een organisatie, zowel online als offline, kansen kan grijpen.
directeur adviesbureau Adoptics >>
Chris is consultant en adoptiespecialist met focus op digitaal samenwerken. Met zijn ruime ervaring op gebied van samenwerken en technische kennis op gebied van diverse applicaties, adviseert en ondersteunt hij bedrijven die de overgang maken naar een moderne werkplek. Vanuit Adoptics helpt hij projectteams en medewerkers als adviseur, trainer en coach om leuker en makkelijker te werken in de digitale wereld.
functioneel beheerder RVO >>
Karel is functioneel beheerder van vier communityplatforms bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Dit is een uitvoeringsorganisatie van het Nederlandse Ministerie van Economische Zaken en het Ministerie van Landbouw. De RVO helpt ondernemers o.a. bij internationaal ondernemen, octrooien en het aanvragen van subsidies.
Partner Account Executive bij Workspace 365 >>
Silvan is de verbindende factor tussen IT-partners en hun eindklanten. In samenwerking met onze partners helpt Silvan de ideale adaptieve werkplek te creëren voor eindgebruikers, gebaseerd op de wensen en behoeften van de verschillende organisaties.
De Customer Success Manager bij Workspace 365 >>
Jacco heeft uitgebreide ervaring en expertise in het ondersteunen van organisaties bij hun digitale transformatie en het implementatieproces van Workspace 365. Zo heeft hij ook het Christelijke College Groevenbeek geholpen bij het vinden van de meest ideale inrichting en bij adoptie van de adaptieve digitale werkplek.
webredacteur VvAA >>
De VvAA is een vereniging die medici, paramedici en studenten bijstaat met onder andere financieel, bedrijfskundig en juridisch advies, verzekeringen en opleidingen.
8.45
Ontvangst en registratie
9.20
Welkom door dagvoorzitter Alex van Schooten
9.35
Keynote presentatie
Wat zijn de dagelijkse knelpunten van medewerkers bij het gebruik van digitale middelen? En hoe los je deze op? >>
Organisaties hebben de laatste jaren vele digitale middelen over hun personeel uitgestort. Dat levert bij medewerkers regelmatig knelpunten op. De oplossing voor de problemen wordt vaak gezocht in een technologiegerichte en generieke aanpak. Dat is een werkwijze die de tool als uitgangpunt heeft en geldt voor alle medewerkers.
Arjan Nataraj, algemeen directeur van adviesbureau Mixit, pleit in deze presentatie voor de omgekeerde weg. Hierbij is niet de techniek, maar de medewerker het uitgangspunt. “Wil je mensen goed ondersteunen bij hun online middelen, dan moet je eerst begrijpen hoe hun dagelijks werk eruit ziet en waar de meeste pijn zit. Dat doe je door je doelgroepen in kaart te brengen en een aantal mensen te vragen wat de grootste knelpunten op de werkdag zijn. Ga vervolgens aan de slag om deze op te lossen. Het resultaat: medewerkers die blijer en meer gemotiveerd zijn.”
In deze sessie geeft Arjan veel praktijkvoorbeelden van deze concrete en pragmatische aanpak. Ook legt hij uit hoe jij hiermee in jouw organisatie aan de slag kunt.
10.10
Breakout-ronde
De 5 beste tips voor de livegang van een digitale werkplek of intranet >>
Veel organisaties die een digitale werkplek of sociaal intranet lanceren, kiezen voor een vergelijkbare aanpak bij livegang. De directeur geeft een speech, er verschijnt een artikel op het intranet en de medewerkers krijgen taart. Maar zijn dit soort toeters en bellen wel effectief? Consultant Janine Dumont heeft zo haar twijfels.
