Nationaal Congres

Online Verbinding

28 maart 2023

Direct naar het inschrijfformulier >>

Hieronder de info over het online congres dat eerder heeft plaatsgevonden. De volgende editie van het congres is op 28 maart 2023 live op locatie in Bunnik . Dat is vlakbij Utrecht. Op deze website vind je straks alles wat je wilt weten over het congres in 2023.

Nationaal Congres Online Verbinding

Hybride werken is door corona de norm geworden. Communiceren en samenwerken doen we grotendeels online. Dat brengt nieuwe mogelijkheden én uitdagingen met zich mee. Bij dit online congres op 5 april krijg je tips & tricks en maak je kennis met inspirerende praktijkvoorbeelden. Thema’s die aan bod komen zijn o.a. de digitale werkplek, Microsoft 365 en sociaal intranet.

Zes redenen om erbij te zijn

Praktijkgericht en actueel

Sprekers gaan in op de praktijk. Hybride werken en andere gevolgen van corona spelen dus een belangrijke rol.

Eerlijke verhalen

In de praktijkcases vertellen organisaties niet alleen wat goed gaat maar ook wat beter kan.

Veel keuzemogelijkheden

Bepaal tijdens de dag welke sessies je wilt bezoeken.

Laatste trends

Maak kennis met de laatste ontwikkelingen op gebied van de digitale werkplek, intranet, tools voor hybride werken en meer.

Compact programma

Online events vergen meer concentratie dan gewone bijeenkomsten. Daarom duurt het congres 4 uur en niet een hele dag.

Geen doorverkoop van persoonsgegevens

Naderhand word je dus niet ongevraagd gebeld of gemaild door sponsors etc.

Voor wie

Professionals die betrokken zijn bij het intranet, de digitale werkplek of andere vormen van online verbinding. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om communicatieadviseurs, HR-managers en IT’ers.

Sprekers

Klik op de foto voor meer info

Alex van Schooten

organisator en dagvoorzitter >>

Met zijn bedrijf Communicatiebureau De Walvis organiseert Alex events op gebied van intranet en andere vormen van online verbinding. Dit bedrijf is zelfstandig en dus niet gelieerd aan een softwareleverancier. Sinds 2013 heeft Alex al 30 (!) bijeenkomsten georganiseerd. Een voorbeeld is Hét Nationaal Intranetsymposium. Dit symposium was in 2021 online en trok toen ongeveer 120 deelnemers.

Peter Haan

directeur adviesbureau Evolve >>

Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media en doet dat al 6 jaar voor ruim 100 opdrachtgevers. Peter voerde projecten uit voor o.a. het ministerie van Economische Zaken, de provincie Overijssel, gemeente Rotterdam, BAM, KPN, TNO, SNS REAAL, Philips en Ziggo. Daarnaast geeft hij regelmatig inspiratiesessies voor senior management en directie.

Christiaan Lustig

onafhankelijk strateeg digitale werkomgeving >>

Christiaan helpt organisaties bij het verbeteren van hun interne digitale communicatie, dienstverlening en samenwerking. Christiaan werkt voor opdrachtgevers in onder meer zorg en welzijn, onderwijs en (semi)overheid. Voorbeelden: A&O Fonds Provincies, Alliander (energienetwerkbeheerder) en gemeente Rotterdam.

Jean Pierre Martens

managing partner Mixit >>

Mixit is een digital workplace bureau. Het motto: ‘iedereen verdient een altijd passende digitale werkplek’. Het bureau zorgt ervoor dat mensen makkelijk met hun digitale omgeving kunnen werken zodat zij én hun organisatie er beter van worden. Mixit adviseert, ontwerpt en begeleidt de verandering die hierbij komt kijken. Klanten zijn o.a. de Volksbank, gemeente Amsterdam, Vebego en Rivas Zorggroep.

Bram Koster

consultant adviesbureau Evolve >>

Evolve adviseert al 10 jaar organisaties over en ondersteunt bij de inzet van interne digitale media. Het levert daarbij diensten op het vlak van strategie, projectmanagement, adoptie en (content)creatie. Als senior consultant heeft Bram o.a. opdrachten uitgevoerd voor De Haagse Hogeschool, BNNVARA, KMPG, de Universiteit van Amsterdam, het CBR, de IND, Maastricht University en de Rabobank.

Evelyn Bot

communicatieadviseur De Fryske Marren >>

De Friese fusiegemeente telt 52.000 inwoners en 700 medewerkers. In maart 2021 ging het sociaal intranet live. “Het intranet is ontwikkeld vanuit de vraag van de gebruiker”, zegt Evelyn. “Niet vanuit Communicatie of de directie. We hebben goed onderzocht waar het nieuwe platform aan moet voldoen. Daar plukken we nu de vruchten van.”

Kim van der Wegen

consultant digital media bij adviesbureau Evolve >>

Evolve is gespecialiseerd in het verbinden van medewerkers via interne sociale media. Kim voerde opdrachten uit op gebied van adoptie en contentcreatie. Zo was ze bij Zorggroep Charim verantwoordelijk voor het adoptietraject van hun nieuwe sociale intranet en digitale werkplek. Bij opdrachtgevers zoals Unigarant en PostNL houdt Kim zich bezig met contentstrategieën en informatiearchitectuur.

Niels van Buren

directeur/eigenaar Swink >>

Het digitale bureau Swink levert diensten op gebied van digitale toegankelijkheid aan organisaties in de publieke sector en gezondheidszorg. Het werk wordt uitgevoerd door buitengewone medewerkers; zij hebben bijna allemaal en vorm van autisme. Hun autisme wordt gezien als een kwaliteit die matcht met de dienstverlening.

Koen Wemmenhove

communicatieadviseur Present ouderenzorg en thuiszorg >>

Present heeft woonzorgcentra op vijf locaties in de Alblasserwaard en Vijfheerenlanden, net onder Utrecht. Daarnaast verleent de organisatie thuiszorg en verhuurt ze appartementen. Van de ongeveer zeshonderd medewerkers is zo’n 90 procent zorgverlener. De rest zit op kantoor, staat in de keuken of maakt schoon. Vlak voor de coronaperiode ging de digitale werkplek live.