Janine legt in deze sessie uit waar het écht om draait. De livegang is een belangrijke stap in het adoptietraject. Je doelgroep gaat vanaf dat moment echt aan de slag met dat nieuwe platform. De praktijk leert echter dat zonder een goede aanpak hooguit een derde er daadwerkelijk mee gaat werken. Janine geeft je 5 tips voor een goede aanpak waarmee je al je stakeholders betrekt en de medewerkers echt bereikt. Klinkt ingewikkeld? Nee, hoor. Janine komt met veel praktische voorbeelden die je zo kunt overnemen.
Gebruikersonderzoek als middel om feedback te krijgen over je intranet of digitale werkplek: voor professionals die al meerdere jaren met hetzelfde platform werken >>
Als het intranet van je organisatie al een tijdje draait, wil je natuurlijk weten hoe je collega’s het platform beoordelen. Kunnen ze bijvoorbeeld makkelijk vinden wat ze zoeken? Voorziet het in hun behoeften? In deze sessie legt consultant Christiaan Lustig uit hoe je gebruikersonderzoek het beste aanpakt. Hij gaat daarbij met name in op hoe je boven tafel krijgt wat je collega’s het belangrijkst vinden (taakidentificatie), hoe je de navigatiestuctuur het beste inricht (cardsorting en treetesting), en hoe je erachter komt of medewerkers hun weg vinden op intranet (usabilitytests). Gebruikersonderzoek kost niet altijd veel tijd en is vaak ook redelijk eenvoudig.
Christiaan heeft veel ervaring op gebied op gebied van gebruikersonderzoek. Hij voerde dergelijke onderzoeken uit bij onder andere energienetwerkbedrijf Alliander, gemeente Rotterdam, zorgorganisatie Lister, en Landal GreenParks.
Hoe kun jij als Communicatie- of HR-professional meehelpen om de kloof tussen zorgverleners en IT te overbruggen? >>
Zorgverleners krijgen van alles over zich uitgestort op gebied van IT: een nieuw elektronisch patiëntendossier, de vele apps van Microsoft 365 en ga zo maar door. Medewerkers hebben het gevoel dat het meeste daarvan ver afstaat van de dagelijkse praktijk. Pleun Luijkx, consultant bij adviesbureau Mixit: “Zorgmedewerkers moeten zich telkens in nieuwe tools verdiepen en daar hebben ze eigenlijk geen tijd voor. Zo weet ik van een ziekenhuis waar de medewerkers binnen een jaar veertien nieuwe dingen moesten leren.”
Professionals van Communicatie, HR of IT kunnen helpen om deze kloof te overbruggen. Dat kan door de medewerker centraal te zetten en te ondersteunen bij de veranderingen. “Redeneer niet vanuit de tool, maar vanuit de zorgmedewerkers. Ga met hen in gesprek en leg vast wat je weet. Dat kan bijvoorbeeld door het opstellen van persona’s. Dit zijn fictieve personages die model staan voor de doelgroep. Ook kun je use cases opstellen. Hierin beschrijf je wat een medewerker doet met een bepaalde tool. Is de tool eenmaal ingevoerd, ga dan na hoe de medewerkers ermee omgaan. Maak het meetbaar.”
Wat is verder de rol van Communicatie? Pleun: “Communicatie speelt een belangrijke rol bij het bereiken van de medewerkers. Dat er een nieuwe tool is moet iedereen op zijn minst natuurlijk weten. Maar ook moet duidelijk zijn wat je eraan hebt. Hiervoor gaan we vanuit Mixit altijd in gesprek met Communicatie. We hebben een scala aan middelen die alle stadia van de verandering ondersteunen. Zoals een bewustwordingscampagne via het intranet, een poster voor tijdens een stand-up of een e-mailbericht voor een leidinggevende.”
Heeft Pleun nog een tip voor HR? “HR kan op strategisch niveau invloed uitoefenen om de kloof te dichten. Het gaat immers om de employee journey en om het behoud van je mensen.”