Roos Huisman

communicatiemedewerker Dimence Groep >>

De Dimence Groep biedt geestelijke gezondheidszorg, welzijn en maatschappelijke dienstverlening dicht bij de cliënt. De groep bestaat uit zeven stichtingen in Deventer, Zwolle en Almelo. De organisatie telt bijna drieduizend medewerkers die actief zijn in ongeveer 85 locaties. Ruim drie kwart van de personeelsleden werkt als zorgmedewerker.

Charlotte Postmus

communicatieadviseur bij Twente Milieu >>

Twente Milieu is afvalinzamelaar en beheerder van de openbare ruimte in Twente. Het hoofdkantoor staat in Enschede en het heeft locaties in Almelo, Borne, Hengelo, Haaksbergen en Oldenzaal. De organisatie verzorgt het afvalbeheer en de taken in de openbare ruimte voor negen gemeenten in de regio. Twente Milieu telt ruim 370 medewerkers. Het overgrote deel is werkzaam in een uitvoerende functie.

Philip Bekkers

manager informatisering bij Twente Milieu >>

Twente Milieu is afvalinzamelaar en beheerder van de openbare ruimte in Twente. Het hoofdkantoor staat in Enschede en het heeft locaties in Almelo, Borne, Hengelo, Haaksbergen en Oldenzaal. De organisatie verzorgt het afvalbeheer en de taken in de openbare ruimte voor negen gemeenten in de regio. Twente Milieu telt ruim 370 medewerkers. Het overgrote deel is werkzaam in een uitvoerende functie.

Nathalie de Weert

communicatieadviseur online Amarant >>

Amarant is de grootste zorgverlener voor mensen met een verstandelijke beperking, autisme of hersenletsel in Noord-Brabant. Op de vierhonderd locaties zijn ruim vijfduizend medewerkers en 1.800 vrijwilligers actief.

Joyce Gielen

projectmanager Land van Horne >>

Land van Horne heeft acht (woon)zorgcentra en kleinschalige woonvoorzieningen in Limburg en een breed dienstenpakket. Dit varieert van verpleging en verzorging tot thuiszorg en van revalidatie tot behandeling en dagactiviteiten. De organisatie telt 2.600 medewerkers en 1.200 vrijwilligers.

Margo Mulder

marketing en communicatie Friesland Lease >>

Friesland Lease is een leasemaatschappij die die verschillende mobiliteitsoplossing aanbiedt. De organisatie telt zo’n negentig medewerkers; de meesten van hen zijn werkzaam op kantoor. Vorig jaar ging het nieuwe intranet live. Dit platform is geïntegreerd in Microsoft 365.

René Jansen

directeur Winkwaves >>

Winkwaves maakt Harmonics: het flexibel meegroeiende communicatieplatform voor sociaal intranet, kenniscommunities en als strategisch instrument voor organisatieontwikkeling. Het motto: it's more than a tool, it's a mindset. Daarom maakt Winkwaves veel werk van een goede begeleidingsaanpak om meer mensen meer mee te laten doen. Dit doen zij in cocreatie met klanten. Sinds 2006.

Arthur Turksma

intranet strategist Iris Intranet >>

Iris Intranet mag zich al meer dan 10 jaar rekenen tot de meest gerenommeerde intranetleveranciers van Nederland en België. Ruim 120 organisaties in branches als zorg en welzijn, overheid, onderwijs, industrie, zakelijke dienstverlening en non-profit werken met Iris. Benieuwd wat Iris voor jouw organisatie kan betekenen? Laten we kennismaken!

Mark Grasmayer

product evangelist Workspace 365 >>

Workspace 365 is een digitale werkplek die zich automatisch aanpast op jouw rol en omgeving: alle applicaties, informatie, intranet en communicatie.

Anthony Schlundt Bodien

Consultant Office Productivity bij OGD >>

OGD levert ict-diensten op het gebied van infrastructuur, end-user management en softwareontwikkeling. Dat doen we in de vorm van outsourcing, projecten, advies en ict-professionals.

Jaap Linssen

medeoprichter adviesbureau OrangeTrail >>

OrangeTrail begeleidt bedrijven bij de inzet van sociaal intranet en andere tools. Klanten zijn toonaangevende bedrijven zoals Booking.com, Nestlé, Heineken, Bol.com, Ahold en ING. Jaap Linssen, directeur van OrangeTrail, heeft ruime ervaring als spreker in binnen- en buitenland. Hij is gespecialiseerd in adoptie van interne sociale media zoals sociaal intranet en helpt organisaties om deze middelen productief in te zetten.

Chris Couenberg

medeoprichter en -eigenaar Adoptics >>

Chris is consultant en adoptiespecialist met focus op digitaal samenwerken. Met zijn ruime ervaring op gebied van samenwerken en technische kennis op gebied van diverse applicaties, adviseert en ondersteunt hij bedrijven die de overgang maken naar een moderne werkplek. Vanuit Adoptics helpt hij projectteams en medewerkers als adviseur, trainer en coach om leuker en makkelijker te werken in de digitale wereld.

Ilonka Ouwendijk

manager marketing & communicatie Pieter van Foreest

Pieter van Foreest is een zorgorganisatie in Zuid-Holland met ruim 3400 medewerkers. Zij bieden zorg en ondersteuning aan senioren in 25 locaties en bij mensen thuis. December 2020 is het sociaal intranet gelanceerd. Het platform speelt een belangrijke rol in de informatievoorziening over corona.

Doreen Borneman

medeoprichter en -eigenaar Adoptics >>

Doreen is adviseur, trainer en coach met een focus op interne communicatie en digitaal samenwerken. Bij Rijn IJssel is ze verantwoordelijk voor (de adoptie van) het sociaal intranet. Deze onderwijsinstelling won 2018 de Intra.NET Award voor de succesvolle manier waarop het sociaal intranet is geïntroduceerd. Vanuit Adoptics ondersteunt ze hierin nu ook andere organisaties met als doel makkelijk (samen)werken in een digitale wereld.

Maria Farag

consultant interne sociale media bij Evolve >>

Vanuit adviesbureau Evolve vertaalt Maria strategie naar praktijk door mensen (online) te verbinden. Voor verschillende opdrachtgevers ondersteunt ze de online dialoog met communitymanagement, trainingen of strategietrajecten. Zodat organisaties hun doelen behalen, en het eigen (dagelijkse) werk makkelijker, beter, leuker wordt.

Roeland Loosen

communicatieadviseur gemeente Arnhem >>

De gemeente Arnhem telt ruim 160.000 inwoners. Er werken ongeveer 1050 ambtenaren. Sinds eind 2020 organiseert de gemeente online uitzendingen. De meeste richten zich op het eigen personeel. Er zijn al zo’n honderd (!) afleveringen geweest. De online programma’s worden goed bekeken.

Manon van Velzen

communicatieadviseur gemeente Delft >>

De gemeente telt ruim 100.000 inwoners. Er werken ongeveer duizend mensen. Voor de gemeente is hybride werken een speerpunt. Daarbij gaat het om bijvoorbeeld aanpassingen in de kantoorruimte en scholing voor medewerkers.

Bart Jacobs

senior communicatieadviseur Havenbedrijf Rotterdam >>

De haven van Rotterdam is het grootste haven- en industriecomplex van Europa. Het Havenbedrijf Rotterdam zorgt voor duurzame ontwikkeling, beheer en exploitatie van de haven en het handhaven van de vlotte en veilige afhandeling van de scheepvaart. De organisatie telt ruim 1200 medewerkers. Ongeveer een derde zorgt voor veiligheid en zo’n twee derde werkt op kantoor.

Susanna van Breugel

communicatieadviseur Havenbedrijf Rotterdam >>

De haven van Rotterdam is het grootste haven- en industriecomplex van Europa. Het Havenbedrijf Rotterdam zorgt voor duurzame ontwikkeling, beheer en exploitatie van de haven en het handhaven van de vlotte en veilige afhandeling van de scheepvaart. De organisatie telt ruim 1200 medewerkers. Ongeveer een derde zorgt voor veiligheid en zo’n twee derde werkt op kantoor.

Programma


Je kunt op de middag zelf beslissen welke sessies je wilt bezoeken. Bevalt een parallelsessie niet? Dan zit je met één muisklik in een andere.

12.20

Inloggen door sprekers en deelnemers

12.50

Welkom door dagvoorzitter Alex van Schooten

13.05

Breakout-ronde

In de meeste organisaties worden tientallen verschillende tools, systemen en apps gebruikt. Van Outlook tot Teams, en van de urenregistratie tot het elektronisch patiëntendossier. Hoe zet je deze middelen het beste in bij het hybride werken? In deze sessie geeft consultant Christiaan Lustig eerst een algemeen beeld van de huidige situatie. Zo zijn we meer gaan e-mailen, vergaderen en gebruiken we allemaal nieuwe tools zoals Slack en Trello. Vervolgens geeft Christiaan aan hoe je met het totaalpakket aan digitale middelen je collega’s het beste kunt bedienen. Het gaat er immers niet om welke middelen er tegenwoordig zijn. Het draait er om dat medewerkers hun werk zo goed mogelijk kunnen doen in deze tijd van hybride werken.

Gaan we straks allemaal over op Microsoft 365? Is sociaal intranet uit nu iedereen Teams gebruikt? Zijn er nieuwe digitale tools die je echt moet kennen? De antwoorden op deze en andere vragen hoor je in deze sessie van de consultants Peter Haan (adviesbureau Evolve) en Jean Pierre Martens, (adviesbureau Mixit). Dagvoorzitter Alex van Schooten leidt deze sessie. Deelnemers krijgen alle ruimte om vragen te stellen.

In deze presentatie leer je waar je de focus op moet leggen bij content. Je hoort ook hoe je verschillende vormen – interview, foto’s, video’s etc. – het beste kunt inzetten. Daarnaast krijg je tips hoe je anderen in de organisatie kunt stimuleren om goede content aan te leveren. Zodat jij het iets minder druk krijgt. De sessie wordt verzorgd door consultant Bram Koster van adviesbureau Evolve.

13.35

Breakout-ronde

In deze sessie legt Anthony Schlundt Bodien van OGD ict-diensten uit hoe je met SharePoint Online zelf een intranet kunt opzetten. SharePoint Online is onderdeel van Microsoft 365, een totaalpakket dat waarschijnlijk ook in jouw organisatie gebruikt wordt. Anthony geeft jou eenvoudige handvaten en gebruikt voorbeelden uit de praktijk. De sessie is daarom voor iedereen goed te volgen – ook voor mensen zonder ict-achtergrond.

Het voordeel van het zelf bouwen boven de aanschaf van een kant-en-klaar-pakket is volgens Anthony de toekomstbestendigheid en de flexibiliteit. “Microsoft ontwikkelt telkens nieuwe mogelijkheden. Heb je een platform in SharePoint dan werk je met de Microsoft-standaarden en zijn alle diensten geïntegreerd. Daardoor kun je direct profiteren van nieuwe ontwikkelingen in Microsoft 365.”

Digitale toegankelijkheid betekent dat alle medewerkers –  ook mensen met een beperking – gebruik kunnen maken van alle digitale kanalen. Het gaat hierbij niet alleen om mensen die blind of doof zijn. Het zijn bijvoorbeeld ook mensen die kleurenblind zijn of een motorische beperking hebben waardoor ze geen muis kunnen gebruiken.

We hebben het dan een grote groep; er zijn 4,5 miljoen Nederlanders met een functiebeperking die invloed heeft op hun internetgebruik. De kans is dus groot dat ook in jouw organisatie mensen zijn met een functiebeperking. Voor overheden is het wettelijk verplicht om content toegankelijk aan te bieden. Dat geldt niet alleen voor websites maar ook voor intranetten en apps.

In deze sessie geeft Niels van Buren aan hoe je ervoor kunt zorgen dat bijvoorbeeld het intranet, digitale werkplek of online community van jouw organisatie digitaal toegankelijk is. Hij geeft praktische tips die je direct kunt toepassen. Niels is directeur/eigenaar van Swink. Dit digitale bureau levert diensten op gebied van contentmanagement, digitale toegankelijkheid en data-analyse. Niels is een ervaren spreker. Hij is aangesloten bij o.a. Speakers Academy, een bureau waar allerlei topsprekers aan verbonden zijn.