10.55
Korte pauze
11.10
Breakout-ronde: turbosessies van 30 minuten
Leveranciersselectie: welke stappen moet je zetten bij de keuze voor een nieuw intranet of ander digitaal platform? >>
Het huidige intranet is verouderd. Of misschien wil jouw organisatie een ander digitaal platform invoeren. Waar moet je dan allemaal aan denken? Welke collega’s kunnen je hierbij helpen? Hoe zet je de ideeën op papier en selecteer je een leverancier? Dat hoor je in deze sessie van Peter Haan, directeur van Evolve. Dit adviesbureau heeft al meer dan honderd organisaties begeleid bij de leveranciersselectie. De sessie is interactief. Je kunt dus met al je vragen en opmerkingen bij Peter terecht.
Nederland telt meer dan honderd leveranciers van sociaal intranet en andere digitale platformen. Het is dus niet eenvoudig om daaruit dé leverancier te kiezen die het beste bij de wensen van jouw organisatie aansluit. Peter legt uit welke vragen je moet stellen en hoe je bijvoorbeeld een businesscase en requirements (vereisten voor het platform) opstelt. Peter heeft veel ervaring in het leiden van interactieve sessies en weet zaken altijd in heldere taal uit te leggen.
Zeven jaar ervaring met sociaal intranet; ervaren communicatieprofessional van ggz-instelling Lentis geeft tips en tricks >>
Rob van der Vloed is projectmanager eHealth bij Lentis, een instelling voor GGZ en ouderenzorg. Zeven jaar geleden was hij verantwoordelijk voor de invoering van het intranet. In deze presentatie vertelt hij een eerlijk verhaal over zijn ervaringen. Rob zet je aan het denken en gaat niet alleen in op de dingen die goed gaan, maar ook op de dingen die niet goed gaan. Ook geeft hij aan hoe jij valkuilen kunt vermijden.
In zijn sessie draait het onder andere om hybride werken en het samenwerken in groepen. Ook komen bijvoorbeeld de rol van het management, de waardering van het intranet (kan beter) en de invoering van Teams aan bod. Rob geeft aan dat veel managers onvoldoende actief zijn op het platform. “Ze vinden dat het intranet er vooral is voor de medewerkers. Dat is een gemiste kans. Ze zouden het kunnen gebruiken als instrument om dilemma’s te delen. De kracht van kwetsbaarheid.”
Rob vraagt zich dan ook geregeld af hoe je de meerwaarde van het intranet kunt aantonen “Veel mensen zien de relevantie niet van het intranet. Waarom staat op het platform dat iemand z’n huis te koop aanbiedt?” Daar komt bij dat het intranet tegenwoordig de concurrentiestrijd met Teams moet aangaan. “In de coronaperiode is Teams over de schutting gegooid. Het wordt nu veel gebruikt voor vergaderingen. Maar ik vind Teams niet handig voor samenwerken. Het leidt tot kleine eilandjes.”
Rob heeft al vaker presentaties gegeven bij bijeenkomsten van de Walvis. Hij scoort altijd goed in de deelnemersenquête. Dat is geen wonder. Rob vertelt een verhaal dat herkenbaar is voor deelnemers. Ook kan hij abstraheren en overziet het grote geheel.
Focus op digital employee experience helpt je bij het verbeteren van het intranet >>
Intranet is de centrale plek voor nieuws, naslagwerk, interne dienstverlening en sociale content. Ook dient het vaak als toegangspoort tot de rest van de digitale werkplek, waartoe bijvoorbeeld e-mail en Teams behoren. Maar hoe verhouden al die applicaties zich tot elkaar? Hoe ervaren medewerkers het gebruik? En op welke wijze zorg je ervoor dat de apps blijven inspelen op wat de medewerkers nodig hebben?
Hier kan digital employee experience (DEX) jou bij helpen. Het staat voor het totaal aan digitale interacties in de werkomgeving. Tegelijk is het een manier van kijken naar digitaal (samen)werken en de impact daarvan op mensen en organisaties.
Het begrip digital employee experience werd in 2018 geïntroduceerd en krijgt in Nederland en andere landen steeds meer voet aan de grond. In deze presentatie geeft consultant Christiaan Lustig aan hoe DEX je helpt om interne digitale communicatie, dienstverlening en samenwerking beter te maken. Met gelukkiger medewerkers als resultaat.
Christiaan is specialist op gebied van DEX. Samen met Tabhita Minten schreef hij ‘s werelds eerste boek over dit thema. Het boek is in het Engels vertaald en werd lovend besproken door deskundigen.
Drie valkuilen en vijf tips voor de adoptie van intranet >>
Het aanschaffen en inrichten van een goed systeem voor interne communicatie en samenwerking is één. Maar ervoor zorgen dat medewerkers of andere gebruikers er goed en met een glimlach mee willen werken is een tweede. Doreen Borneman, eigenaar van adviesbureau Adoptics, heeft al meerdere organisaties succesvol geholpen bij de adoptie van een social intranet. In deze sessie deelt ze de drie grootste valkuilen die ze in de praktijk tegenkomt en geeft tips om ze te voorkomen.
11.40
Korte pauze
11.55
Breakout-ronde
Onboarding op locatie en online: wat is jouw rol als Communicatie- of HR-professional? >>
Een op de vijf werknemers is vorig jaar van baan veranderd. Volgens Frank Philips, directeur/eigenaar Yes! We Connect, een bedrijf dat is gespecialiseerd in onboarding, is vooral in de zorgsector het verloop erg groot. Hij stelt dat ruim één op de vijf nieuwe medewerkers in deze sector al binnen een half jaar vertrekt. Een goed traject voor onboarding is daarom belangrijker dan ooit. In deze sessie geeft Frank praktische tips aan Communicatie- en HR-professionals.
Het eerste advies van Frank: bepaal heldere doelen op zowel het niveau van de organisatie, de afdeling als het team. Want als je niet weet wat je wilt, kun je ook niet bepalen wat aan bod moet komen bij de introductie. Tweede advies: bedenk hoe de medewerkersreis eruit ziet. Dat is een stappenplan dat wordt opgesteld door met name HR en Communicatie. Hierin komen alle relevante zaken aan bod zoals het tekenen van het contract, de eerste werkdag en de eerste werkweek. Bij elk van de stappen moet de organisatie proberen in te spelen op behoeften van medewerkers. Dat betekent dat er ruimte moet zijn voor interactie en dat je medewerkers niet moet overvoeren met informatie.
En hoe pak je onboarding online aan? Volgens Frank werken veel zaken online niet of anders. En bovendien vraagt een online sessie meer energie van de deelnemers. Je moet dus een herontwerp maken van het onboardingtraject. “Maak de sessie korter en bied minder informatie aan. Gebruik bijvoorbeeld korte filmpjes om informatie to the point over te brengen.”
Hoe zorg je dat medewerkers zich écht verbonden voelen bij hun collega’s en bij de organisatie? >>
Online tools zoals een sociaal intranet zijn een middel om verbinding ter bevorderen. Maar wil je écht zorgen voor meer verbondenheid binnen je organisatie dan zul je volgens Elsa Schaddelee ook offline middelen moeten inzetten. In deze sessie gaat Elsa in op hoe de kern- of merkwaarden van jullie organisatie hierbij een goede rol kunnen spelen. Dit zijn de eigenschappen of drijfveren die aangeven waar de organisatie voor staat. Helaas ligt het document waar ze beschreven staan, vaak te verstoffen in een bureaula.