Hoe pak je de implementatie van een nieuw intranet en digitale werkplek aan? Dat hoor je van twee professionals van Twente Milieu: manager informatisering & automatisering Philip Bekkers en communicatieadviseur Charlotte Postmus. In januari is de digitale werkplek van de afvalinzamelaar en beheerder van de openbare ruimte gelanceerd. Vanuit de online werkplek kun je doorklikken naar het nieuwe intranet.

De digitale werkplek is gepersonaliseerd. Zo hebben kantoormedewerkers een uitgebreidere versie dan medewerkers in uitvoerende functies. Vanuit de online werkplek hebben alle medewerkers toegang tot het nieuwe intranet. Je vindt er bijvoorbeeld nieuws, informatie over projecten, vacatures, personeelshandboek, agenda en informatie van de OR.

Van de implementatie is veel werk gemaakt, zegt Charlotte. “Er zijn ambassadeurs uit verschillende lagen van de organisatie benoemd. Ze hadden een rol bij het testen van het platform, gaven feedback op de inrichting en hebben later collega’s begeleid toen het platform live ging. Daarnaast waren er tijdens de uitrol inloopmomenten. Daar konden collega’s hulp krijgen bij bijvoorbeeld het inloggen. Ook hebben teamleiders hun medewerkers begeleid. Daarnaast zijn er video’s en instructiehandboeken gemaakt.”

Verder zijn er Office 365-trainingen aangeboden door een externe partij. En medewerkers van de helpdesk zijn op de verschillende locaties geweest om medewerkers te begeleiden bij het inloggen op de nieuwe omgeving. Philip: “Om de helpdesk te ontlasten zijn er ook digicoaches. Zij helpen hun collega’s een-op-een bij het werken met de nieuwe digitale omgeving.”

Vorig jaar is bij Friesland Lease een nieuw intranet gelanceerd.  “In het begin waren mensen nogal sceptisch”, aldus Margo Mulder, medewerker marketing en communicatie. “Maar inmiddels is het platform helemaal ingeburgerd en wordt het  steeds meer een ‘online koffiehoek’.”

Het platform is geïntegreerd in Microsoft 365. In het intranet staan snelkoppelingen naar allerlei applicaties zoals Outlook, DayWize (HR-systeem) en Teams. Medewerkers beschikken dus over een digitale werkplek. Documenten worden opgeslagen in Teams. Er is dan ook geen harde schijf meer waar je bestanden kun vinden; alles staat in de Microsoft-cloud.

“De overgang naar de cloud was voor iedereen even wennen”, zegt Margo. “Want mensen waren een mappenstructuur gewend. Maar het opslaan van documenten Teams is eigenlijk vergelijkbaar met vroeger. Het voordeel is dat je makkelijker kunt samenwerken aan documenten en presentaties. Als ik een artikel schrijf, vraag ik vaak aan anderen of ze willen meekijken. Door het ‘versiebeheer’ wordt automatisch bijgehouden wie welke wijzigingen heeft aangebracht. Dat werkt een stuk makkelijker dan wanneer je documenten vaak opnieuw moet opslaan of heen en weer mailt.”

14.05

Open inloop

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

14.20

Korte pauze

14.35

Breakout-ronde

Veel organisaties zijn – gedreven door de pandemie – overgegaan op een nieuwe werkomgeving, of zijn bezig om plannen daarvoor te maken. Microsoft365 of Google Workspace is dan een logische keuze, maar is dat ook dé digitale werkomgeving? Technisch is het een prima oplossing, maar je doet daarmee je organisatie en vooral je collega’s tekort. Want hoe houd je verbinding over de teams heen? Hoe versterk je in de digitale werkomgeving de organisatiecultuur? Waar kunnen jouw collega’s terecht met hun vragen? Dat kan het beste op het sociaal intranet. Is jouw organisatie bezig met de implementatie van de digitale werkomgeving? En wil je niet diegene zijn die over een tijd denkt ‘hadden we toch maar…’? Sluit dan aan bij deze sessie.

De sessie wordt geleid door Arthur Turksma, intranetstrateeg van sponsor Iris Intranet. Hij vertelt onder waarom een sociaal intranet de held van de digitale werkomgeving is. Ook legt hij uit wat emoties te maken hebben met een sociaal intranet. Ook geeft hij aan waarom samenwerken verder gaat dan videobellen via Teams. Arthur daagt je uit om te komen luisteren naar zijn verhaal en mee te denken over dit onderwerp.

Communicatieadviseur Evelyn Bot vertelt over de stappen die haar organisatie heeft doorlopen naar een sociaal intranet. Van de onderzoeksfase tot aan lancering en adoptie. In de presentatie staat niet de techniek centraal, maar de wijze waarop de medewerkers bij het traject zijn betrokken. “Het intranet is ontwikkeld vanuit de vraag van de gebruiker. Niet vanuit Communicatie of de directie. We hebben goed onderzocht waar het nieuwe platform aan moet voldoen. Daar plukken we nu de vruchten van. Het is een samenwerkplatform geworden waarop collega’s elkaar kunnen vinden, met elkaar in documenten werken et cetera. Het leidt tot tijdswinst en efficiënter werken.”

Het platform van gemeente De Fryske Marren ging in maart 2021 live – midden in de coronapandemie. Volgens Evelyn was dat eerder een voordeel dan een nadeel. “Het thuiswerken heeft ertoe bijgedragen dat ons intranet een plaats voor verbinding werd. Medewerkers konden elkaar zo makkelijk vinden en ze plaatsten veel berichten over dingen die je normaal aan elkaar vertelt bij het koffiezetapparaat. Ook hebben collega’s uit de buitendienst foto’s geplaatst over het werk dat ze doen in bijvoorbeeld de groenvoorziening.”

Daarnaast werd het intranet ingezet om updates te geven over corona. “Het voordeel boven een mailing is dat mensen direct op de berichten kunnen reageren. Dat is sowieso een pluspunt van het intranet: er wordt nu veel minder gemaild.”

De Dimence Groep biedt geestelijke gezondheidszorg, welzijn en maatschappelijke dienstverlening. De organisatie bestaat uit zeven stichtingen met elk een eigen doelgroep. Oktober vorig jaar ging het nieuwe intranet live.