In deze sessie legt Elsa Schaddelee uit waarom dit een gemiste kans is en je deze kernwaarden direct uit de la moet halen. Elsa, zelfstandig ondernemer en betrokken bij TheDayShift, legt uit hoe je er met de medewerkers op een simpele manier mee aan de slag kunt. “Organiseer bijeenkomsten waarin je de collega’s vraagt om de kernwaarden als het ware in te kleuren. Wat betekenen de kernwaarden voor jou? Wat zijn je associaties?”, legt Elsa uit. “Vervolgens vraag je of mensen de uitleg van elkaar herkennen. Zo ontstaat een gesprek. Daarna leg je vast wat de kernwaarden concreet betekenen en maak je afspraken met elkaar. Bijvoorbeeld over de omgangsregels bij vergaderingen of over de manier waarop je met klanten omgaat.”
Deze aanpak zorgt er niet alleen voor dat de kernwaarden meer gaan leven. Ook leidt het ertoe dat medewerkers zich meer verbonden voelen bij hun collega’s en bij de organisatie.
Adoptie: voor deelnemers die minimaal één jaar met een platform werken >>
Gaat een nieuw intranet live dan is er vaak veel geld en tijd om medewerkers enthousiast te maken voor het platform. Na de livegang is de situatie helaas vaak anders. Communicatieprofessionals hebben nauwelijks tijd om ervoor te zorgen dat het intranet inspeelt op de behoefte van de medewerkers. Gevolg: het gebruik neemt af. Hoe pak je adoptie aan bij een platform dat al enige tijd draait? Dat hoor je van adviseur Kim van der Aa van adviesbureau Evolve. Ze geeft praktijkgerichte tips die je op een eenvoudige manier kunt toepassen en die weinig tijd kosten. Ook geeft ze voorbeelden van organisaties waar ze zelf bij betrokken was, zoals Unigarant.
Interne online communicatiemiddelen: wat kun je het beste gebruiken voor welk doel? >>
Intranet, Teams, Zoom, e-mail, WhatsApp, elektronische nieuwsbrieven en ga zo maar door. Anno 2023 worden in organisaties tal van online communicatiemiddelen ingezet. Wat gebruik je voor welk doel? En is het een beter dan het ander? Peter Haan, directeur van adviesbureau Evolve, zet het voor jou op een rij. Met soms verrassende resultaten. Zo kan e-mail een prima communicatiemiddel zijn en is WhatsApp niet zo onveilig als vaak wordt beweerd.
12.35
Netwerklunch
13.10
Breakout-ronde
Workshop: zo gebruik je statistieken om een verbeterslag met je intranet te maken >>
Meten is weten. In deze sessie leer je hoe je statistieken kunt inzetten om een volgende stap met je intranet te zetten. Daarbij kijken we eerst naar de doelstellingen van je organisatie en je platform. Vervolgens legt Nina Brugman, commercieel directeur van internetbureau Swink, uit hoe je kunt meten of deze doelen daadwerkelijk behaald worden. Ze geeft aan welke data hierbij wél en niet relevant zijn. Zo blijken bezoekersaantallen minder belangrijk dan veel mensen denken. Tijdens deze workshop word je echt aan het werk gezet. Aan het eind van de sessie heb je de eerste aanzet voor een document dat jou kan helpen bij de doorontwikkeling van je platform.
Sociaal intranet bouwt bruggen tussen de vestigingen van de Rijksdienst voor ondernemend Nederland >>
Het sociaal intranet van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zorgt voor verbinding. Dat zegt Karel Urbach, functioneel beheerder van vier communityplatforms. “Onze organisatie telt ruim zesduizend medewerkers verspreid over vijf vestigingen in heel Nederland. We hebben veel overleg met elkaar. Als we bijvoorbeeld een nieuw regelingsproces moeten inrichten, dan gebruiken we daar ook het intranet voor. Vroeger mailden we of we zagen elkaar in levenden lijve. Er waren mensen die bijna dagelijks van Assen naar Den Haag reden. Dat doen ze nu nog hooguit één keer per week.”
Hoe richt je een digitale werkplek of intranet zo in dat het platform aansluit bij de behoefte van de medewerkers? Ouderenzorgorganisaties Warande en zorgorganisatie De Rijnhoven vertellen. >>
November 2021 lanceerde Warande een digitale werkplek waar het sociaal intranet in is geïntegreerd. De digitale werkplek biedt talloze mogelijkheden. Van een persoonlijke tijdlijn tot een kennisbibliotheek en allerlei applicaties zoals het elektronisch cliëntendossier.
Kennis delen speelt volgens communicatieadviseur en digicoach Willemieke Jungheim een belangrijke rol. Dat komt vooral naar voren in de tijdlijn, waar veel wordt gedeeld door medewerkers. Verder kunnen medewerkers in de tijdlijn zien wat er wordt gepost in de groepen waar ze lid van zijn. “Mensen van verschillende locaties en vakgebieden kunnen in de groep op een makkelijke manier met elkaar contact hebben en documenten delen. Dat is heel handig.”
Het delen van kennis gebeurt niet alleen intern. Willemieke was ook een paar maanden gedetacheerd bij zorgorganisatie De Rijnhoven om te helpen bij de implementatie van het nieuwe sociaal intranet. Ook daar kwam de vraag naar voren: hoe richt je een portaal optimaal in voor je medewerkers en de organisatie?
Door af te kijken bij andere zorgorganisaties zoals Warande wist De Rijnhoven wat wel en niet bij de organisatie paste. Zo spelen thema’s een belangrijke rol binnen hun organisatie. Medewerkers zien zo waar ze met elkaar aan werken en kunnen gericht informatie over diverse onderwerpen lezen. Niet alleen worden medewerkers via thema’s geïnformeerd, maar ze kunnen ook makkelijk eigen ideeën en reacties plaatsen. Tijdens de presentatie zie je aan de hand van voorbeelden hoe de indeling van beide platforms heeft bijgedragen aan het succes. Daarnaast delen de sprekers tips hoe je zo’n groot project (samen) aanvliegt.
13.55
Breakout-ronde
Mensen willen thuiswerken én meer binding met de organisatie. Hoe speel je daarop in als communicatie- of HRM-professional? >>
Bijna driekwart van alle werknemers wil graag meer thuiswerken. Zo bleek onlangs uit onderzoek van Microsoft. Tegelijkertijd geeft twee derde aan meer behoefte te hebben aan binding met collega’s. Hoe haak je daarop in vanuit Communicatie en HR? In deze presentatie geven René van der Vlugt en Evelien Vredeveld voorbeelden en praktische tips. René is Chief Marketing Officer bij Adoptify, een Microsoft Gold Partner. Evelien is Communications Lead Brand, Culture & Employee Engagement Lead bij Microsoft Nederland.
Digitale werkplek Christelijk College Groevenbeek past zich aan de behoeften van de gebruiker aan. >>
Hoe breng je alle wensen en behoeften van verschillende doelgroepen samen in één digitale werkplek? In deze sessie gaan Jacco Timmer (Customer Success Manager bij Workspace 365) en Silvan van Hierden (Partner Account Executive bij Workspace 365) in gesprek over hoe het Christelijk College Groevenbeek is overgestapt naar een adaptieve digitale werkplek. Dit is een omgeving die zich aanpast aan de behoeften en voorkeuren van de gebruiker. Het betekent dat de digitale werkplek automatisch de meest relevante informatie toont op basis van wat de gebruiker nodig heeft.
Kinderopvangorganisatie SKBNM zet The Masked Singer in om meer mensen naar intranet te trekken >>
SKBNM is, met 320 medewerkers verspreid over 35 locaties, de grootse kinderopvangorganisatie van gemeente Gooise Meren. In oktober 2021 werd het nieuwe intranet, Kaat genaamd, ingevoerd. Doel van het platform: het verbinden van de medewerkers die op de verschillende locaties werken. Lotte Gommers, medewerker marketing en communicatie:“We zagen dat medewerkers organisatienieuws met de collega’s op de locatie bespraken. Dat gaf verschillende interpretaties. Met de komst van het nieuwe intranet werd dit gesprek naar het intranet gehaald.”