Motto van het nieuwe platform: klein, eenvoudig en vindbaar. Communicatiemedewerker Roos Huisman: “Met ‘klein’ bedoelen we dat alleen datgene erop staat wat erop moet staan. Op ons vorige platform stond bijvoorbeeld verouderde informatie. Nu is alles up to date. Dat komt mede omdat er nu voor alle nieuws en documenten een vervaldatum is. Ben je beheerder van een pagina en heb je een bericht aangemaakt? Dan krijg je na een half jaar automatisch een bericht met de vraag of het  nog actueel is”

De term ‘eenvoudig’ betekent dat het cms eenvoudig is te beheren. En ‘vindbaar’ verwijst naar het gemak waarmee gebruikers bijvoorbeeld contactgegevens van collega’s kunnen vinden.

Het intranet zorgt voor verbinding binnen de zeven stichtingen, geeft Roos aan. De interactieve themagroepen spelen hierin een belangrijke rol. “Gebruikers kunnen lid worden en berichten plaatsen. Er zijn groepen waar alle medewerkers lid van zij. Maar er zijn ook groepen waar mensen voor kunnen kiezen. Zo zijn er op het intranet themagroepen voor de vakgroepen bij Dimence zoals de verpleegkundigen en verzorgenden. Ook zijn er themagroepen over onderwerpen als duurzaamheid.”

Wat kun je leren van de ervaringen van anderen? Welke valkuilen zijn zij ingevallen zodat jij daar overheen kunt springen? En wat zijn de vijf belangrijkste tips die je kunnen helpen om jullie nieuwe intranet tot een succes te maken? Dat hoor je van René Jansen, directeur en oprichter van Winkwaves. Dit bedrijf levert al sinds vijftien jaar het communicatieplatform Harmonics voor o.a. sociaal intranet en kenniscommunities.

De presentaties van René zijn praktijkgericht en worden altijd goed gewaardeerd. Enkele reacties op zijn presentatie bij Hét Nationaal Intranetsymposium 2020: “Voor mij de beste!”, “Top, waardevolle tips en duidelijke presentatie. Ruimte voor vragen en gesprek!”, “Inspirerend!” en “Veel van opgestoken!”

15.05

Open inloop

Heb je vragen aan de sprekers uit de voorgaande ronde? Of wil je in contact komen met leveranciers die dit event sponsoren (zie de logo’s onderaan de website)? Tijdens de open inloop is het allemaal mogelijk.

15.20

Breakout ronde

In steeds meer organisaties wordt Microsoft 365 uitgerold. Een grabbelton van meer dan twintig (!) tools waarvan jij de meerderheid waarschijnlijk niet kent. De afdeling IT maakt bij de implementatie een keuze uit alle tools die gebaseerd is op wat technisch mogelijk is. Pas dan komt vaak de afdeling Communicatie om de hoek kijken. Zij mag aan de organisatie vertellen wat IT allemaal heeft gedaan. Medewerkers hebben dan het nakijken. Want personeelsleden moeten zelf hun weg te zien te vinden in het totaalpakket van Microsoft 365.

Deze sessie richt zich op professionals van HR- en Communicatieprofessionals. Zij leren hoe het anders en beter kan. Chris Couenberg, medeoprichter en mede-eigenaar van adviesbureau Adoptics, legt uit hoe ze een proactieve rol kunnen spelen bij de implementatie van het softwarepakket. “De eerste stap is een onderzoek naar de vraag: wat hebben medewerkers nodig zodat ze hun werk makkelijker kunnen uitvoeren. Op basis daarvan maak je keuzes over de inrichting van het softwarepakket. Maatwerk in plaats van one size fits all.”

Stap twee is het aanbieden van de juiste informatie en trainingen. Organisaties kunnen bijvoorbeeld een pilot starten zodat medewerkers nieuwe tools kunnen uitproberen. “De invoering van Microsoft 365 betekent dat mensen hun manier van werken moeten aanpassen. Door mensen te informeren, verander je geen gedrag. Je moet mensen betrokken maken.”

Het intranet van Amarant draait pas sinds afgelopen zomer. Toch heeft het platform van de Brabantse zorgverlener volgens communicatieadviseur Nathalie de Weert al veel opgeleverd. “We zijn een organisatie met ruim vijfduizend medewerkers en vierhonderd locaties. Daardoor kun je niet zomaar bij elkaar langs. Sam, zoals ons platform heet, zorgt voor verbinding. Medewerkers kunnen leren van elkaars expertise. En ze krijgen een breder beeld van de organisatie. Daardoor zien ze wat allemaal mogelijk is als ze willen doorgroeien binnen Amarant.”

Er is veel interactie op het platform, geeft Nathalie aan.  “Begeleiders en anderen plaatsen vaak berichtjes en daar wordt over alle locaties heen op gereageerd. Dan gaat het bijvoorbeeld om evenementen en succesverhalen. Of iemand geeft aan dat hij een elektrische fiets zoekt voor een cliënt.”

Sam is de belangrijkste informatiebron voor alles wat met corona te maken heeft. “Wij van Communicatie zeggen altijd: kijk niet naar de briefjes die op de deur van een locatie hangen, maar ga naar Sam. Daar staat de meest actuele informatie. Op de coronapagina vind je bijvoorbeeld de protocollen waarin staat in welke gevallen je je moet laten testen of hoe je mondkapjes bestelt.”

Volgens Nathalie is Sam inmiddels onmisbaar. “Hoe kan je anders zoveel mensen in één keer bereiken?”

Gemeente Delft is serieus aan de slag met hybride werken. Er zijn allerlei initiatieven om medewerkers hierbij praktisch te ondersteunen. Senior communicatieadviseur Manon van Velzen: “Regelmatig organiseren we gesprekken voor het personeel over dit thema. Ook hebben we bijvoorbeeld een zogeheten werkplekspel waarmee afdelingen kunnen bepalen hoe ze hybride werken willen invullen. Daarnaast zijn we alle leden van het MT afgegaan om te kijken waar we hen hierbij kunnen helpen. Verder doen we aan scholing op dit gebied. Maar veel dingen wijzen zich ook vanzelf. Mensen willen gewoon fijn werken; je hoeft niet alles te regelen.”

Ook fysiek wordt de organisatie aangepast om hybride werken mogelijk te maken. Het gebouw wordt anders ingericht om bijvoorbeeld het samenwerken en informele ontmoetingen te stimuleren. Daarnaast ontvangen medewerkers een laptop waarmee ze thuis en op kantoor kunnen werken. Verder zijn er bijvoorbeeld vergadertafels met ingebouwde beeldschermen waardoor tijdens een vergadering medewerkers vanuit huis kunnen meepraten.

Alles dus koek en ei met het hybride werken? Er zijn zaken die beter kunnen, geeft Manon toe. “Sommige mensen hebben moeite met hybride werken en haken af. Ook jonge mensen die net bij de gemeente zijn begonnen, vinden het lastig. En je mist natuurlijk de informele contacten. Een online pubquiz kan niet het gesprek bij het koffiezetapparaat vervangen.”

Kennisdelen, samenwerken of meer verbinding. Dat zijn vaak de doelen van een community op een sociaal intranet of ander online platform. In de praktijk blijkt nogal eens dat deze doelen maar ten dele worden gerealiseerd. Dat komt omdat er vaak weinig werk wordt gemaakt van communitymanagement.

In deze sessie krijg je tips en tricks die je direct in de praktijk kunt toepassen. Je leert hoe je waardevolle groepen creëert en medewerkers stimuleert om goede berichten te plaatsen. Doel hierbij is het opbouwen van een succesvolle community die werkelijk waarde toevoegt aan de organisatie. De sessie wordt verzorgd door Maria Farag van adviesbureau Evolve.

Sinds corona zijn we – vooral via Teams – veel meer gaan vergaderen. Mensen voelen zich daardoor uitgeblust aan het einde van de werkdag. Ook wordt er meer gemaild dan ooit tevoren. Hoe komt dat nou? En vooral: hoe draaien we dit terug? In deze sessie geeft Jaap Linssen directeur van adviesbureau OrangeTrail, de antwoorden. Hij laat zien hoe je met een simpele ingreep het aantal vergaderingen en e-mails kunt beperken. Dit noemt hij ‘werken in de verhaallijn’. Daarnaast laat hij zien hoe je een goede structuur in Teams kunt maken met kanalen en hoe je overzicht creëert in die kanalen.

15.50

Korte pauze

16.05

Breakout ronde

Doreen Borneman van adviesbureau Adoptics is nooit bang om nieuwe dingen uit te proberen. Het afgelopen jaar heeft ze in haar projecten veel ervaring opgedaan met allerlei online werkvormen. Doel hierbij was om iedereen te betrekken en te verbinden aan het project. In deze sessie geeft ze inspirerende voorbeelden van online werkvormen die ze zelf al meerdere keren met succes heeft ingezet. Zoals een quiz, fotokaarten en een wandelopdracht. Deze werkvormen zorgen voor verbinding, interactie, variatie en meestal ook voor meer plezier tijdens het online (samen)werken.

‘Lia’ staat voor Land van Horne intranet applicatie en is voor medewerkers het startpunt van de werkdag. Via deze digitale zorgwerkplek hebben ze toegang tot het laatste organisatienieuws, vacatures en blogs. De applicaties die de organisatie gebruikt – elektronisch patiëntendossier, urenregistratie et cetera – zijn vanuit Lia op te starten. Dit kan met elk apparaat en zonder extra in te loggen (single sign on).

Ook hebben medewerkers toegang tot hun eigen documenten en documenten van de organisatie, afdeling of projectgroep. Daarnaast is Lia de digitale ontmoetingsplek voor collega’s. Ze plaatsen nieuwsberichten of blogs en reageren op elkaars berichten.

Niet alle medewerkers in de zorg zijn even bekwaam op digitaal gebied. Daarom is er veel werk gemaakt van adoptie. Joyce Gielen, teamleider applicatiebeheer: “Rond de livegang hebben ambassadeurs collega’s met vragen geholpen. Ook zijn er e-learning modules over Lia die mensen in werktijd kunnen volgen en verder zorgen teamleiders voor begeleiding.”

In deze sessie vertellen professionals van verschillende organisaties over hun ervaringen. Hoe stimuleren en begeleiden ze hybride werken? Je hoort eerlijke praktijkverhalen uit de zorg, overheid en bedrijfsleven. Daarbij draait het niet alleen om succesverhalen, maar ook om dingen die niet goed zijn gegaan. Natuurlijk krijg je ook veel praktische tips & tricks over hybride werken. Sprekers zijn Samuel Driessen, Ilonka Ouwendijk en Bram Koster. Samuel is verantwoordelijk voor de digitale platformen bij Teva, een internationaal farmaceutisch bedrijf. Ilonka is actief als manager marketing en communicatie bij zorgorganisatie Pieter van Foreest. Bram is consultant bij Evolve. Dit bureau begeleidt veel organisaties bij het hybride werken.

Medewerkers in de zorg  moeten met steeds meer apps en digitale tools weten om te gaan. Van het digitaal patiëntendossier tot Teams en van de urenregistratie tot Excel. In de praktijk lopen mensen hierbij vaak tegen problemen aan. Want ongeveer 10 procent van de medewerkers in de branche is digibeet.  Hoe leer je zorgmedewerkers  met digitale middelen om te gaan? In deze sessie krijg je praktische tips en handreikingen die je direct kunt toepassen. De sessie wordt verzorgd door Kim van der Wegen, consultant bij adviesbureau Evolve.

Eind 2020 begon de gemeente Arnhem met online uitzendingen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van professionele camera’s en geluid. Inmiddels zijn er zo’n honderd (!) programma’s geweest. In de meeste gevallen gaat het om uitzendingen voor het personeel zoals talkshows of afscheidsbijeenkomsten voor collega’s die met pensioen gaan. Ook zijn er bijvoorbeeld informatieavonden voor bewoners.

In de talkshows komen alle mogelijke onderwerpen aan bod: van hybride werken tot het nieuwe intranet en van inclusie en diversiteit tot schulddienstverlening. Partners in de stad spelen regelmatig een belangrijke rol. Zo zijn er sessies geweest over armoede en schulden. Daar namen niet alleen beleidsadviseurs en wethouders aan deel, maar ook betrokken organisaties uit de stad. Communicatieadviseur Roeland Loosen die de uitzendingen presenteert: “Alles is bespreekbaar. Het moet geen goednieuwsshow van de wethouder zijn. Goede bestuurders snappen dat.”