Working Out Loud: de sleutel tot goede samenwerking op het intranet >>
Working Out Loud (WOL) creëert de grootste waarde voor een sociaal intranet. Dit blijkt uit het Praktijkonderzoek Sociaal intranet 2022 dat Winkwaves heeft uitgevoerd. Bij deze manier van werken, wordt het intranet ingezet als verbindend instrument. Deelnemers delen hun werk en ideeën online om elkaar verder te helpen, onder het motto ‘waardeer wat er is en voeg toe’. Zo draagt WOL ertoe bij dat organisaties communicatiever worden en zich verder ontwikkelen.
14.40
Informatiemarkt
Een kijkje in de keuken bij het intranet of de digitale werkplek van verschillende organisaties >>
De sprekers die in de twee breakout-rondes hiervoor een presentatie gaven over hun intranet of digitale werkplek laten live of via screenshots hun platform zien. Ze doen dit bij de stands van de leveranciers die het event sponsoren. Je kunt ook alle vragen kwijt bij deze sprekers en de leveranciers.
15.45
Slotsessies
Hoe ondersteun je vanuit Communicatie of HR je collega’s bij het hybride werken? >>
Deelnemers aan dit panelgesprek zijn Gonny Vink, Har Tegelaers en Pleun Luijkx. Gonny is directeur van adviesbureau work21 en auteur van het boek Leidinggeven op afstand – Over het managen van mobiele medewerkers en thuiswerkers. Har is P&O-beleidsmedewerker van gemeente Landgraaf. Pleun is consultant bij adviesbureau Mixit.
Foutenfestival: welke fouten hebben andere organisaties gemaakt bij het intranet of de digitale werkplek? En wat kun jij daarvan leren? >>
Van je fouten leer je het meest. Daarom komen in deze sessie communicatieprofessionals en een consultant een het woord die vertellen over de valkuilen waar zij zijn ingetrapt. Ook geven ze aan wat ze ervan hebben geleerd. Pannelleden zijn Chris Couenberg, Christa Gravemaker en Rob van de Vloed. Chris is directeur van adviesbureau Adoptics. Christa is webredacteur bij de VvAA, een vereniging die o.a. medici bijstaat op allerlei gebied. Rob is adviseur zorg-ict bij ggz-instelling Lentis.
16.15
Korte afsluiting door dagvoorzitter Alex van Schooten
16.25
Borrel, fris en hapjes
90 mensen hebben al zich aangemeld voor het Nationaal Congres Online Verbinding op 18 april 2023. Ze zijn werkzaam bij:
Communicatiebureau De Walvis heeft sinds 2013 al ruim dertig bijeenkomsten georganiseerd. Deze gaan altijd over de digitale werkplek, sociaal intranet en andere vormen van online verbinding. De events waren op locatie of online. Hieronder de reacties van enkele deelnemers. Verschillende mensen hebben al meerdere events bezocht.
Corine Tuller, contentmanager social intranet TAUW (advies en ingenieursbureau): “Ik heb inmiddels vijf keer deelgenomen en heb er keer op keer veel van opgestoken. Een mooie manier om een kijkje in de keuken van verschillende intranetten te nemen, ideeën op te doen en praktische handvatten te krijgen om direct mee aan de slag te gaan.”
Mariëtte Pasteels, functioneel beheerder intranet Van Lanschot Kempen: “Ik ben al vaker bij een congres of symposium van De Walvis geweest en vond het steeds interessant en inspirerend. Altijd voldoende keus uit break-out sessies. Laagdrempelige toegang tot de sprekers.”