Tijdens deze sessie van Congres Online Verbinding is Roeland een keer niet de interviewer, maar wordt hij geïnterviewd. Je krijgt alle ruimte om vragen te stellen. Net als bij de talkshows van Roeland is alles bespreekbaar. Ook de knelpunten en beren op de weg die Roeland tegenkomt.

16.35

Breakout ronde

Hybride werken heeft de manier waarop we dagelijks functioneren op z’n kop gezet. De fysieke werkplek, de online tools, het contact met collega’s; alles is in korte tijd veranderd. Welke taak speelt de afdeling Communicatie hierbij?

In de ene organisatie is de afdeling uitsluitend doorgeefluik en mag ze de medewerkers op de hoogte brengen van de laatste regels en afspraken. In de andere organisatie speelt ze een actieve rol bij het bereiken, bedienen en betrekken van medewerkers die nu allemaal op hun eigen plekje hun werk verrichten. En dan is er nog een derde variant: de afdeling Communicatie die meedenkt en meebeslist. Welke tools hebben we nodig? Hoe helpen we de mensen om deze goed te gebruiken? Op welke wijze zorgen we ervoor dat mensen happy blijven en niet vereenzamen?

In deze sessie geeft consultant Christiaan Lustig een denkkader dat je helpt om jouw positie en taak te bepalen. Ook geeft hij een aantal praktische voorbeelden. Deze interactieve sessie draait echter vooral om jou. Je krijgt alle ruimte om je ervaringen te delen en te horen wat de ervaringen van anderen zijn. Zodat jij weer nieuwe inspiratie krijgt over je bijdrage aan het hybride werken in jouw organisatie.

Al sinds vier jaar werkt het personeel van Havenbedrijf Rotterdam met een digitale werkplek. Elk personeelslid heeft een eigen laptop en een Havenbedrijf-gsm en doet alles volledig in de cloud. De vaste werkplekken zijn afgeschaft. De digitale tools zijn via een dashboard op het intranet single sign on te bereiken. Bart Jacobs, senior communicatieadviseur: “We gebruiken Microsoft 365 en werken samen in groepen op Teams. Zo kunnen we ook makkelijk samenwerken in documenten. Dat is een stuk efficiënter dan wanneer we documenten heen en weer mailen.” Communicatieadviseur Susanna van Breugel: “Delen in plaats van mailen.”

Technisch gezien werkt alles prima. Maar het is wel een klus om de medewerkers mee te krijgen, zegt Susanna: “Je moet mensen begeleiden bij een nieuwe manier van werken. Daarom hebben we twee mensen aangenomen die zorgen voor gebruikersadoptie; ze maken handleidingen en geven trainingen. Ook zijn er ambassadeurs op de afdelingen.”

Bart: “De digitale werkplek mag geen IT-feestje zijn. Daarom is een goede samenwerking tussen IT en Communicatie zo belangrijk.”

In oktober 2019 ging de digitale werkplek van zorginstelling Present live – een half jaar voordat de coronapandemie in Nederland uitbrak. Via het platform zijn de meest gebruikte programma’s zoals Office online (e-mail en Word online) met één keer inloggen toegankelijk. Ook vind je hier bijvoorbeeld het laatste nieuws en protocollen. Verder kunnen medewerkers via het platform met elkaar in verbinding blijven.

Technisch was alles snel geregeld. Maar hoe zorg je ervoor dat de medewerkers het platform omarmen? Dat vertelt communicatieadviseur Koen Wemmenhove in deze sessie. “De eerste stap was het aanstellen van twintig ambassadeurs die hun collega’s onder andere helpen bij technische problemen. Daardoor hoefden mensen bij problemen niet altijd een beroep te doen op de helpdesk.”

De tweede stap was het aanbieden van content die inspeelt op de behoefte. Koen: “Er zijn veel vragen over corona. Mensen gaan naar de digitale zorgwerkplek voor nieuws en achtergrondverhalen. Ook verschijnen er veel persoonlijke en werkgerelateerde verhalen op het platform. Zo hebben muziektherapeuten video’s over hun werk met mensen met dementie op de tijdlijn geplaatst.

Koen ondersteunt collega’s die content willen aanleveren, maar niet weten hoe dat moet. “Ik probeer deze mensen te stimuleren, maar wil dat ze het zelf kunnen doen. Zo heb ik een collega die een filmpje over z’n werk wilde maken, geholpen bij het maken van een script.”

17.15

Korte afsluiting door dagvoorzitter Alex van Schooten

Wie nemen deel aan dit online event?

144 deelnemers hebben zich al aangemeld voor deze bijeenkomst. Zij zijn werkzaam bij onder andere

  • ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Spor
  • Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
  • GVB (openbaar vervoer)
  • ORO (zorg)
  • MBO Amersfoort
  • Brocacef (farmaceutische industrie)
  • ROC Midden Nederland
  • Zon MW (subsidie zorgonderzoek)
  • QuaRijn (wonen, zorg en welzijn)
  • De Lange Wei (zorg)
  • Reinier Haga Medisch Diagnostisch Centrum
  • Graafschap College
  • De Haagse Hogeschool
  • Alzheimer Nederland
  • Pieter van Foreest (wonen, zorg en welzijn)
  • ziekenhuis Tergooi MC
  • Lister ggz
  • Vista College (ROC)
  • Prinses Máxima Centrum (kinderoncologie)
  • Verhoek Europe (logistiek dienstverlener)
  • gemeente Amsterdam
  • IJsselland Ziekenhuis
  • HVO Querido (zorg)
  • gemeente Maasgouw
  • Tactus Verslavingszorg
  • Verhoek Beheer BV
  • Immigratie en Naturalisatiedienst
  • Nationaal Coördinator Groningen
  • Openbaar Onderwijs Groningen
  • ROC Denthe College
  • Staatstoezicht op de Mijnen
  • gemeente Texel
  • Drenthe College
  • Hogeschool Van Hall Larenstein
  • Kooi Trading
  • Sherpa (zorginstelling)
  • Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
  • MBO Amersfoort
  • DLL (leaseconcern)
  • Medisch Centrum Leeuwarden
  • Aeres vmbo en mbo
  • PZC Dordrecht (zorg)
  • DCMR Milieudienst Rijnmond
  • Accare (ggz)
  • Teva Pharmaceuticals (farmaceutische industrie)
  • Dialyse Centrum Groningen
  • gemeente Venlo
  • Wageningen University & Research
  • GGD Brabant-Zuidoost
  • Universiteit Utrecht
  • Achmea (verzekeraar)
  • Veiligheidsregio Fryslan
  • De Waalboog (zorg)
  • Zorgorganisatie Norschoten
  • Gasunie
  • Pieter van Foreest (zorg)
  • gemeente Leiden
  • AmbulanceZorg Limburg-Noord
  • Fivoor (zorg)
  • Aventus (ROC)
  • De Hoop (GGZ)
  • DeSeizoenen (zorg)
  • Mijzo (zorg)
  • Neboplus (zorg)
  • GGZ Rivierduinen
  • Alzheimer Nederland
  • Bibliotheek Kennemerwaard
  • ROC Nijmegen
  • APPM (consultancy)
  • Omgevingsdienst Brabant Noord
  • Caparis (sociaal werkbedrijf)
  • Brocacef (farmaceutische industrie )
  • Dierenbescherming
  • HAS Hogeschool
  • Zorgparners Midden-Holland
  • DCMR Milieudienst Rijnmond
  • SVRZ (ouderenzorg)
  • Rensa Family Company (installatiemateriaal)
  • provincie Drenthe
  • A.S. Watson (detailhandel)
  • Bibliotheek Kennemerwaard
  • ROC Nijmegen
  • Zorgwaard

”Inspirerende middag”

Alex van Schooten van Communicatiebureau De Walvis heeft sinds 2020 zes online events georganiseerd over intranet en andere vormen van online verbinding. Wat vonden de deelnemers?

 

Eveline van der Hek, strategic advisor Gasunie: “Dank je voor het zeer interessante programma dat je ons hebt aangeboden. Vooraf had ik een lichte ‘zorg’ dat de sponsors mogelijk een promo-praatje zouden houden. Die zorg was gebaseerd op ervaringen bij andere congressen. Niks bleek minder waar. Groot compliment daarvoor!”

 

Linda van Maanen, pr & communicatie bij zorginstelling Neboplus: “Kijk terug op een zeer leerzame en informatieve dag, leuk. Graag tot volgend jaar.”

 

Bart Meuffels, community coach bij de Raad voor de Kinderbescherming: “Jouw enthousiasme en initiatief is wederom toe te juichen Alex: bij deze! Chapeau. De techniek liet ons niet in de steek en het schakelen tussen de breakouts ging goed.”

 

Melanie van Spronsen – Valize, communicatieadviseur corporate communicatie bij het Centraal Bureau voor de Statistiek: “Bedankt voor weer een leerzame middag. Kon helaas niet alles bijwonen, maar genoeg ideeën opgedaan.”

 

Bianca Zincken, adviseur online landschap bij ziekenhuis Amsterdam UMC: “Nogmaals dank voor de leerzame dag.”

 

Nienke Hubers, communicatieadviseur bij zorginstelling Marga Klompé: “Ik vind dat je het superknap hebt georganiseerd. Het ene sloot inhoudelijk meer bij mijn interesses aan dan het andere. Maar, dat houd je toch altijd.”

 

Joyce Visser, communicatieadviseur bij Tactus Verslavingszorg: “Bedankt voor de inspirerende middag.”

 

Hermien Levels, communicatiemedewerker Ambulancezorg Limburg-Noord: “Super initiatief! Hopelijk volgen er meer…”

 

Peter Heuseveldt, klantcommunicatieadviseur UWV: “Onder de indruk dat het zo goed lukte om sessie bij te wonen, te wisselen etc. De haperende techniek die sommige deelnemers meldden lag vlgs mij aan de thuissituatie en niet bij jullie. Chapeau.”

Feedback op jouw intranet?

Als je dat wilt – dit is niet verplicht – kun je tijdens het onderdeel ‘Intranet Informatiemarkt’ het platform van je organisatie via je laptop aan deelnemers tonen. Da’s interessant voor hen en jij krijgt feedback van vakgenoten. Wil je liever terugkoppeling van een expert? Ook dat is mogelijk. Enkele experts die een presentatie verzorgen, geven deelnemers feedback over hun intranet. Belangstelling? Geef dat dan aan in het opmerkingenvak van het inschrijfformulier. Maximaal 3 deelnemers kunnen hier gebruik van maken. Vergeet niet een laptop of tablet mee te nemen om het intranet te tonen.

De Walvis organiseert dit event en meer

Het Nationaal Congres Online verbinding wordt georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Sinds 2013 heeft dit bureau al 30 bijeenkomsten georganiseerd over intranet en de digital workplace. Sinds 2020 zijn alle events online. Een voorbeeld is Hét Nationaal Intranetsymposium dat zo’n 120 deelnemers trok. De Walvis is onafhankelijk en niet gelieerd aan een softwareleverancier. Wil je op de hoogte blijven van de komende events? Meld je dan via een e-mail aan voor de mailinglist.

Microsoft Teams

We gebruiken bij dit event Microsoft Teams. Dit communicatieplatform is onderdeel van Microsoft Office en wordt veel gebruikt door allerlei organisaties. Je ontvangt van ons een link waarmee je kunt inloggen. Bij onze eerdere events bleek dat Teams een prima en gebruiksvriendelijk platform is. Loop je desondanks tegen technische problemen op? Schakel dan de mensen van onze helpdesk in. Dat kan de dag van tevoren of tijdens het event. Zij helpen je graag en snel.
Privacy en veiligheid zijn voor ons belangrijk. Daarom gebruiken we bijvoorbeeld geen Zoom of ander platform dat gekoppeld wordt aan Zoom. Vanwege veiligheid mogen vele organisaties overigens geen Zoom gebruiken.

Aanmelden met vroegboekkorting

Profiteer

Kosten voor deelname één persoon: 109 euro (ex. btw).
Goed om te weten: je gegevens worden niet doorgespeeld aan sponsors of andere partijen.
Deze organisaties gaan je dus niet ongevraagd mailen of bellen.

Extra korting bij meerdere deelnemers

Kom je met meerdere personen van één organisatie?
Dan betalen de tweede tot en met de vijfde deelnemer slechts 95 euro per persoon (ex. btw).

Aanmelden »

Sponsors