Bart Meuffels, community coach Raad voor de Kinderbescherming: “Het was weer een boeiende, interessante en leuke dag. Naast inspirerende keynotes en breakouts ook veel vakgenoten gesproken en bijgekletst over de laatste ontwikkelingen op het vlak van (sociale) intranetten. Doordat de organisatie van de dag in de vertrouwde handen van Alex en zijn team ligt weet je van tevoren dat het een geslaagde dag wordt.”
Melanie van Spronsen – Valize, communicatieadviseur corporate communicatie bij het Centraal Bureau voor de Statistiek: “Bedankt voor weer een leerzame middag. Kon helaas niet alles bijwonen, maar genoeg ideeën opgedaan.”
Eveline van der Hek, strategic advisor Gasunie: “Dank je voor het zeer interessante programma dat je ons hebt aangeboden. Vooraf had ik een lichte ‘zorg’ dat de sponsors mogelijk een promo-praatje zouden houden. Die zorg was gebaseerd op ervaringen bij andere congressen. Niks bleek minder waar. Groot compliment daarvoor!”
Linda van Maanen, pr & communicatie bij zorginstelling Neboplus: “Kijk terug op een zeer leerzame en informatieve dag, leuk. Graag tot volgend jaar.”
Bianca Zincken, adviseur online landschap bij ziekenhuis Amsterdam UMC: “Nogmaals dank voor de leerzame dag.”
Nienke Hubers, communicatieadviseur bij zorginstelling Marga Klompé: “Ik vind dat je het superknap hebt georganiseerd. Het ene sloot inhoudelijk meer bij mijn interesses aan dan het andere. Maar, dat houd je toch altijd.”
Joyce Visser, communicatieadviseur bij Tactus Verslavingszorg: “Bedankt voor de inspirerende middag.”
Jiska Wemmenhove, communicatieadviseur online media Rivas Zorggroep: “Wat een goed congres was het afgelopen dinsdag. De dag was goed geregeld. Wat ik vooral erg prettig vond, was de laagdrempeligheid. Je vragen kon je goed 1 op 1 stellen tijdens de breaks. En de workshops waren inhoudelijk relevant en inspirerend. Een mooie combinatie tussen geïnspireerd worden en direct zaken doen.”
Als je dat wilt – dit is niet verplicht – kun je tijdens het onderdeel ‘Intranet Informatiemarkt’ het platform van je organisatie via je laptop aan deelnemers tonen. Da’s interessant voor hen en jij krijgt feedback van vakgenoten. Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen, geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier. Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.
Het Nationaal Congres Online verbinding wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Sinds 2013 heeft dit bureau al ruim dertig bijeenkomsten georganiseerd over de digitale werklek, sociaal intranet en andere vormen van online verbinding. Een voorbeeld is Hét Nationaal Intranetsymposium dat in 2022 zo’n negentig deelnemers trok. De Walvis is onafhankelijk en niet gelieerd aan een softwareleverancier. Wil je op de hoogte blijven van de komende events? Meld je dan via een e-mail aan voor de mailinglist.
De bijeenkomst vindt plaats in het Postillion Hotel & Convention Centre in Bunnik. Deze locatie is met de auto en ov makkelijk te bereiken. Het Postillion ligt aan de A12 in het hart van Nederland. Parkeren is gratis. Kom je met het openbaar vervoer? Station Bunnik ligt op 7 minuten van Utrecht CS. Vanaf het station in Bunnik is het 15 minuten lopen. Maar er staat ook een taxibusje voor je klaar. Dan ben je er in 5 minuten.
Kosten per persoon: 445 euro
Staffelkorting
Al vanaf twee personen kun je profiteren van aantrekkelijke staffelkorting.
– 2 of 3 personen betalen per persoon slechts 345 euro.
– Meer dan 3 personen betalen per persoon slechts 245 euro.
Bovenstaande bedragen zijn ex. btw.
Goed om te weten: je gegevens worden niet doorgespeeld aan sponsors of andere partijen.
Deze organisaties gaan je dus niet ongevraagd mailen of bellen.